Reuniões podem desafiar nossa concentração, sendo bem generoso. É por isso que atas de reunião são essenciais. Boas atas ajudam todos a se lembrar do que foi dito, acompanhar decisões e esclarecer itens de ação. Sem elas, a confusão pode ocorrer já que a atenção de todos começa a diminuir.
Se a sua responsabilidade é fazer as atas, sem dúvida você enfrentou o dilema eterno: escrever pouco e correr o risco de perder um detalhe importante, ou escrever muito e dar aos seus colegas a tarefa infeliz de separar o que importa do que é irrelevante. Partindo do princípio que você não deseja torturar seus colegas de propósito, aqui estão cinco estratégias para ajudar você a capturar o que importa e deixar suas atas de reunião mais eficazes.
1. Defina uma pauta
Já esteve em uma reunião que saiu tanto do assunto, que você perguntou ao universo quando que isso ia acabar? Nós também. É aqui que uma boa pauta se faz útil. De acordo com a Dra. Tabitha Hart na Universidade Estadual de San Jose, pautas dão estrutura às suas reuniões. Isso ajuda todos a focarem no que importa para que você não precise ficar passando por tantas ideias irrelevantes enquanto faz as atas.
Para criar sua pauta, escreva cada passo da sua reunião e certifique-se que cada item é:
Específico e realista dentro do escopo da reunião
Orientado nos resultados e ajuda a guiar a discussão
Atribuído uma quantidade de tempo de discussão razoável
2. Use um aplicativo de anotação confiável
Nem sempre é claro no meio de uma reunião como as ideias de todo mundo devem ser estruturadas na página. Escrever atas a mão dificulta a reorganização mais tarde. Usar um aplicativo de anotação confiável como o Evernote deixará o processo de anotação mais eficiente e garantirá que os detalhes da reunião são legíveis e fáceis de serem atualizados. Você poderá registrar atas rapidamente e compartilhar as informações com colegas de trabalho, bem como notas de pesquisa anteriores.
3. Inclua alguns componentes-chave em todas as suas atas de reunião
Atas devem ser claras rapidamente, para que qualquer pessoa que as leia dias ou semanas depois consiga encontrar exatamente o que precisam. Para conquistar isso, inclua:
Os nomes de todos os participantes da reunião
Os itens da pauta
Um calendário de prazos e itens de ação
Os pontos principais da discussão
Quaisquer decisões tomadas durante a reunião
4. Pense no futuro
Esta é uma estratégia simples, porém poderosa para ajudar você a evitar facilmente a armadilha de anotar cada detalhe. Enquanto você está fazendo as atas, pergunte-se o motivo pelo qual o que você está escrevendo será importante no futuro; se não for, deixe de lado. Resuma conversas se elas forem verdadeiramente importantes e mantenha as emoções fora das suas notas.
5. Não tenha medo de falar
Você está fazendo atas em uma reunião e alguém um código ou abreviação que você nunca ouviu, ou talvez a pessoa não se comunica tão bem. Você interrompe e pede pra pessoa esclarecer? Sim! Como pessoa responsável por registrar as atas, pode ser intimidador pausar a conversa. Porém, você deve falar se não tem certeza do que alguém disse ou do que o grupo discutiu. Se você ficou para trás, provavelmente não foi só você.
Aqui estão algumas frases que podem ajudar todos a entrarem na mesma página:
“Eu entendi você dizer [declaração da pessoa]. Foi isso mesmo?”
“Desculpe se fiquei pra trás aqui, mas você pode esclarecer [conceito]?”
“Acho que não to seguindo esta parte da conversa. Você pode recapitular o que disse sobre [conceito]?”
“Peço desculpas se isso é óbvio para todos, mas o que [conceito/palavra] significa?”
Estas dicas devem ajudar você a evitar se sentir como se tivesse que digitar ferozmente para anotar tudo que foi dito. Use estas estratégias nas suas atas para transmitir ideias mais importantes com menos palavas, e seus colegas de equipe serão eternamente gratos a você.
