Kalinka Carvalho é uma especialista em organização. Ela é consultora, palestrante e produz conteúdo sobre o tema. Após uma longa carreira em publicidade e eventos, resolveu se especializar em organização e, em 2010, tornou-se uma personal organizer.
No ano passado, foi convidada para ser embaixadora do maior evento de organização do Brasil, o Conferência Personal Organizer Brasil.
Além de ser colaboradora de diversos blogs, ela mantém um canal por onde dá várias dicas úteis, incluindo a utilização do Evernote, claro.
Confira a entrevista que fizemos com ela.
Como passou a se interessar pelo tema “organização”?
Desde pequena sempre fui uma pessoa organizada, estava sempre pesquisando sobre o assunto e em 2010 descobri que existia uma profissão: a de personal organizer. Trabalhei muito tempo em organização de eventos e sempre desenvolvia métodos, planilhas, listas e checklists de organização. Fiz curso de capacitação e desde então não parei mais, foram muitos cursos, livros, laboratórios, pesquisas e me tornava cada vez mais uma especialista em organização e produtividade. Hoje já são quase 7 anos envolvida nisso, e amo o que faço. Sou publicitária por formação e especialista em marketing digital, e conhecer ferramentas digitais para ajudar meus clientes fazem parte da minha rotina diária.
Qual foi a primeira vez que você teve contato com o Evernote?
Minha primeira experiência com o Evernote foi diferente, achei super interessante, mas não sabia como usar. Tinha uma conta básica e depois que vi tudo que podia fazer migrei para Premium. Minha colega de profissão e amiga Gabriela Brasil me ajudou muito a entender como eu poderia desenvolver minha metodologia dentro do Evernote. Passei a pesquisar muito também sobre a ferramenta, fiz curso com o Vladimir Campos do Diário de um Elefante e sempre assisto os webinários do Mauricio Aizawa do Evernote na Prática. Depois de muito estudar comecei a usar a ferramenta e criar meu próprio método de organização dentro do Evernote e ajudar outras pessoas a usarem também.
Como usa a ferramenta para se organizar?
Hoje o Evernote é meu cérebro, tudo que preciso guardar, registrar e desenvolver está nele. Uso como ferramenta de captura, arquivo e backups. Meus cadernos estão organizados de acordo com a minha taxonomia, ou seja, os assuntos mais relevantes na minha vida.
Mapa Mental – Taxonomia:
Cadernos e Pilhas:
Tenho também o meu planejamento e calendário nele:
Organizo projetos, consultorias, contratos, listas, checklists, textos para meu blog e terceiros, roteiro de vídeos, etc.
Quais ferramentas e métodos de produtividade você mais usa?
Uso o mapa mental para desenvolver meus conteúdos, a técnica pomodoro para fazer trabalhos que necessitem de foco e sou palestrante da técnica de bullet journal. Também uso as ferramentas do Google para organizar materiais e sou adepta ao planner de papel (adoro escrever). E no momento estou me aprofundamento no GTD (Getting Things Done). Sempre testo diversas ferramentas pois preciso aprender para oferecer oportunidades aos meus clientes que querem se organizar e serem mais produtivos.
Qual o valor o Evernote tem na sua vida/profissão? O que mudou depois de passar a usá-lo?
Uso na vida pessoal e profissional. Não sei viver sem o Evernote, quando preciso de algo, uso a pesquisa e facilmente encontro o registro de conteúdo, de palestras que participei, textos e ideias que tive. Depois que comecei a usá-lo consigo explorar diversas mídias e tê-las todas em um único lugar. Ele já salvou a minha vida: tive um problema com meu servidor internacional, que simplesmente fizeram 1 ano de conteúdo desaparecerem do blog, mas como tinha os posts salvos no Evernote como backup pude copiá-los e recolocá-los no blog sem problemas. Fico tranquila quando coloco algo no Evernote, pois sei que posso acessar de qualquer lugar e encontrarei quando preciso.
Qual recurso você mais usa?
Quando vou assistir uma palestra/curso/evento levo o meu iPad, crio uma nota com o tema e informações sobre ele, faço anotações na nota durante, tiro fotos e acrescento a nota, uso muito pouco os áudios, mais sei que posso. Em minhas consultorias todas as informações dos meus clientes faço uma nota especial para ele e lá anoto tudo que preciso saber sobre ele, ideias, recursos que posso aplicar, salvo imagens, arquivo de word, excel, pdf, contratos, etc. Quando quero escrever sobre algum assunto ou vou fazer uma palestra, busco referências na internet e salvo pelo Web Clipper e depois vou criando o meu próprio texto no próprio Evernote mesmo. Salvo cartões de visitas dos eventos que participo. Poderia ficar dias listando tudo, mas sao tantas coisas legais e cada dia descubro algo novo que posso explorar. Faço índices para os temas mais relevantes e ainda estou definindo um jeito de usar as tags no meu sistema.
Você tem um método próprio para se organizar com o Evernote?
Sim, como minha base é a minha taxonomia, toda a minha vida organizo por meio dela. No celular e nas pastas do computador. No Evernote, gosto de colocar os títulos padronizados: Exemplos: [Consultoria] – Nome do cliente, [Educação] – Aula de Inglês sobre Pronomes ou [Evento] – Palestra sobre Evernote, e sigo dessa maneira.
Que dica você daria para pessoas que querem ser mais organizadas em casa ou no trabalho?
Que organização é um processo e que precisamos encontrar a ferramenta certa. Algumas são mais tecnológicas outras analógicas, eu por exemplo gosto muito dos dois e uso sem problemas ambos. Você só conseguirá se organizar se quiser e quando encontrar as ferramentas certas. Uma dica é que o Evernote é uma das melhores ferramentas, pois pode usar de um jeito básico até uma superestrutura. A possibilidade de compartilhar também auxilia muito no caso de precisar passar o conteúdo para outra pessoa.
Você tem alguma dica para tornar o trabalho em equipe mais ágil e organizado?
Somos pessoas diferentes e temos que respeitar o tempo de cada um, existem pessoas mais ágeis que outras, no trabalho em equipe você precisa conhecer o tempo de cada.
