Colocar seus “documentos financeiros” em ordem pode não ser a coisa mais excitante a fazer da sua lista de tarefas, mas pode tornar a sua vida muito mais prática. A boa notícia é que organizar e manter suas informações financeiras no Evernote é muito simples. Veja aqui como fazer.
Antes de começar, certifique-se de conversar com seu consultor financeiro ou contador para ver se eles têm algumas diretrizes de organização ou de retenção de documentos que são específicos para você.
Crie uma estrutura
Para cada ano civil, configure dois cadernos — um para documentos relacionados aos impostos e um para as despesas. Por exemplo, “Impostos de 2016” e “Despesas de 2016.” Você pode usá-los para reunir seus registros financeiros do ano inteiro.
Se você estiver usando um gerenciador de despesas ou ferramenta de contabilidade tais como Mint, Quicken, Quickbooks ou Xero, crie etiquetas para que elas correspondam a cada uma das categorias de despesas que você criou — Carro, Compras, Despesas Médicas, e assim por diante. Se você não estiver usando uma ferramenta, peça ao seu contador para ajudá-lo a criar categorias de despesas que façam sentido para a sua situação financeira pessoal. Use essas etiquetas depois conforme você as coloca em cada uma de suas despesas.
Você também terá, provavelmente, categorias que são mais perenes e podem não estar necessariamente vinculadas a um ano específico, tais como relatórios de crédito e comprovantes de pagamento. Crie cadernos para cada uma destas categorias e coloque-os juntos em vez de separá-los por ano.
Para manter a sua vida financeira organizada, crie a pilha de cadernos “Finanças” para esse conjunto de cadernos. Isso agrupará tudo num único lugar na sua lista de cadernos. Para facilitar o acesso, arraste esta pilha diretamente para os seus atalhos, na barra lateral. Arraste os cadernos individuais que você usa com frequência, como o de Despesas de 2016, diretamente para seus atalhos também.
Colecione documentos
Com a sua estrutura criada, é hora de começar a trazer todos os seus documentos financeiros para o Evernote. Para documentos impressos em papel como faturas, declarações de benefícios ou recibos, abra o Evernote no seu dispositivo móvel a fim de capturá-los. Dê um título à cada nota com o nome do fornecedor, coloque etiquetas com as categorias de despesas que você definiu anteriormente e, em seguida, salve-as em seu caderno de despesas. Este é também um bom momento para visitar o site de cada fornecedor e se inscrever para receber documentos “sem papel”, como faturas ou declarações eletrônicas.
Quanto aos documentos eletrônicos, incluindo e-faturas ou recibos que você recebeu por e-mail, colecioná-los no Evernote é simples. Se você tem um PDF de uma conta ou extrato, basta arrastá-lo para o Evernote. Para recibos ou documentos em seu e-mail, encaminhe-os diretamente para o Evernote, e novas notas serão criadas a partir deles. Uma vez no Evernote, atribua títulos e etiquetas às suas notas e, depois, mova-as para o seu caderno de despesas.
Para simplificar esse processo no futuro, use a ferramenta da Central de Aplicativos FileThis a fim de automatizar a recuperação de suas contas e declarações “sem papel”. Basta conectar o FileThis tanto a seus fornecedores quanto ao Evernote, e quando as declarações e contas estiverem disponíveis, o FileThis irá fazer o download e coletá-las para o Evernote para você, automaticamente. Eu, pessoalmente, adoro isso já que eu nunca gasto meu tempo visitando o site de cada fornecedor apenas para baixar tais declarações — elas estão automaticamente em meu caderno de despesas, sem que eu tenha tido qualquer trabalho.
Gerenciando seus documentos
Como a maioria de suas informações financeiras serão organizadas por ano, você pode desejar fazer alguma manutenção anual a fim de manter as coisas organizadas. Como mencionado acima, crie dois novos cadernos, um para os impostos de cada ano e outro para as despesas. Remova os cadernos do ano anterior de seus atalhos e os substitua pelos atalhos para os novos cadernos que você criou.
Os cadernos do seu ano anterior permanecerão organizados de forma segura em sua lista de cadernos, de modo que sempre que você precisar encontrar uma despesa ou consultar algo, basta pesquisar dentro do seu caderno pelo título ou etiqueta, a fim de encontrar a despesa exata que você está procurando.
