Os custos de não ter organização
Ser uma pessoa desorganizada tem consequências que vão além de não saber onde está o controle da TV ou esquecer de responder um e-mail. Primeiro: é caro. Um estudo de 2017 descobriu que gastamos um total de 2 dias e meio por ano procurando itens perdidos, como celulares, chaves e sim, controles remotos. Substituir itens perdidos custa aos americanos $2,7 bilhões a cada ano, e mais da metade se atrasa para o trabalho ou faculdade com frequência por causa de buscas frustradas.
Segundo: a desorganização pode ter um grande impacto sobre o seu bem-estar emocional. Dados mostram que pessoas que descrevem suas casas como “bagunçadas” ou cheias de “projetos inacabados” são mais deprimidas e cansadas, e tem níveis maiores do hormônio do stress cortisol do que os que dizem que suas casas são “tranquilas” e “restauradoras”. E, se você está trabalhando de casa ou está sem emprego, o impacto da bagunça é multiplicado pois ele está sempre por perto.
Apesar dos malefícios serem claros, nem sempre há um caminho direto para ter mais organização. Você pode se livrar de itens que não trazem alegria, mas você pode acabar colocando atenção demais na quantidade de coisas que você tem versus organizar e usar estes itens de maneira que melhore a produtividade. Também não é sempre uma questão dos itens físicos; sua vida digital, como os aplicativos que você usa e os arquivos que cria, também podem levar à desordem.
Cinco maneiras de organizar sua vida profissional e pessoal
O objetivo definitivo é organizar sua vida para ajudar você a encontrar calma e pensar de maneira mais clara. Isso é diferente para todo mundo; alguns prosperam com simplicidade e minimalismo, outros preferem etiquetas coloridas e consistência. Experimente com abordagens diferentes para ver o que ressoa com você.
Aqui estão cinco métodos que você pode experimentar:
1. Crie convenções de nomenclatura padronizadas para etiquetas e arquivos digitais
Todos somos culpados de criar notas ou nomes de arquivos sem sentido como “rascunho_V6” ou “ideias”. De maneira isolada, estes nomes de arquivo vagos não são muito prejudiciais. Mas, quando você multiplica este hábito centenas ou milhares de vezes, consegue rapidamente se ver incapaz de localizar um certo documento, tentando decifrar resultados de pesquisa que são parecidos, ou desperdiçando tempo abrindo dezenas de notas para encontrar a certa.
Estabelecer convenções de nomenclatura mantém você e seu espaço digital organizados. Estas convenções de nomenclatura não precisam ser intimidadoras ou pesadas; em vez disso, foque em adicionar o máximo de detalhe possível ao título ou nome de um arquivo. Você pode organizar seus arquivos por título de projeto, tipo, nome do membro da equipe ou iniciais, ou data. Por exemplo, em vez de “rascunho_V6”, você poderia adicionar a data, título do arquivo e nome do autor: “04012020_ComoSeOrganizar_EmilyEsposito”.
Encontre um formato que dá certo para você, e fique com ele. Se você está trabalhando com uma equipe, coloque todos no barco e use suas convenções de nomenclatura em cadernos ou hierarquia de pastas também, para certificar-se que tudo está organizado. Por exemplo, você pode criar pastas compartilhadas no Google Drive como cliente > ano > projeto, ou usar uma combinação de cadernos e etiquetas no Evernote, para que qualquer um na sua equipe consiga encontrar facilmente um projeto escrito de 2018 para o cliente XYZ.
Dicas especiais:
- Caracteres especiais (como @, #, !) são classificados antes dos números (0-9), que são classificados antes das letras. Usar um caractere especial no começo das suas notas mais importantes garante que elas sempre apareçam no topo da sua lista de notas.
- Se classificar por data é útil para você, use um formato de data AAAA-MM-DD para que a ordem alfabética seja a mesma da ordem da data.
2. Tire proveito da automação para conectar informações entre aplicativos
Durante o dia, você constantemente pula entre aplicativos que possuem cada um seu próprio conjunto de informações. Na verdade, funcionários em um estudo alternaram em média entre 35 aplicativos críticos de trabalho mais de 1.100 vezes por dia. Este padrão não impacta apenas sua produtividade, como também aumenta as chances de perder informações por ter dados demais acumulados em certos aplicativos. O resultado? Acompanhar quais tarefas estão sendo concluídas em qual aplicativo não só afoga seus fluxos de trabalho digitais, como também atrapalha sua mente.
Ferramentas como Zapier e IFTTT podem ajudar você a conectar seus aplicativos favoritos, para que a informação flua automaticamente entre cada um. Com o Zapier, você pode procurar por aplicativos (como o Evernote), e escolher a partir de uma lista de “Zaps” (integrações pré-feitas), ou criar seu próprio fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode enviar arquivos Dropbox para o Evernote ou criar cartões Trello a partir de novas notas no Evernote.
O IFTTT também permite que você pesquise por integrações já prontas, chamadas Applets, ou criar a sua própria. Para estender o Evernote, crie eventos do Google Calendar baseados em novos lembretes Evernote, ou adicione novas postagens WordPress para que você possa manter tudo no mesmo lugar.
