O equilíbrio entre a vida profissional e pessoal é uma parte essencial da viabilidade e vitalidade de uma empresa a longo prazo. Funcionários com excesso de trabalho são improdutivos, e o tempo perdido devido ao stress e ao cansaço podem rapidamente ser um grande problema, especialmente quando o assunto é reuniões e pressões constantes de prazos. E a luta é real: um estudo do Workforce Institute da UKG descobriu que 43% dos trabalhadores tinham preocupações significativas com relação a burnout, e quase 60% dos gerentes tomaram alguma ação para tentar resolver isso em 2020.
Como gerente, é o seu dever ajudar sua equipe a manter um equilíbrio saudável de vida pessoal e profissional. Como você está ajudando os funcionários a criarem espaço para suas prioridades especiais enquanto continuam felizes e produtivos no trabalho? Você está liderando ao definir um bom exemplo?
Reuniões são o local ideal para começar. Quanto mais você integra reuniões com o trabalho, fazendo com que elas trabalhem a seu favor e não o contrário, e as conduz olhando para eficiência e resultados, mais prontamente você perceberá qual é a sua própria zona zen de equilíbrio profissional e pessoal.
Algumas orientações de senso comum (e as ferramentas certas) podem ajudar.
Reunir ou não reunir? Eis a questão.
Agendar uma reunião é normalmente uma maneira fácil de adiar o problema. Sempre que aparece um, ou algo precisa ser resolvido, agendar uma reunião permite que você atrase a resolução até a reunião em si. Isso pode ser um padrão perigoso. Ele pode interromper o fluxo de trabalho da sua equipe, e forçar que você reordene suas prioridades.
Em vez disso, quando um problema aparece, pense bastante se uma reunião é o local correto para resolvê-lo. Experimente fazer as seguintes perguntas bem específicas, como:
- O problema é urgente e/ou pode atrapalhar o progresso de outros projetos?
- A ação externa é necessária para resolvê-lo? Se for, quais membros da equipe são necessários, ou afetados por esta ação?
- Uma discussão em tempo real é necessária, ou as informações pertinentes podem ser enviadas em um e-mail ou outro formato parecido?
- Quais são as metas da reunião e como o tempo gasto nela afetará estas metas?
Usando as respostas como guia, você não só poderá diminuir o número de reuniões desnecessárias, mas também deixará as que você já tem como mais produtivas e consumindo menos tempo. Qualquer reunião eficiente começa com preparação e organização, mirando nos pontos relevantes e deixando os itens não-essenciais para trás.
Dica especial: Juntar tudo no Evernote facilita na hora de organizar ideias e metas e apresentá-las para a equipe inteira. Ideias, perguntas, soluções, tarefas, até itens de pauta… a inspiração pode aparecer a qualquer momento. Use o Evernote para capturar e organizar informações onde estiver, não importa se está treinando na academia, levando as crianças para a escola, ou esperando uma consulta médica.
Dica especial: Você está escolhendo evitar ir para a reunião, mas ainda precisa resolver um problema? Designe tarefas para membros da equipe diretamente, pedindo para eles adicionarem notas, perguntas e soluções no aplicativo.
Equilibre reuniões com outras tarefas
Gerentes precisam estar atualizados em tudo e ter uma noção do status, perguntas e responsabilidades de suas equipes. Se estes dados estiverem organizados para acesso fácil, você pode priorizar tarefas de maneiras mais rápida e determinar quando e onde as reuniões precisam acontecer. Isso é importante já que você deve determinar se uma reunião é necessária ao comparar com as demais tarefas de trabalho e exigências que você tenha.
Ao agendar reuniões, lembre-se de:
- Espalhe as reuniões com o máximo de tempo possível entre elas em vez de ceder à vontade de agendar várias reuniões seguidas para resolvê-las rapidamente. Você precisará de tempo para digerir as informações e tomar decisões inteligentes antes de pular para a próxima reunião.
- Defina as metas e uma pauta clara com antecedência, e certifique-se de mantê-las durante a reunião. Isso mantém as coisas objetivas sem desperdício de tempo.
- Não reagende automaticamente se um membro não puder fazer parte da reunião por causa de outras prioridades (exceto se a presença desta pessoa for essencial). Certifique-se de discutir a pauta com os presentes com antecedência e leve em consideração suas opiniões. Mude a pauta se necessário e somente altere a data e hora se for urgente.
Dica especial: use o Início para ter uma visibilidade completa no seu dia de trabalho. Personalize o painel de controle do seu Início, incluindo listas de tarefas que priorizem o que precisa ser feito. Destaque a prioridade usando sinalizadores, prazos e emojis, ou configure uma convenção de etiquetas para as notas relevantes. Com uma visão geral do seu calendário, você pode decidir se uma reunião é factível olhando rapidamente, e se for, encontrar um horário adequado para ela.
Delegue e peça ajuda
Gerentes dinâmicos sabem como delegar, quando preciso, entregando parte ou a pauta inteira da reunião para outras pessoas. Ao repensar a maneira como isso funciona, você garante que cada tarefa tem uma pessoa responsável e que a responsabilidade é compartilhada. O ideal é conseguir um equilíbrio saudável entre manter a responsabilidade enquanto permite que outras pessoas tenham uma “atitude de dono”.
Delegar começa ao saber o que delegar e para quem. Quais membros da sua equipe possuem as habilidades corretas? Quem não está sobrecarregado? Que tarefas atuais que você possui precisam ser transferidas? Ao delegar a tarefa correta para o membro correto da equipe, você está mandando um sinal claro que confia nas habilidades e discrição desta pessoa, empoderando-a e dando-a uma noção de propósito.
Para gerentes, esta nova liberdade alivia consideravelmente sua carga e reduz o risco de burnout. No mundo de negócios que muda cada vez mais, uma constante persiste: só há 24 horas em um dia e até líderes de equipe precisam descansar em algumas delas.
Dica especial: ao medir quais membros são mais adequados para certas responsabilidades de reuniões, pode ser difícil relembrar todos os detalhes dos candidatos em potencial. Grave e atualize perfis de candidatos nos Modelos de resumo de reuniões, criando bases de conhecimento poderosas que ajudam você a conectar, encorajar a confiança, e construir relacionamentos. Isso gerará lucros imensos quando você precisa fazer estas decisões importantíssimas.
Reuniões vs. tarefas vs. vida
“Tempo é o que mais desejamos, mas o que menos usamos bem”
– William Penn
Nunca há horas suficientes em um dia, mas você pode aproveitar melhor o seu tempo ao eliminar reuniões desnecessárias, fazendo com que as reuniões que você tenha importam, e delegar itens de pauta de reunião para membros apropriados da equipe. E quando você lidera sendo um exemplo, sua equipe vai notar, encontrando sua própria maneira de ter uma carga de trabalho sustentável e equilíbrio na vida pessoal e profissional.
