Como diretor da Comunidade Global e Treinamento Evernote, Joshua Zerkel viaja o mundo conhecendo clientes e fazendo os programas da comunidade Evernote. Mas ele também é um Organizador Profissional Certificado e sabe como podemos ter mais controle sobre nosso trabalho e nossas vidas.
Nesta entrevista, Josh revela a fonte escondida da frustração organizacional, sugere uma maneira fácil de ganhar controle sobre a bagunça, e nos conta como ele estrutura seu tempo e notas de uma forma que o ajudam a focar.
Josh começa dizendo que: “O problema verdadeiro é que nenhum de nós foi ensinado a como se organizar, ou como gerenciar nosso tempo, ou como gerenciar nossos arquivos digitais. Acho que é por isso que vemos esta proliferação de blogs, artigos e pessoas como eu, consultores que são projetados para ajudar as pessoas a descobrir estas coisas que supostamente devemos saber mas nunca fomos ensinados.”
Há tantas opções por aí. Tantas soluções. Às vezes elas entram em conflito. Existe um lugar ideal para começar?
Existe um lugar ideal para começar. Geralmente, é com o que está te enlouquecendo mais, porque é ali que você vai sentir que teve mais progresso. Por exemplo, se ver pilhas de papel na sua mesa todos os dias está te enlouquecendo e elas também estão te atrapalhando a fazer o seu trabalho porque você não consegue encontrar o que precisa, então começar por ali pode ser um bom local. Se você possui um tipo diferente de problema, como por exemplo, não consegue encontrar os arquivos no seu computador pois tudo está uma bagunça e você não tem uma boa ferramenta de pesquisa, talvez colocar estas coisas no Evernote vai lhe ajudar a ser mais organizado, e isso fará com que você se sinta melhor e esperamos que mais produtivo. É realmente isso, quando você diz: “Isso está me enlouquecendo” significa que é por ali que você deve começar.
Você diz que isso pode ser algo muito imediato. Não precisa necessariamente sentar e fazer um inventário completo de todas as coisas com as quais você está lidando.
É essencialmente isso. Vi pessoas fazerem grandes esforços, gastarem muito tempo planejando como vão se organizar, mas ainda não vi isso funcionar na prática. Porque eles passam tanto tempo planejando como vão se organizar, mas nunca fazem isso de fato. Vi isso muitas e muitas vezes: “Bom, estou fazendo mais listas porque as listas vão me ajudar a me organizar.” Você pode passar o dia e a noite todas fazendo listas, mas se você não executar as coisas nas listas, você não está de fato alcançando nada. Temos essa coisa estranha que pode acontecer conosco onde sentimos que estamos tendo progresso, mas na verdade não estamos. Estamos apenas organizando para nos organizarmos.
Há diferentes níveis do que a organização pode ser. Organizar meu espaço de trabalho, ter certeza que minha mesa está limpa. Organização temporal onde estou limpando meu calendário e pensando sobre gerenciamento de tempo. Ou poderia ser limpando meus arquivos digitais, ou organizando minhas tarefas. Existem alguns princípios comuns que se aplicam em todos estes níveis?
Geralmente falando, há alguns temas comuns que se aplicam ao que quer que você esteja tentando organizar. Um deles é juntar coisas similares. Talvez você está tendo o mesmo tipo de reunião mas em momentos diferentes durante a semana; talvez você queria consolidar um pouco elas para juntar o mesmo tópico em vez de espalhá-lo. Realmente é uma questão de quais são os temas comuns entre as coisas que estou fazendo, e agrupar estas coisas. Isso é um princípio geral de organização. Junte coisas similares, o que quer que sejam estas coisas.
Outra coisa, e isso pode ser realmente desafiador para muita gente, é se livrar de coisas que você não precisa. É aí que as pessoas normalmente ficam presas no processo de organização. Geralmente, esta é a síndrome do “talvez eu precise um dia”. Se “um dia” nunca chegou e você realmente não consegue perceber um momento no qual precisará daquilo, não importa se é um documento ou um objeto físico, ou o tipo de reunião que você teve e continua a adiar, talvez você apenas olhe para se livrar daquilo. Você não precisa ser tão minimalista, mas talvez vale começar com as coisas que são fáceis de se livrar.
