Não importa se você está estudando para provas ou pulando de reunião em reunião, encontrar o tempo para realizar tudo (dia sim e dia não também) pode ser um grande desafio. E fica ainda mais difícil se você não descobriu uma maneira eficaz de acompanhar e atualizar seu calendário.
Você pode achar que tem experiência o suficiente para conseguir manter seu calendário na sua cabeça, mas seu cérebro só consegue guardar uma quantidade máxima de informações. Talvez você prefira um calendário em papel tradicional, ou você é um devoto do método de post-it, mas estes pequenos pedaços de papel não podem te mandar notificações. E, apesar do calendário de papel na sua cozinha ser útil para acompanhar feriados, aniversários e o dia que o caminhão do lixo passa, você não consegue levá-lo com você quando está na rua.
Usar um calendário digital é a maneira mais produtiva de gerenciar sua agenda nos dias de hoje. Um único aplicativo de calendário pode ser atualizado e sincronizado em vários dispositivos, o que quer dizer que você só precisa fazer atualizações e modificações uma vez. Notificações e lembretes garantem que você não vai perder compromissos, prazos ou aquele aniversário de casamento. Além disso, conectar seu calendário ao aplicativo onde você armazena suas notas, arquivos, tarefas e outras informações importantes significa que nada escapará pelas beiradas de novo.
Na verdade, assim que você começa a pensar no seu calendário como “ponto zero” para toda sua vida, ele se torna a ferramenta de organização mais importante no seu kit de gerenciamento de tempo.
Como maximizar o seu “ponto zero”
Ferramentas deixam nossas vidas mais fáceis, mas só se as usarmos de maneira apropriada, e calendários não são exceção. Mesmo se você já abraçou a vida digital e mantém um calendário digital, com que frequência você olha para ele? 66% dos entrevistados nesta pesquisa dizem que sempre ficam com o calendário aberto, 21% olham várias vezes por dia, e o resto apenas olha para adicionar ou atualizar um evento.
Assim como qualquer bom hábito, fazer a manutenção, atualização e consulta do seu calendário deve ser uma parte da sua rotina diária. Aqui estão algumas dicas úteis para maximizar seu calendário digital ou “ponto zero”.
Use-o para alocar tempo
Seu calendário é uma bagunça de tarefas e reuniões? Você pode agendar o quanto quiser para um dia, mas do que adianta se algumas tarefas não são vistas? Experimente uma destas estratégias de alocação de tempo para melhorar suas habilidades de calendário:
- Bloquear tempo é o método mais básico. Separe seu dia em vários blocos de tempo e designe atividades diferentes para eles. Mantenha as coisas organizadas usando cores, negrito ou qualquer método visual que funcione para você. Até bloquear eventos em formas divertidas pode estimular o cérebro.
- A técnica pomodoro ajuda os que tem dificuldade em se concentrar durante longos períodos. Primeiro, escolha sua tarefa que consome mais tempo ou uma tarefa que precisa ser feita de maneira urgente. Depois, coloque cronômetros de 25 minutos e faça um pequeno intervalo após cada um. Após quatro segmentos de 25 minutos, levante e faça um longo intervalo.
Saiba o que “comer” primeiro
“Se o seu trabalho for comer um sapo, é melhor que seja a primeira coisa que você faça na manhã. E se o seu trabalho for comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro.”
— Mark Twain
O sapo é uma metáfora para sua tarefa mais difícil. Talvez seja a mais significativa do dia, ou uma que exija mais tempo e energia. Ao priorizar essa tarefa, você deixa o resto do seu dia aberto para atividades menos exigentes. Você não quer grandes projetos na sua cabeça quando o dia está perto do fim.
Você pode ter uma semana cheia de sapos. Sem problemas, coma os maiores na segunda, terça e quarta, depois entre em modo tranquilo para o fim de semana. Um aplicativo de calendário digital consegue identificar os maiores sapos e ajudar você a planejar sua semana de acordo.
Muito usado em empresas e vendas, o Princípio Pareto diz que 80% dos seus resultados chegam a partir de 20% das suas ações. Em vendas, a regra 80/20 significa que 80% de suas vendas chegam a partir de 20% dos seus clientes. Em termos de tempo, use os primeiros 20% do seu dia para conquistar 80% da sua carga de trabalho.
Dica especial: o Evernote pode mandar para você notificações para eventos de calendário da sua escolha. Este recurso ajuda na hora de priorizar seus sapos… quer dizer, tarefas, garantindo que você nunca perca (ou fique sem tempo para) uma tarefa ou evento importante.
Sempre deixe espaço para o inesperado
Lembre-se, espaços livres no seu calendário são bons. Você inevitavelmente vai receber uma ligação de um cliente importante pedindo para transferir sua reunião de terça para sexta à tarde. A resposta ideal neste caso não é “estou ocupado até o mês que vem”. Reservar um espaço no seu calendário para o imprevisível impede que ele fique caótico.
Sincronize e integre seus registros
Surpreendentemente, 14% dos usuários de calendários digitais equilibram vários aplicativos ao mesmo tempo. Integrar seus calendários no mesmo lugar faz com que o compartilhamento entre membros da equipe se torne mais gerenciável. Você pode redirecionar colegas de equipe para notas, sites ou salas de bate-papo para manter tudo do seu dia organizado no mesmo lugar.
Com o seu “ponto zero” na palma da sua mão, você nunca mais vai precisar carregar planejadores pesados e calendários de papel. Aplicativos de calendário digital permitem acesso a partir de qualquer dispositivo a qualquer momento enquanto que a habilidade de manter as coisas separadas, como sua lista de tarefas, impede a bagunça no seu calendário digital.
Dica especial: clientes Evernote Professional e Teams podem conectar até cinco contas Google Agenda, facilitando na hora de acompanhar cada aspecto da sua vida ocupada – trabalho, família, hobbies, e mais. Além disso, qualquer plano Evernote pago permite que você acesse seu conteúdo em dispositivos ilimitados. Deixou seu laptop no trabalho? Contanto que você consiga entrar na sua conta, você pode ver os registros em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
Filtre e coloque suas atividades em categorias
Aplicativos de calendário digital vem com filtros, que permitem que você salte entre seu calendário profissional, pessoal e lista de tarefas com simples cliques. Aqui é onde separar um tempo entra em jogo. Impeça duas coisas de acontecerem ao mesmo tempo ao colocar cores nas tarefas para diferenciar entre necessidades profissionais urgentes e tarefas pessoais.
Dica especial: Use as Tarefas no Evernote para ficar por cima de tudo ao criar tarefas nas suas notas e gerenciá-las de acordo. Classifique suas tarefas por nota, prazo ou status de sinalizador, e use filtros para ver somente o que precisa. Comece cada dia com um plano de ação claro, confiante que nada vai escapar pelas beiradas.
Conquiste de volta a clareza e assuma o controle
Seu calendário é o seu ponto zero para toda sua vida. Não importa se ele está sempre aberto, ou se você só olha de vez em quando, seu calendário mantém você nos eixos e no horário. Use seu aplicativo de calendário digital para alocar tempo ao longo do dia com blocos e tarefas coloridos. Lembre-se de “comer o sapo” de manhã e enfrentar atividades menos exigentes à tarde. Lembre-se, espaço em branco é uma coisa boa, então separe blocos de tempo para o inesperado.
Habilidades de gerenciamento de tempo e de organização são algumas das mais desejadas no mundo profissional. Melhore as suas ao fazer a transição para um calendário digital hoje mesmo.
