“Uma reunião é um grupo escolhido dos que não querem dentre os inadequados para fazer o desnecessário.”
— Autor desconhecido
Errado? Talvez. Bruto? Definitivamente. Mas, este misantropo desconhecido capturou uma atitude comum sobre reuniões nos locais de trabalho. Por mais importante que sejam, elas são vistas geralmente como uma distração e desperdício de tempo, em vez de um elemento essencial da vida profissional. Mas vamos mandar a real: para muitos de nós, reuniões são simplesmente terríveis.
Mas, não precisa ser desse jeito. Reuniões produtivas permitem que você e seus colegas de trabalho comuniquem e compartilhem informações, resolvam problemas, controvérsias, melhorem desempenho, construam trabalho em equipe e movam projetos adiante. Ao planejar adiante e se organizarem, você pode diminuir o tempo gasto em reuniões sem sacrificar a eficiência para que os presentes possam absorver informações que precisem e voltem para o trabalho com mínimo de perda de tempo.
De acordo com uma pesquisa recente da Lucid Meetings, 45% dos funcionários entrevistados lideram uma ou menos reuniões por semana, enquanto que o número médio de reuniões por semana está entre três e quatro. Reduzir o tempo gasto nestas reuniões pode não apenas liberar tempo para outras tarefas, como também garantir que as próprias reuniões sejam mais produtivas e tenham resultados melhores.
Por sua vez, isso aumenta a produtividade geral, às vezes levando-a a níveis incrivelmente altos. Se você está em busca de uma maneira de manter as reuniões de sua equipe envolventes e diretas, algumas dicas podem ajudar.
Reuniões produtivas começam com uma pauta forte
Uma pauta forte garante que suas reuniões estejam focadas e preparadas para gerarem um fluxo estável de ideias. Na ausência de uma, alguns pontos de conversa podem se confundir, e o foco se perder em uma mistura de meias ideias e tangentes. No final, a questão toda não chegará no resultado desejado e provavelmente vai levar mais do que deveria.
Uma boa pauta traça as metas da reunião e lista tarefas específicas a serem atingidas. Ao criar sua pauta, também pense no seguinte:
- Entre em contato com membros da equipe para compartilhar pontos da pauta e receber suas opiniões antes da reunião. Integre quaisquer questões ou problemas que eles possam ter na pauta.
- Certifique-se que todas as pessoas tenham acesso à pauta pelo menos com um dia de antecedência para dar a elas tempo de se prepararem.
- Garanta que cada ponto esteja designado para o membro da equipe apropriado.
- Use uma plataforma que esteja facilmente acessível para a equipe inteira e que seja capaz de lidar com cada aspecto da reunião, desde a preparação até o follow-up.
Dica especial: Use modelos no Evernote para organizar e planejar suas pautas de reunião. Personalize um modelo para pautas de reuniões recorrentes e compartilhe-o com membros da equipe para que possam dizer o que pensam.
Registre atas de reunião do jeito inteligente
Uma pauta bem desenvolvida serve como um mapa para a reunião, garantindo que tudo esteja coberto sem perder tempo. Assim que essas prioridades forem estabelecidas, equipes enfrentam problemas, fazem brainstorm de soluções possíveis e compartilham ideias.
O próximo passo? Resumir e transmitir informações de reunião e resultados para os membros da equipe; um processo essencial, mas que consome bastante tempo. E quanto mais tempo houver entre o fim da reunião e o follow-up prometido, maior a probabilidade de detalhes importantes serem perdidos. Capturar informações de maneira precisa durante a reunião pode integrar este processo de maneira considerável, assim como usar um hub centralizado para organizar e compartilhar todos os detalhes da reunião.
Dicas especiais:
- Atas de reunião podem ser escritas por conta própria ou integrada no mesmo documento que a pauta. Se você de fato criar uma nova nota, pode anexar o link para manter tudo conectado.
- Para se certificar que você não vai perder nenhum detalhe importante, grave a reunião como áudio—no desktop ou mobile—diretamente dentro da mesma nota de reunião. Você pode até anexar uma foto de desenhos dos quadros, documentos, ou notas escritas à mão à ata da reunião também. Isso facilita na hora de manter todas as informações da reunião organizadas para agir nelas rapidamente.
Transforme atas e tarefas
Parabéns! Sua reunião foi um sucesso estrondoso. Todo mundo estava envolvido e focado e você teve um grande avanço em várias questões-chave. As atas de reunião foram gravadas e compartilhadas com os membros apropriados da equipe. Mas se você não transformar suas atas em tarefas acionáveis, acabou de perder muito tempo.
Ter um progresso mensurável rumo aos seus objetivos requer itens de ação nas reuniões: pontos que foram discutidos e que são pertinentes ao objetivo geral que deve ser concluído para mover o objetivo adiante. Cada item de ação deve tem um membro da equipe específico ligado a ele, junto de uma descrição das expectativas do item e um prazo. O item de ação deve ser o mais claro possível, e você sempre deve checar com cada membro da equipe para se certificar que não vai impactar no resto do trabalho deles. Follow-ups após a reunião também podem ajudar, garantindo que todos estejam na mesma página e entendam o que é esperado deles e quando.
Dica especial: Gerencie sua pauta e atas de reunião na mesma plataforma para designar tarefas com facilidade, transformando notas em itens de ação mais rapidamente. Se cada tarefa tiver uma pessoa ligada a ela, lembretes e alertas manterão sua equipe nos eixos e garantirão a prestação de contas. Membros da equipe podem postar atualizações e detalhes da tarefa diretamente no documento de pauta original que foi compartilhado.
Deixe suas reuniões importantes com o Evernote
Reuniões não precisam sugar todo o seu tempo. Com a abordagem correta (e a plataforma correta) você pode ter reuniões produtivas e eficientes que geram resultados reais.
“Legal”! Essa é a palavra que estávamos buscando ouvir.
