Existem diversas metodologias que você pode tentar aplicar e praticar no seu dia a dia para organizar a sua vida. Ferramentas no mercado também é o que não falta.
O que posso dizer que faz a diferença então, entre as pessoas que conseguem manter o fluxo de atividades organizado daqueles que não conseguem, é um sistema que funcione de acordo com a necessidade delas.
Cada pessoa tem um jeito único de organizar e por isso mesmo é tão importante achar um sistema de organização que combine com o seu estilo e com sua forma de fazer as coisas acontecerem. De acordo com Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo, as pessoas podem ter perfis mais tradicionais e gostar de ferramentas analógicas (o bom e velho papel), perfis mais high tech (que gostam de um bom app) e os perfis mistos, que casam os dois estilos de organização. Boa parte das pessoas se encontram nesse último perfil, o misto, produzindo muitas vezes arquivos no papel e armazenando ou compartilhando no digital. Entender o seu estilo de organização e escolher as ferramentas certas é o primeiro passo para construir um sistema poderoso.
Eu sou encantada com a forma que as pessoas encontram para se organizar e fazer as coisas acontecerem. E acho de verdade, que cada um pode criar um sistema personalizado que arrebente a boca do balão! Ultimamente nesse mundo da produtividade, temos visto cada vez mais pessoas buscando isso com uma metodologia chamada Bullet Journal, criada por Ryder Carroll, um designer que estava buscando uma forma de centralizar todos seus registros e acabou encontrando uma maneira que pede apenas dois elementos que todo mundo tem em casa: um caderno e uma caneta.
O sistema se baseia em usar um caderno para inclusão de tarefas, planejamentos, diário, entre outras coisas. Os bullets simbolizam os tópicos presentes no início de cada atividade. O Bullet possui algumas sessões específicas, a saber:
- Index: índice para descrever o conteúdo do seu bullet e ajudar na localização das informações posteriormente. Para isso é importante que todas as páginas do seu bullet sejam numeradas. Os cadernos personalizados já vem com essas páginas numeradas, mas você pode adicionar manualmente no seu caderno de preferência também.
- Key: um código que descreve os seus bullets determinando a ação que as atividades precisam.
- Entries: são as atividades, que podem ser divididas em notas, tarefas e eventos.
- Future Log: é a sessão onde você coloca os itens que precisam ser agendados com meses de antecedência ou coisas que você quer resgatar em determinado momento. Não uso essa sessão no meu Bullet e prefiro manter um Future Log digitalmente, pois acho mais fácil controlar coisas com datas futuras ou recorrentes em ferramentas digitais.
- Montlhy Log: uma página para os registros do mês.
- Daily Log: espaço para registros diários.
A metodologia foi criada para o analógico, é verdade. Mas se você tem um perfil high tech e gostou da estrutura, não tem problema! Você pode perfeitamente montar um Bullet Journal Digital. O Evernote também trabalha com a estrutura de cadernos, então crie um caderno chamado Bullet Journal e decida o seu código a ser utilizado como legenda. Uma boa forma de identificar no Evernote é:
O Eventos
+ Tarefa a Realizar
> Tarefa Adiada
< Tarefa Agendada
x Tarefa Cancelada
* Prioridade
! Inspiração
– Notas
Cada sessão do seu Bullet vai virar uma nota dentro do caderno. Essas notas podem ser identificadas de acordo com sua preferência. Você pode fazer um caderno por ano e colocar as etiquetas de meses em cada uma das notas ou você pode montar um caderno geral e descrever o ano no título das notas. Assim como um caderno cheio de folhas em branco, o Evernote permite essa personalização para cada usuário. Você pode criar seus templates dentro do Evernote e ir incluindo seus planejamentos, diários e tarefas diversas.
Como iniciar um Bullet Journal?
Comece inserindo uma nota para o Future Log – o registro das coisas que vão acontecer nos próximos meses. E vá incluindo o que é importante para você lembrar no futuro quando for planejar aquele mês.
O seu planejamento mensal pode conter não apenas o que lembrar a cada dia, mas também suas metas para o mês, os livros que quer ler, passeios que quer fazer, filmes que quer assistir. Aproveite essa nota para inserir mesmo o que espera de cada mês. Este modelo está disponível aqui.
Muito importante também é manter o registro de atividades diárias e aqui você pode usar o recurso Lembretes para facilitar sua organização e lembrar você de acessar a nota de planejamento do mês. Essa é uma vantagem que não há no papel né? Então esse recurso digital pode ajudar os esquecidinhos que deixam de olhar as atividades. No caso das notas com planejamento diário, este lembrete pode ser alterado sempre com a data do dia seguinte, para facilitar a conferência.
Para o planejamento diário recomendo uma nota por mês, e dentro dela a inclusão das atividades de acordo com cada dia. Diferente de uma agenda de papel, você tem liberdade de espaço e pode incluir apenas os dias que realmente possuam atividades. Perceba como a legenda é super importante nessa nota de planejamento diário. É ela que vai ajudar a reconhecer o que cada tarefa pede.
O Evernote tem um recurso nativo que ajuda você a criar um sumário de notas, já funcionando como o Index do seu caderno Bullet Journal. Para usar este recurso basta selecionar todas as notas do caderno e solicitar a montagem de um sumário. Fica uma nota assim:
É claro que você pode criar quantas notas mais quiser dentro do seu Bullet. Aproveite bem o recurso de etiquetas para categorizar o seu material e facilitar a busca de conteúdo, e lembre-se que um sistema precisa funcionar para você. Deixe ele com sua cara e com o setup que faz mais sentido na sua cabeça. Aproveite que o Evernote é como um caderno em branco para montar seu Bullet Journal digital.
Inspire-se!
Para inspirar, veja só uma pasta cheia de referências no meu Pinterest. Eu sei que são referências que foram feitas em sua maioria no papel, mas você pode usar a criatividade e implementar um modelo digital, usando fotografias, por que não? ?
Neste site você irá encontrar informações detalhadas sobre o método e também o blog onde poderá acompanhar como outras pessoas (inclusive o autor) se organizam usando Bullet Journal.
Para ver como estou usando o método, basta me seguir no Instagram, estou concentrando as postagens sobre este assunto por lá usando a hashtag #nobujodagabi.
Você gostou da ideia do Bullet Digital? Se montar não deixe de contar pra gente usando a tag #evernotecommunity! Vamos adorar saber.
Gabriela Brasil é graduada em Cinema e Mídias Digitais pelo Instituto de Ensino Superior de Brasília. Atua na organização de ambientes digitais, além de prestar consultorias e cursos para organização do tempo e organização digital. Especializada em Organização Residencial e Office pela OZ, de São Paulo, ela também é certificada em Administração do Tempo pela FGV, do Rio de Janeiro. Parceira da empresa Oz Organize sua Vida, a frente do Curso de Organização Digital para formação de profissionais de organização. Atualmente é profissional membro da NAPO – National Association of Professional Organizers (EUA) e Evernote Business Certified Consultant. Mora em Palo Alto, na Califórnia, de onde atende seus clientes e alunos no Brasil via web.