Há tantos lugares para colocar suas coisas. Há tantas informações vindo para nós, de todas as direções. Como gerenciar tudo isso?
Como eu gerencio isso pessoalmente, normalmente é como recomendo que outras pessoas gerenciem sempre que possível. Não conseguimos controlar de onde as informações estão vindo ou a frequência que vamos recebê-las, mas o que podemos controlar é como somos notificados sobre elas, e a frequência e quando escolhemos responder. No meu caso, eu quase não recebo notificações. A verdade é, não estou no tipo de emprego que precisa de uma resposta imediata. Talvez se eu trabalhasse com Relações Públicas isso fosse diferente, mas a realidade é que toda vez que alguém me manda algo, provavelmente elas podem esperar umas duas horas até eu responder de volta, e o mundo não vai acabar. Para mim, eu geralmente respondo algumas vezes por dia em vez de na hora imediatamente. Naquele momento, provavelmente estou fazendo outra coisa. É difícil para mim encontrar tempo para sentar e focar no trabalho profundo. Não preciso ser notificado ou incomodado por algo que não é relevante para aquele trabalho naquele momento.
Percebi que você veio para esta entrevista sem um telefone em mãos. Você tende a deixá-lo para trás?
Sim. Não quero ser preso pela tecnologia. Quero que seja uma ferramenta que eu escolho usar. Geralmente, se estou fazendo algo importante como participando de uma reunião, não estou digitando no meu computador o tempo todo. Estou tentando focar no que está em mãos. Ter o telefone comigo só me lembra que existe outra porta que posso abrir. Estou tentando reduzir a quantidade de informações pois quero focar. Quero estar onde estou e ser presente.
Na minha vida maior fora do Evernote, estou tentando ser mais consciente de todas as coisas, e estar presente realmente é importante para mim. Uma das maneiras que faço isso é carregando uma quantidade limitada de ferramentas tecnológicas comigo. A ironia é que adoro gadgets e aplicativos e ferramentas, mas estou tentando julgar como e quando os utilizo.
Vamos falar um pouco sobre seu próprio sistema pessoal. Como você estrutura o seu dia?
Não sou o que você chama de pessoa matinal, mas durante a manhã é quando tenho a maior parte de minha energia criativa. Tento estruturar meu dia de uma maneira que funcione melhor quando estou no meu pico mental. Meus projetos mais importantes, as coisas que realmente preciso focar ou trabalhar de maneira profunda, tento agendar estes na manhã. E depois todo o trabalho mais ocupado agendo para a parte final do dia.
Geralmente, você me verá enchendo minha semana e meu dia com as coisas que são mais críticas. Eu penso que se eu agendar minhas coisas mais importantes para o início da semana, então ela não foge de mim e das coisas que julguei como prioridades por qualquer motivo, porque quanto mais longe na semana você coloca as coisas, maior a probabilidade delas serem adiadas.
Se você é um freelancer ou dono do próprio negócio, então tem muito mais controle (pelo menos na teoria), mas se você está trabalhando em um escritório, então muito do seu tempo não é seu. As pessoas estão colocando coisas no seu calendário. Você possui compromissos no escritório diariamente, semanalmente, mensalmente… Você tem uma estratégia para as pessoas cujos calendários já estão cheios?
Bom, geralmente o que eu digo para as pessoas cujos calendários estão totalmente cheios é que provavelmente você precisa estar fazendo menos coisas. Eu procuraria repriorizar pois se seus dias estão tão lotados que você está com dificuldades de encontrar tempo para comer ou ir ao banheiro ou ser um humano normal e fazer um intervalo de cinco minutos, então como você está gastando seu tempo? No que você está gastando? Que permissão você está dando para outras pessoas ditarem como seu tempo é gasto?
