Produtividade

Escritório digitaliza operação com Evernote

O escritório de advocacia Amaral Maia encontrou no Evernote a solução ideal para dobrar seu tamanho ao atender um novo cliente, digitalizar e compartilhar mais de 2 mil documentos e informações.

Além de disponibilizar informações na nuvem para seus colaboradores e clientes, o advogado e sócio Antonio Carlos do Amaral Maia encontrou no Evernote a inspiração para empreender e lançar o sistema LegalNote e posteriormente o aplicativo Diligeiro.

A conquista de um novo cliente de peso trouxe também desafios operacionais que o Amaral Maia precisou enfrentar alinhando custos e rápida implantação. Confira abaixo como foi essa história.

Como você percebeu a necessidade de mudar o processo na empresa?

Os softwares jurídicos que utilizávamos tinham diversas limitações que não nos atenderiam completamente. Apresentavam instabilidade, treinamentos complexos, nenhum era mobile e gerariam um alto custo para expansão.

Como descobriu que o Evernote poderia dar conta dessa demanda?

Por sugestão de um dos colaboradores, a plataforma passou a ser considerada como uma solução. Eu já havia lido um livro do consultor Vlad Campos e o contratamos para uma consultoria depois de entender que seria possível atender nossas necessidades.

E como foi a implementação do Evernote na empresa e a aceitação entre os funcionários?

Antes de disponibilizar o Evernote para nossos colaboradores, desenvolvemos uma metodologia para criação e nomenclatura de cadernos e etiquetas. Também criamos um manual e até uma série de vídeos para instruir nossos colaboradores. Assim, os cadernos do Evernote passaram a abrigar todos os conteúdos referentes a processos judiciais, contratos, honorários e até informações sobre visitas aos clientes.

Atualmente, temos mais de 20 mil notas, 222 etiquetas e 600 cadernos. Em média, criamos 120 notas por mês.

Quanto tempo levou esse processo?

Todo o processo de estudo, desenvolvimento da metodologia e implantação ocorreu em menos de 3 meses. A solução toda foi implantada para atender o novo cliente e também os demais do escritório com um custo muito baixo. Atualmente, temos mais de 20 mil notas, 222 etiquetas e 600 cadernos. Em média, criamos 120 notas por mês.

E os clientes? Já estão familiarizados com essa nova metodologia?

Sim, até os clientes adotaram internamente o Evernote para auxiliar no acesso aos documentos jurídicos. Já houve diversas situações em que economizamos idas e vindas por ter tudo online.

A solução encontrada por vocês foi reconhecida pelo próprio Evernote ao ser vencedora do Evernote Excellence Award na categoria Best Use Case for Excellence. Como foi esse reconhecimento?

O evento também foi uma oportunidade para trocar informações com outros usuários e a própria equipe do Evernote. A plataforma é, basicamente, uma nota em branco e generalista com diversas funcionalidades e inteligência. Considerei o conceito muito interessante e poderia ser expandido para uma especificidade do próprio setor de advocacia. Assim surgiu a TIKAL TECH. Contei com a ajuda desse network no Evernote feito durante a premiação, o que me levou aos nomes de Fernando Freitas, CTO da empresa e Derek Oedenkoven, atual CEO da empresa.

Conte-nos um pouco sobre a TIKAL.

Atualmente, a TIKAL já oferece duas soluções para o setor jurídico. A primeira foi o LegalNote que permite criar um cadastro completo, organizado e atualizado de toda a carteira de processos de um advogado ou escritório, com as informações oficiais dos tribunais e diários oficiais em uma única plataforma. Ele ainda se conecta ao Evernote, de forma que o advogado consegue carregar todo o conteúdo dos processos no aplicativo. Já o Diligeiro é uma solução que facilita a comunicação entre advogados contratantes e correspondentes em comarcas de todo o Brasil utilizando o GPS dos smartphones para direcionar as demandas. Depois de adotar o Evernote, a própria metodologia já auxiliava muito em relação aos atuais softwares jurídicos. Com isso, percebemos que era necessário desenvolver um app e não apenas uma metodologia.

Até os clientes adotaram internamente o Evernote para auxiliar no acesso aos documentos jurídicos. Já houve diversas situações em que economizamos idas e vindas por ter tudo online.

 

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