Produtividade

Treinando sua equipe rumo a reuniões mais produtivas

“Reuniões devem ser igual sal: um tempero usado cuidadosamente para melhorar uma comida, e não despejado sem pensar a cada garfada. Sal demais destrói uma comida. Reuniões demais destroem a moral e motivação.”

— Jason Fried

Todo mundo que participa de reuniões, tanto quem as organiza, como membros de equipes, querem que elas sejam mais produtivas; menos tempo para trocar mais informações resultando na busca mais acionável de metas gerais da empresa. Reuniões devem ser discussões que levam a decisões, mas em muitos casos, o que ocorre é o contrário: uma falta de resultados conclusivos e perda de tempo valioso.

Porém, com o treinamento correto, gerentes e supervisores podem treinar suas equipes a conduzirem reuniões melhores e conquistarem grandes vitórias. É uma habilidade tão importante como qualquer outra em gerenciamento, e se você consegue gerenciar suas reuniões de maneira pró-ativa através do planejamento, preparação e priorização corretos, isso fará com que estes momentos temíveis, porém necessários, se tornem visivelmente mais produtivos.

O valor do pré-trabalho

Nada é capaz de transformar uma reunião em um desperdício de tempo frustrante do que começar sem a preparação correta. Quando mais você consegue facilitar o “pré-trabalho” efetivo da reunião para sua equipe, mais incríveis serão os resultados. Algumas estratégias rápidas podem ajudar:

  • Definir as metas gerais para a reunião e determinar quem serão os principais contribuidores.
  • Determine metas acionáveis para mover um projeto adiante.
  • Liste as áreas a serem cobertas e transmita informações de maneira que seja fácil de digerir.
  • Consulte membros da equipe sobre a pauta da reunião, e peça suas opiniões; eles podem ter pontos pertinentes que você ainda não havia levado em consideração. Uma pauta de reunião colaborativa garante que participantes estarão envolvidos e que suas dúvidas serão ouvidas.
  • Designe um membro para cada ponto-chave, para ter responsabilidade e prestar contas.

Dica especial: Use o Evernote para criar uma pauta para cada reunião, depois compartilhá-la com membros da equipe relevantes, para que eles possam adicionar seus próprios pontos de discussão. Com o seu Evernote e Google Agenda conectados, você pode conectar a pauta ao evento de calendário e configurar uma notificação para abrir a pauta antes da reunião começar.

Priorize, priorize, priorize

“Reuniões devem ser intencionais; seu ritmo de organização deve valorizar o propósito sobre o hábito.”

— Chris Fussell

Um dos maiores desafios ao planejar uma reunião, é decidir quais pontos serão importantes e quais não serão. Sem prioridades claras, suas reuniões perderão o foco rapidamente, e acabarão enterradas em uma avalanche de detalhes que não são importantes. A chave para uma reunião efetiva é manter o foco, e a melhor maneira de fazer isso é avaliar e priorizar tópicos de discussão.

Ordene os itens da pauta de acordo com a sua importância. Isso significa cuidar dos chamados grandes problemas primeiro, e continuar seguindo a lista. Caso a reunião se prolongue muito, áreas menos importantes que não são cobertas podem ser facilmente retomadas em discussões após a reunião.

Como diz muito bem Chris Fussell do Instituto de Liderança McChrystal: “Reuniões devem ser intencionais; seu ritmo de organização deve valorizar o propósito sobre o hábito.”

Há diversas técnicas formais desenvolvidas para ajudar gerentes a identificarem e organizarem prioridades, incluindo os métodos ABCDE, SCRUM, e MoSCoW. A maior parte deles se resume a determinar onde agir primeiro, e o que é necessário após concluir outras coisas. Dependendo da organização da sua empresa, você também pode permitir que gerentes desenvolvam e usem suas próprias técnicas de priorização, para melhor se adequar às necessidades de sua equipe.

Dica especial: defina prioridades de reunião cedo e de maneira apropriada com as Tarefas, e designe responsabilidades individuais a membros da equipe. Desta forma, eles terão acesso antes da reunião, permitindo a sinalização de itens a serem discutidos. Crie lembretes para questões que podem não ter status de prioridade ainda, mas mesmo assim precisam ser resolvidas; lembre-se da parte ‘necessário após concluir outras coisas’ que mencionamos antes!

Pratique a anotação eficaz

É essencial que todas as informações apresentadas na reunião possam ser capturadas (idealmente em tempo real) para serem acessadas por membros da equipe que precisam dela depois, e para garantir que seus esforços de preparação detalhados não sejam desperdiçados.

Capturar informações em tempo real garante que todos os pontos de discussão são autênticos e unificados, e mantém todos na mesma página. Atas de reunião bem feitas devem focar em itens de ação: as tarefas que precisam ser executadas para mover as metas definidas adiantes. Elas devem destacar as decisões tomadas, os itens de ação necessários para chegar lá, e quem é responsável por eles.

Dica especial: Use o modelo de Ata de Reunião do Evernote para garantir que nada se perca. Além disso, você também pode usar o recurso de gravação de áudio para capturar conversas conforme ocorrem, e reproduzir momentos-chave mais tarde para que nenhum detalhe se perca. Compartilhe atas de reunião de maneira instantânea para que todos tenham acesso a todas as informações em um local central. Depois, membros da equipe podem adicionar suas próprias notas e alertar outras pessoas, facilitando a comunicação para que todos comecem a agir nos seus itens de ação respectivos imediatamente.

Por trás de cada vencedor, há um bom técnico

Com rotinas híbridas e funcionários remotos, as reuniões se tornaram mais importantes do que nunca para garantir que todos na equipe, departamento, e organização inteira estejam focados nas mesmas grandes metas. Assumir um papel de liderança é uma decisão difícil, porém recompensadora, e com as técnicas e plataformas certas, você pode treinar sua equipe rumo ao sucesso das reuniões.

Organize seu trabalho e desafogue sua vida com o Evernote.

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