Reuniões são fundamentais para a maioria dos empregos, e os trabalhadores participam em média de 25,6 reuniões por semana. Mas, com todos estes compromissos, você pode acabar se vendo com dificuldades de acompanhar a rápida troca de informações e fazer anotações eficazes. Não se sinta mal, mesmo o cérebro humano mais atento só consegue absorver uma certa quantidade por vez.
Reconhecemos que criar atas de reunião é ao mesmo tempo uma arte uma ciência. Mas, você pode manipular seu cérebro e capturar mais informações com a ajuda de algumas habilidades de anotação chave, e um ótimo modelo de notas de reunião.
Qual é a importância de atas de reunião?
Atas servem como documentação de reuniões de empresa. Elas registram tudo desde uma data e hora de reunião, objetivo e lista de presentes, até as decisões tomadas e itens de ação combinados. Elas também incluem prazos e reuniões de follow-up agendadas.
Anotar e organizar esta informação de maneira apropriada em uma plataforma pode ajudar você a:
- Criar estrutura. Atas de reunião servem como guias. Elas ajudam você a ficar por cima do calendário da empresa, fornecer um plano a curto prazo para a equipe, promover prestação de contas, ou servir como uma medida para o progresso de sua equipe. Elas também são essenciais na hora de se preparar para reuniões, já que lembram todos quais tarefas devem ser concluídas e quais passos devem ser dados depois.
- Economize tempo e dinheiro. Ter notas impede equipes de repetirem a mesma pauta. Isso impede você de gastar horas preciosas enquanto permite agir em decisões de negócios mais rápido. Se você usar um modelo de notas de reunião, também pode reduzir o tempo gasto para organizar pontos de discussão essenciais.
- Tenha proteção legal. A Receita Federal, auditores e tribunais reconhecem atas de reunião como documentos jurídicos. Manter atas que registram de maneira minuciosa ações da liderança da empresa pode oferecer uma camada adicional de proteção, caso sua organização se veja lidando com problemas jurídicos.
Uma pauta de reunião detalhada ajuda
Preparar-se para reuniões de trabalho não é tão diferente de se preparar para aula: você precisa revisar os tópicos com antecedência para estar pronto para participar. Isso significa que os gerentes precisam fornecer uma pauta detalhada alguns dias antes da reunião agendada. A pauta pode incluir os tópicos que você vai discutir, documentos importantes que serão mencionados durante a reunião e/ou propostas longas que devem ser votadas. Isso permite que cada participante se familiarize com os tópicos a serem discutidos. Isso também os concede tempo suficiente para juntar suas ideias e participar de maneira ativa. Não é uma surpresa que dados de pesquisa da Booqed revelaram que 67% dos profissionais acreditam que ter uma pauta clara é o que deixa as reuniões bem-sucedidas.
A formatação é tão importante quanto o conteúdo
Por mais completas que suas notas sejam, a má formatação pode deixá-las inúteis. Ter um modelo de notas de reunião padrão é essencial para entender suas atas e garantir que todos os membros da equipe possam rapidamente recuperar informações. Idealmente, ela deve conter o seguinte, com cada seção nomeada de maneira apropriada:
- Título, local, hora e data da reunião
- Nomes dos presentes e suas funções na organização
- Pauta da reunião
- Revisão da reunião anterior
- Novos tópicos para discussão, incluindo as decisões tomadas e itens de ação combinados
- Opiniões contra ou a favor qualquer moção
- Questões discutidas que não estavam na pauta
- Questões para a próxima pauta
Você deve preparar este modelo antes da reunião para poder se concentrar em registrar as informações em tempo real. Isso facilita para você e seus colegas revisarem o que aconteceu, marcar as tarefas que foram combinadas e determinar qual pauta deve ser realizada depois.
Dica especial: padronize suas atas de reunião ao usar o modelo notas de reunião do Evernote. Ele possui campos para detalhes de reunião, follow-ups, atribuições para equipe, decisões tomadas e o resumo da reunião e você também pode personalizá-lo para se adequar às suas necessidades específicas. O modelo é compartilhável para que você possa distribuí-lo para seus colegas sem esforço.
Não se esqueça dos seus itens de ação
Uma reunião produtiva é medida pelos resultados que ela gera. Infelizmente, devido a uma falta de itens acionáveis ou documentação apropriada, reuniões ineficazes custam às empresas 31 horas de tempo produtivo todo mês.
Para resolver isso, evite ficar preso em tentar gravar tudo palavra por palavra. Em vez disso, foque em anotar grandes ideias, decisões tomadas e como resolver as questões levantadas na reunião. A partir dali, as equipes podem converter itens de ação em tarefas concretas com prazos e designados. Isso permite a gerentes e executivos acompanharem de maneira precisa o progresso, identificar mudanças que podem esperar antes da próxima reunião e qualificar o impacto de cada reunião.
Dica especial: certifique-se que todos os participantes da reunião se lembrarão do que precisa ser feito ao compartilhar notas diretamente do Evernote. É só clicar no botão “Compartilhar” na sua nota, digitar o endereço de e-mail das pessoas com quem você quer compartilhar e definir um nível de permissão. Você também pode escolher criar um link compartilhável se quiser que suas notas sejam acessíveis a colegas de trabalho que não possuem uma conta Evernote. Além de deixar as notas compartilháveis, use as Tarefas no Evernote para transformar seus itens de ação em listas de tarefas para que seja mais fácil ver no que cada membro da equipe deve focar após a reunião.
Permita espaço para criatividade e ideias
Todo mundo processa informações de maneira diferente. Então, apesar de ser importante acompanhar pontos importantes da reunião, você precisa fazer isso usando métodos que permitam que você guarde informações melhor. É aí que os hábitos de anotação mais criativos entram em jogo. Por exemplo, aprendizes visuais podem pensar em incorporar mapas mentais, diagramas ou quadrantes em suas notas. Isso permite que você explore ideias de maneira mais detalhada e ilustre tópicos difíceis de explicar. O que for melhor para você!
Dica especial: se você se sente mais confortável fazendo anotações a mão ou incorporando mapas mentais, diagrames e visualizações similares, o recurso de digitalização de documentos do Evernote foi feito para você. Isso permite que você converta notas escritas à mão em arquivos digitais para que todos os seus pensamentos e ideias fiquem armazenados de maneira segura na nuvem.
Seja dono das reuniões com suas notas
Aproveitar ao máximo cada reunião não precisa ser complicado. O simples hábito de criar atas detalhadas é o suficiente para garantir que suas discussões da equipe levem a empresa adiante. Também vale a pena usar ferramentas como o Evernote para manter suas atas o mais organizadas possível. Dessa forma, todos os itens de ação propostos são cuidadosamente documentados e você pode reforçar a colaboração mais próxima, mesmo após sair da sala de reunião.