3. Otimize o espaço da sua mesa
Sua mesa pode rapidamente se tornar um ímã para bagunça, acumulando pedaços de papel, Post-its®, canetas e comidinhas. Apesar de todos estes itens terem um propósito, como você os organiza e exibe tem um grande impacto em como você trabalha. Quanto mais bagunçada for sua mesa, mais stress e ansiedade você terá.
Porém, não assuma que uma mesa vazia é melhor. Sua configuração ideal de mesa depende somente de você.
Por exemplo: “uma pessoa que é uma processadora visual, não ficaria bem se tudo fosse tirado de vista”, disse Jeniffer Truesdale, proprietária da STR8N Up Professional Organizing Services, em um artigo na Money.com. Se você precisa de pistas visuais, mantenha seus documentos e suprimentos em sua mesa, mas use um sistema de cores para que você possa acompanhar seu trabalho de relance.
Outra maneira de organizar sua mesa é pensar sobre seu fluxo de trabalho diário. Identifique os três ou cinco itens que você usa com mais frequência e coloque-os no seu alcance. Todo o resto pode ser armazenado ou colocado em outro lugar. Ou faça com que sua mesa reproduza nossa tendência natural de processamento linear. Coloque ‘itens de entrada’, como seu computador ou telefone, na esquerda e deixe um espaço de trabalho vazio no meio. Coloque itens de saída, como grampeadores e papeis concluídos na direita.
Experimente arrumações diferentes até você encontrar aquela que seja intuitiva e simplificada para como você trabalha e processa informações.
4. Diminua o lixo e a bagunça tornando-se sem papel
Apesar do mundo ter comemorado recentemente o 50º aniversário do Dia da Terra, ainda há muita coisa que podemos fazer para reduzir o acúmulo de papeis. Nossas vidas são cada vez mais digitais, mas mesmo assim o papel permanece sendo uma realidade moderna. O trabalhador de escritório médio usa 10 mil folhas de papel a cada ano, e apesar de parte disso ser reciclado, uma grande maioria está no seu arquivo ou na sua mesa.
Quando seu colega de trabalho pede para ver um documento impresso, você não tem o luxo de usar o atalho “Ctrl + F” para localizar o correto. Seja sem papel para economizar tempo procurando informações e desafogue seu espaço físico.
Antes de começar, faça uma auditoria do que você tem atualmente. Avalie de maneira crítica o que você precisa manter e o que pode reciclar. Este gráfico é um ótimo local para começar:
O objetivo é transformar o máximo de documentos de papel em arquivos digitais que você puder. Talvez seja necessário manter documentos em papel arquivados (como documentos jurídicos), mas você ainda pode fazer a digitalização deles para ter uma cópia segura.
Após ter enfrentado sua pilha de papel atual, crie um plano para se tornar sem papel no futuro. Vai levar um tempo para estabelecer este novo hábito, mas uma maneira fácil de começar a praticar é com reuniões. Em vez de imprimir apresentações, documentos, e pautas de reunião, mova tudo para uma nota no Evernote. Anexe arquivos de apresentação e documentos de suporte diretamente na nota e compartilhe com sua equipe.
Dica especial:
- Digitalizar arquivos em papel no Evernote é tão simples quanto usar a câmera do seu smartphone. Quando estiver no aplicativo Evernote, toque no ícone de câmera e aponte seu dispositivo para o item que você deseja digitalizar.
5. Faça da organização um hábito
Pense em como você se organiza logo após se mudar para uma nova casa ou novo escritório, ou logo após você dedicar uma tarde para simplificar sua vida digital. Alguns meses depois, você provavelmente perceberá os mesmos culpados: uma mesa bagunçada, sistemas organizacionais que não estão sendo mais usados, ou nomes de arquivo enlouquecidos. Isso é completamente normal, mas você precisa de um plano para se manter a organização.
Estas dicas não são estratégias para serem feitas uma vez; elas devem ser incorporadas à sua rotina de maneira regular. Separe um tempo para organização, igual você faria para uma reunião ou grande evento. Separe dez minutos e configure um lembrete no final de cada dia para limpar seu espaço digital e físico, ou separe uma hora nas sextas-feiras para focar na organização.
Você pode:
- Andar pelo seu espaço de trabalho e/ou casa e juntar itens soltos por aí. Coloque esses itens na sua caixa de entrada física ou mande-os para o Evernote.
- Limpar a área de trabalho do seu computador, limpar a pasta de downloads e esvaziar a lixeira.
- Dar uma olhada em todas as suas caixas de entrada digitais (locais onde você recebe novas informações, como seu e-mail ou Evernote) e arquivar, excluir, ou mover coisas para pastas específicas.
Dica especial:
- Use o Modelo Revisão Semanal GTD para se manter nos trilhos.
Simplicidade leva a ideias mais claras
Organizar sua vida não significa simplesmente retirar a bagunça. Apesar deste ser um aspecto, você deveria ter uma abordagem mais holística. Leve em consideração o que você precisa para encontrar calma e pensar de maneira mais clara, e aplique isso ao seu espaço físico, fluxos de trabalho, aplicativos e arquivos digitais.
E lembre-se, você não precisa necessariamente jogar tudo fora. Se você quiser manter algo, é só se certificar que está apresentado em uma maneira que faça sentido para você fazer o seu melhor trabalho.
