Reuniões aumentaram em duração e frequência nos últimos 50 anos, até o momento em que executivos passam em média 23 horas por semana nelas, muito mais do que as 10 horas que passavam nos anos 60. E isso nem inclui as conversas repentinas que acontecem durante um dia normal de trabalho. Além disso, ambientes de trabalho híbrido dificultam o agendamento de reuniões cara a cara, enquanto que reuniões remotas precisam de ferramentas e habilidades que não eram tão importantes alguns anos atrás. Mas, o velho ditado de uma crise ser uma oportunidade é verdade: conforme as empresas seguem adiante, o conceito inteiro de reuniões está evoluindo e mudando. O desafio que enfrentam é manter o ritmo ou arriscarem se afogar na loucura das reuniões.
Porque as reuniões tradicionais são uma perda de tempo
Pesquisadores da Harvard Business School e Boston University entrevistaram 182 gerentes sênior em várias indústrias, e os resultados são impressionantes: 65% de gerentes sênior afirmam que as reuniões os impedem de concluir seus trabalhos, 71% acreditam que elas são improdutivas e ineficientes e 62% disseram que reuniões perdem oportunidades de juntar equipes.
Elon Musk é muito citado ao dizer que reuniões acontecem quando as pessoas não estão trabalhando. Mesmo assim, ele é aberto a rápidas trocas, contanto que sejam benéficas para todo mundo envolvido. “Saia de uma reunião ou desligue uma chamada na hora que ficar óbvio que você não está adicionando valor”, ele supostamente disse a funcionários da Tesla. “Não é grosseiro sair, grosseiro é fazer alguém ficar e perder seu tempo.”
Estes problemas foram multiplicados em vários espaços de trabalho híbridos como “reuniões virtuais” podendo ser cheios de erros técnicos de muitas variedades. O velho ditado é verdade: se pode ser resumido em um e-mail, não deve haver uma reunião para isso.
Como as reuniões estão mudando hoje
Reuniões passaram por uma transformação na última década, devido em grande parte aos avanços na tecnologia que permitem comunicações a qualquer momento. Tendências recentes mostram que conforme as gerações mais novas entram na força de trabalho, a tecnologia mais recente vem com eles. Em 2016, os millennials se tornaram o maior segmento na força de trabalho nos Estados Unidos representando 35% do total, o que significa que agora eles são os maiores prováveis de participar de uma reunião. Eles querem pautas que sejam fluidas e focadas, pedindo mais controle sobre as pautas. A nova geração de participantes de reuniões está tendo muito sucesso em reuniões com significado, inovação e insight.
Programas, aplicativos e ferramentas similares podem viabilizar estas novas tendências mais facilmente. E empresas que pensam adiante estão procurando maneiras de extrair e aprimorar isso ao livrar-se de reuniões tradicionais em favor de um processo mais integrado e efetivo.
Dica especial: o Especialista Evernote Neil Maxfield diz que “você não deve deixar um dia sequer passar sem revisar o que você precisa para seguir adiante. Todo dia de noite, sem exceções, verifique o conteúdo do dia (e-mails, notas, etc.), mande o que for crítico para o Evernote e anexe conteúdo relevando a reuniões futuras usando o widget de calendário no Início“.
Visibilidade de informações + colaboração = sem reuniões
Quanto mais os membros da equipe se espalham e as opções de trabalho remoto se tornam mais comuns, mais difícil fica de definir horários específicos para reuniões unificadas. Lutar para manter o padrão antigo é muito difícil. Por outro lado, uma abordagem “dessincronizada” para as reuniões (entregar as informações necessárias em uma localização centralizada, com a interatividade para rapidamente fazer ajustes) permite que todos colaborem, mesmo se estiverem em fusos diferentes com horários de trabalho muitos diferentes.
Mas isso não acontece da noite pro dia. É necessário um planejamento e execução cuidadosos, junto com as ferramentas corretas para o trabalho. Reuniões dessincronizadas devem fornecer o máximo de visibilidade para todos os participantes, bem como recursos colaborativos que garantem que as contribuições de todos sejam vistas e ouvidas. Ao aplicar os princípios de reuniões altamente focadas e produtivas, você também pode atingir resultados igualmente eficazes:
- Defina os objetivos desejados claramente e desenvolva um plano sensato sobre como chegar lá.
- Prepare pontos a serem discutidos, compartilhe-os com a equipe e promova a discussão.
- Consolide informações em um hub central.
- Designe um membro da equipe para cada item de ação e forneça um prazo e lista de expectativas de execução de tarefas.
- Dê a cada membro da equipe uma oportunidade de dar feedback.
- Agende momentos de check-in e configure lembretes para ajudar a equipe a ficar no caminho certo e cumprir prazos.
Dica especial: Spaces no Evernote Teams deixam as informações acessíveis a todos que precisam, junto com a capacidade de adicionar notas e fazer ajustes. Isso facilita uma colaboração mais eficaz e, o mais importante, elimina a necessidade de mais uma reunião. Colocar os dados de projeto relevantes em um espaço virtual significa que sua equipe pode fazer check-ins e ter atualizaçõesnão importa onde estejam, a qualquer hora que quiserem, e usando qualquer dispositivo.
Vá além da tristeza das reuniões
Reuniões são uma parte essencial do gerenciamento de uma equipe; simplesmente não há uma maneira fácil de colocar todo mundo na mesma página com relação a um assunto do que sentar cara a cara e discutir. Dito isso, somente uma reunião bem organizada e focada produzirá resultados. Equipes podem se beneficiar imensamente se focarem suas energias em transformar reuniões em vez de apenas tolerá-las.
