Uma colaboração em equipe eficaz requer um lugar central onde todos podem armazenar e encontrar documentos rapidamente. Antigamente, isso significava centralizar os arquivos de papel em armários para arquivos pesados ou, mais recentemente, colocar os arquivos digitais em servidores compartilhados que eram de difícil acesso e navegação.
Entre no Evernote, o “armário digital para arquivos” para o modo como trabalhamos hoje. O Evernote viaja com você em seu laptop, smartphone ou tablet para que você possa encontrar instantaneamente qualquer documento ou ativo que você ou um colega criaram. Você também pode adicionar e atualizar notas, capturar ideias e transmitir informações para a sua equipe, tornando o Evernote a ferramenta ideal para ajudar equipes muito atarefadas a serem mais produtivas.
Dica Especial
Se você está vendo este guia na web, clique em “Salvar para o Evernote” para copiá-lo para a sua própria conta do Evernote, onde você poderá acessá-lo, facilmente, sempre que precisar.
Defina a sua estrutura
O primeiro passo para maximizar a produtividade é a criar uma estrutura clara e consistente para os arquivos digitais de sua equipe.
Primeiro, considere uma estrutura de organização e nomenclatura para os cadernos da sua equipe no Evernote. De forma ideal, a sua estrutura de cadernos irá espelhar os sistemas atuais de armazenamento de arquivos digitais e de papel da sua empresa. Isso cria consistência entre todas as suas plataformas, fazendo com que todos se sintam mais rapidamente confortáveis com o novo processo. Uma vez configurados os cadernos da sua equipe, você pode começar a migrar seus arquivos digitais e de papel para o Evernote.
Para ter mais ideias sobre como definir uma estrutura para sua equipe, leia o “Guia de Como Fazer: Defina o espaço de trabalho da sua equipe no Evernote Business.”
Leve seus papéis para o Evernote
A maioria dos escritórios ainda lida com uma grande variedade de papel. Com o Evernote, você pode reduzir essa quantidade de papel em seu escritório e tornar quaisquer papéis inseridos no Evernote em documentos pesquisáveis e compartilháveis com a sua equipe.
Antes de começar o processo de transformar seus documentos de papel atuais em notas do Evernote, você pode dar uma checada em seus papéis e descartar qualquer documento que não seja mais relevante ou necessário.
Estrategicamente falando, você pode primeiro passar um tempo digitalizando seus documentos recentes. Depois de concluída essa etapa, você pode passar para os seus armários de arquivos de papel e digitalizar um arquivo de cada vez. Você pode fazer isso tudo de uma só vez ou trabalhar nesse processo, do seu modo, ao longo do tempo. Quando estiver pronto, reveja a política de retenção de documentos da sua empresa para determinar se e como descartar ou destruir os documentos de papel antigos.
Depois de selecionar quais documentos colecionar no Evernote, é hora de começar a digitalização. Com o aplicativo de digitalização móvel do Evernote, o Scannable, é fácil e rápido migrar documentos de papel para o Evernote. Após baixar o Scannable no seu iPhone ou iPad, você pode capturar e salvar tudo rapidamente para o Evernote, de recibos a cartões de visita e contratos.
Para começar, posicione o documento que você quer escanear num fundo contrastante. Em seguida, abra o aplicativo e coloque seu smartphone sobre o papel que você pretende digitalizar. Segure-o sobre o documento até que o retângulo azul de detecção de documento apareça no aplicativo, ativando o processo de digitalização.
Quando o cronômetro de contagem regressiva terminar, significa que a digitalização foi processada e está pronta na bandeja de digitalização do Scannable para sua visualização. Se você ficou contente com a digitalização, basta tocar na marca de seleção para aprová-la. Se você quiser melhorar a imagem, você pode fazer ajustes ou digitalizá-la novamente.
Depois de ter aprovado a imagem digitalizada, você pode salvá-la para o Evernote e organizá-la no caderno de sua escolha. Digitalizações individuais serão despachadas para Evernote como imagens ou PDFs, dependendo do tipo de documento original, ao passo que várias imagens serão agrupadas e salvas como um grande PDF. Reserve um tempo para dar título ou para renomear suas notas que contém seus documentos digitalizados, a fim de que você possa identificá-las facilmente depois.
Dica Especial
Se você tiver mais do que um punhado de documentos que você deseja inserir no Evernote, você certamente vai querer um modo mais rápido de escanear. O Scannable foi projetado para trabalhar com o ScanSnap Evernote Edition scanner, que é ideal para uma equipe que precisa de uma digitalização potente para um volume maior de digitalizações de documentos do trabalho.
Colecione seus arquivos digitais
Além dos documentos em papel, a sua empresa provavelmente tem documentos digitais e arquivos espalhados entre computadores pessoais e discos compartilhados. Colecioná-los para o Evernote facilita para que todos possam encontrar os arquivos de que precisam e, assim, colaborar neles junto à equipe.
Você não precisa necessariamente mover todos os arquivos para o Evernote. Em vez disso, pense nos arquivos e identifique os documentos que são regularmente compartilhados entre a sua equipe, ou aqueles cujo acesso pode beneficiar várias pessoas. Bons candidatos para os arquivos que você pode mover para Evernote são aqueles relacionados a projetos específicos, políticas da empresa, informações de referência de produtos, ferramentas de vendas e assim por diante.
Neste exemplo, vamos trabalhar nos arquivos relacionados a um projeto recente de redesign de um informativo. Comece criando um novo caderno de negócios e dê a ele o título “Projeto – Redesign do Informativo”.
Agora você tem um local para colecionar todos os arquivos relacionados ao projeto. Com o Evernote , basta arrastar e soltar os arquivos existentes em seu computador para movê-los diretamente para o Evernote. Neste exemplo, vamos abrir a pasta que contém várias ideias de design, pesquisas e outros trabalhos que realizados para o projeto de redesign do informativo. Para trazê-los para Evernote, basta arrastá-los para a nova pasta que você acabou de criar.
Evernote irá criar automaticamente uma nova nota para cada um dos documentos.
Os seus documentos originais ainda moram em seu computador, em seus locais originais. Se você quiser, você pode usar a versão que está armazenada no Evernote como a versão “oficial”, um benefício para a sua equipe, uma vez que última versão do documento será sempre atualizada automaticamente entre seus dispositivos – computador, smartphone, tablet.
Dica Especial
Você pode abrir e editar os arquivos que estão armazenados nas notas, e todas as alterações feitas serão salvas automaticamente. Isto faz com que todos em sua equipe tenham a certeza de que estão trabalhando na versão correta de um documento.
Compartilhe com a sua equipe
Depois de ter concluído o processo de transferência de documentos digitais e de papel para os cadernos da sua equipe no Evernote, aumente a colaboração dela compartilhando os cadernos com quem precisa de acesso. Você pode compartilhar facilmente notas individuais ou cadernos inteiros através do Work Chat.
