Usando o Evernote

Evernote: a solução para uma agência remota

Em 2015 Matheus Torres, hoje com 27 anos, fundou a Simples Forma, uma agência de design de Niterói que atende principalmente pequenas empresas.

A agência não tem sede fixa, o que não é problema para os funcionários, que usam o Evernote para trabalhar de forma remota.

Todo o trabalho de Social Media, por exemplo, é executado no Evernote, em cadernos compartilhados. O motivo? Mais segurança e agilidade (além de, obviamente, permitir que cada membro da equipe trabalhe de onde quiser).

Como conheceu a ferramenta?

Através de um amigo, anos atrás. Ele havia me indicado a ferramenta, pois a usava para fazer as anotações da faculdade, o que lhe servia posteriormente como auxílio nos estudos. Inicialmente eu a usava para fazer pequenas anotações pessoas, como: coisas que gostaria de comprar, listas de filmes, objetivos pessoais a serem alcançados, etc.

Poderia contar um pouco sobre o trabalho realizado pela Simples Forma?

A Simples Forma é uma agência de design, criada por mim em 2015; hoje, está focada no serviço de Social Media para pequenas empresas. Além disso trabalhamos com o desenvolvimento de vinheta publicitarias para medias e grandes empresas.

De que forma você e sua equipe usam o Evernote?

Os textos que criamos para as postagens, do serviço de social media, ou e-mails para cliente, são sempre desenvolvidos no Evernote, e fazemos isso por dois motivos muito simples: Primeiro, não corremos o risco de perder o texto de forma alguma, já que as notas são salvas e sincronizadas automaticamente, o que nos proporcionada flexibilidade, seja para iniciar um texto, como para dar continuidade, para fazer ajustes e também para finalizarmos. Segundo, as notas podem ser compartilhadas com muita facilidade, o que nos garante agilidade e no processo de correção e ajustes.

Qual recurso costuma usar mais?

A agência não possui um endereço físico e isso não é de forma alguma um problema aqui. Já que o compartilhamento das notas ou cadernos é muito simples, utilizamos muito esse recurso para que todos tenham acesso ao conteúdo que será publicado nas mídias sociais de algum de nossos clientes, como texto e imagens. Ou mesmo no desenvolvimento de um e-mail.

A ferramenta supriu minha necessidade de um app ou programa que eu pudesse usar em qualquer lugar

Como foi a adoção – e evolução – do uso da ferramenta pela equipe?

Atualmente o Evernote é o primeiro programa a ser aberto no Macbook, e depois o (queridinho) Photoshop. A simplicidade e a facilidade de usar o programa é tão grande e útil no dia a dia que hoje não vemos mais a necessidade de usar um outro programa de edição de texto, pois todos os recursos que seriam necessários para a formatação de um texto é encontrado, de modo nativo, dentro do Evernote. E até mesmo quem não via a necessidade de usar o programa, hoje vê como ele é um GRANDE facilitador para todos!

Que problemas você conseguiu resolver ou minimizar com o uso da ferramenta?

A ferramenta supriu minha necessidade de um app ou programa que eu pudesse usar em qualquer lugar. Posso usar em minha estação de trabalho, pelo tablet quando estou na rua e mesmo quando estou com um computador que não é o meu, pois uso o programa através do navegador. Esse é o tipo de coisa que você não tem como resolver quando usa um programa de edição de texto tradicional. Mesmo que seja possível visualizar e editar o arquivo de texto de um app tradicional de texto de maneira remota, ainda é preciso que você salve seu arquivo em alguma nuvem. O Evernote faz esse trabalho por mim automaticamente, sem que eu precise configura-lo previamente para isso.

A simplicidade e a facilidade de usar o programa é tão grande e útil no dia a dia que hoje não vemos mais a necessidade de usar um outro programa de edição de texto

Você se considera uma pessoa organizada? Qual a importância da organização em seu trabalho?

Digitalmente sou uma pessoa muito organizada. Todos os arquivos que faço são nomeados e separados por cliente, projetos, alterações e o que mais for preciso. A organização no meu trabalho é o primeiro e mais importante passo que dou em cada projeto. Organizo as solicitações do cliente, seus objetivos com o projeto e o que mais for pertinente ao trabalho no momento. Durante uma reunião, nem sempre é possível anotar tudo de maneira impecável, mas para mim não a desculpas para não passar as anotações a limpo e formata-las de modo que, não apenas eu, mas qualquer pessoa possa entender a linha de raciocínio da pauta da reunião.

Você tem uma dica de ouro sobre produtividade e organização para nossos leitores?

Li recentemente sobre os templates (ou “modelos”) e os tenho usado para organizar minha agenda semanal e mensal. Eu crio uma nota nova com o nome de “Agenda do mês”, nela eu coloco o calendário do mês e logo a baixo o calendário semanal, e este é usado como uma “lupa” para que eu tenha acesso a informações mais detalhadas dos compromissos que tenho em determinado dia. Em casos extraordinários, quando há muitas coisas a fazer, adiciono ainda um calendário diário, no qual posso organizar com horários mais precisos minhas tarefas e reuniões com clientes. Essa entrevista mesmo estava com um horário reservado em minha agenda diária, que faço antes de iniciar minhas obrigações na agencia. E foi todo escrita em uma nova nota dentro ferramenta.

Evernote Business: Todo o trabalho da sua equipe em um único lugar.

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