A rotina média de trabalho no Brasil, independente do porte ou do setor da indústria, é de aproximadamente 40 horas semanais e, pelo menos por enquanto, não há indícios de que a jornada seja reduzida, a exemplo de países como Noruega e Suécia. Pelo contrário.
Além do tempo que passamos no escritório, estamos nos acostumando cada vez mais a trabalhar fora do expediente, graças às facilidades de acesso ao material de trabalho e aos colegas pelos dispositivos móveis e pela internet.
Soma-se a isso as horas gastas com estudos, deslocamento e os cuidados necessários com a casa e a família e as 24 horas do dia parecem passar num piscar de olhos. Então, como dar conta de tudo o que temos a fazer e controlar melhor o tempo, para o usarmos sempre a nosso favor?
Organize sua mesa
Que tal começar pelo mais simples? Alguns estudos indicam que o ambiente de trabalho organizado melhora seu desempenho e ajuda a evitar o estresse. Por isso, dedique um tempo para organizar sua estação de trabalho. Uma boa dica é deixar apenas o essencial sobre sua mesa, pois, além de evitar distrações, você perde menos tempo mantendo-a organizada.
Mesa super organizada na Evernote!
E que tal tentar reduzir ao máximo o uso de papéis? Essa tarefa vai ajudar a manter sua estação de trabalho mais organizada e ainda vai favorecer seu acesso aos documentos importantes onde quer que você esteja. Isso serve para a sua agenda: manter tudo no seu computador – preferencialmente na nuvem – poupa trabalho e tempo para procurar suas anotações.
Prepare sua agenda
O segundo passo é justamente a definição de sua agenda: liste tudo o que precisa ser feito nos próximos dias. Inclua as tarefas mensais, semanais e diárias e, se necessário, inclua lembretes para não se esquecer de compromissos mais importantes.
A agenda deve ser usada para todas as atividades e não apenas para os compromissos que envolvem outras pessoas. Muitos erram ao marcar apenas reuniões, por exemplo, dando a impressão que o dia está livre – especialmente para seus colegas – quando você tem uma série de tarefas a cumprir.
Aplicativos como GotDone, Sunrise e CoSchedule têm integração com o Evernote e podem te ajudar a organizar suas tarefas.
Defina prioridades
Este é provavelmente o pulo do gato para um gerenciamento mais eficaz do seu tempo: definir quais dentre as inúmeras tarefas da sua rotina são mais relevantes e quanto de seu tempo deve ser destinado a cada uma delas. Com isso, você prioriza o mais importante e evita perder tempo com tarefas que exigem menor atenção. Ao definir as prioridades você evita também a sensação de não saber por onde começar – o que também toma uma boa parte do seu esforço.
Feito isso, dedique o tempo necessário para cada tarefa até terminá-la e somente então inicie a seguinte. O tempo gasto com a alternância entre tarefas é maior do que você imagina.
Uma boa dica é criar notas com as tarefas do dia no Evernote no formato de checklist, marcando o que já foi executado.
Faça pausas
Pode parecer paradoxal, mas vários estudos apontam que pequenas pausas ao longo do dia podem te ajudar a trabalhar de forma mais produtiva. Pequenas caminhadas pelo escritório – para tomar um café ou ir ao banheiro – ou mesmo para fora dele ajudam a acalmar, pois ativam células no cérebro que relaxam os sentidos, ajudando você a se concentrar assim que voltar à sua baia.
Trabalhe de casa
Um estudo publicado recentemente* afirma que 37% das empresas no Brasil permitem que os funcionários trabalhem de casa em algum dia da semana. Se este é o seu caso, aproveite a medida para aumentar a sua produtividade.
Certifique-se de manter seus documentos disponíveis no Google Drive para que você tenha acesso a eles de onde você estiver. Com a integração com o Evernote, está ainda mais simples acessá-los sem sair do aplicativo.
E não é porque você está fazendo home office que o trabalho em equipe vai ser prejudicado. Compartilhe cadernos e use o Work Chat para manter a comunicação com seus colegas.