Acho que vale dar um passo para trás e olhar realmente para o seu tempo como uma entidade e quanta importância você está colocando em tê-lo sob seu controle? O mais fácil a se fazer, e isso é verdade no trabalho e na vida, é seguir o padrão: “As coisas são agendadas e eu vou”. Se você realmente quer ter aquela sensação de empoderamento, precisa escolher como vai gastar seu tempo. Todos nós, percebendo ou não, estamos escolhendo. Às vezes escolhemos ser desempoderados ou escolhemos ser empoderados, mas eu encorajo as pessoas a fazer esta escolha.
Falamos mais cedo sobre como é fácil cair nesta armadilha de se preparar para organizar. Você acaba perdido nos detalhes da criação de um sistema. A mesma coisa acontece ao manter um sistema? Você consegue colocar tanta estrutura ao redor do que está tentando fazer que se torna insustentável?
Acho que sim. Na minha experiência, o que vi ser mais bem sucedido é ter estrutura suficiente em vez de estrutura demais. Estrutura demais ou gastar muito tempo pensando sobre sua estrutura geralmente leva ao que eu chamo de burnout de organização, onde você passa muito tempo pensando sobre sua estrutura em vez de fazendo as coisas de fato. Há pessoas, eu chamo elas de viciados em produtividade, que amam os diferentes sistemas que são colocados de vez em quando, e sempre há novos sistemas, e mudança de sistemas, e ajuste nos sistemas. Se essa pessoa é você e você acha que isso funciona para você, ótimo. Certamente não é o meu caso.
NA MINHA EXPERIÊNCIA, O QUE VI SER MAIS BEM SUCEDIDO É TER ESTRUTURA SUFICIENTE EM VEZ DE ESTRUTURA DEMAIS.
Eu sou como um organizador preguiçoso. Eu gosto do mínimo de organização necessária para fazer as coisas que são importantes. Eu diria que se você se vê passando muito tempo nos seus sistemas organizacionais, talvez queira simplificá-los um pouco porque eles não foram feitos para serem tão difíceis assim. Esse é o maior mito, que a organização é algo difícil. Não deveria ser.
Como você organiza o Evernote pessoalmente?
Isso depende da lente pela qual estou olhando. Na Evernote, usamos o Evernote Business como equipe. Para nós aqui, há cadernos nos quais estou o tempo todo, tenho uma tendência a organizar por título. Uso muito o título para manter as coisas organizadas. Coloco a data e depois o tópico. Isso me ajuda a analisar facilmente a lista de notas que estão ali.
Gosto de ter o máximo de informações possíveis na tela, então geralmente eu tenho só a visualização do título que tem todos os detalhes sobre o título, pois aí eu posso ordenar muito facilmente.
Para minha vida pessoal e meus hobbies e como ainda tenho uma consultoria, tenho cadernos para meus tópicos de negócios, como clientes e finanças e jurídico. Tenho todos esses organizados pelo nome do negócio, para que todos estejam agrupados no Evernote. Depois vem toda minha vida pessoal, como hobbies, coisas sobre minha casa, todas elas tem seus cadernos próprios, então é muito fácil para mim encontrar coisas e compartilhá-las quando eu preciso.
Qual sua dica secreta principal para o Evernote?
Talvez eu seja um pouco da velha guarda. Ainda penso sobre minha mesa. Na minha mesa sempre tive pastas organizadas (e não em pilhas) das coisas nas quais estava trabalhando. A maneira com a qual traduzi isto para o mundo eletrônico é atalhos no Evernote. Se você olhar para meus atalhos, verá os atalhos para cada um dos projetos principais no qual estou trabalhando, os quais se estivessem na minha mesa, seriam uma pasta. Meus atalhos são como se fossem minha mesa. Altero meus atalhos toda hora baseado no que estou trabalhando. Para mim, atalhos são realmente uma parte não usada ou pouco usada do Evernote que realmente podem ajudar as pessoas a serem mais organizadas quando pensam sobre como estruturá-lo.
