Nem sempre é possível fazer uma reunião em uma sala preparada, com tela para exibir slides e espaço para todos. Muitas conversas importantes são feitas em cafés, restaurantes ou até no corredor da empresa. A informalidade desses papos não é desculpa para você não se preparar. Para ajudá-lo nessas ocasiões, vou mostrar hoje como fazer uma pauta para reunião rápida com ajuda do Evernote.
Para ter sucesso em conversas rápidas, dois fatores são fundamentais: mobilidade e preparação. Explicando o primeiro ponto: geralmente esse tipo de conversa ocorre em locais informais. Pense em ambientes como um café.
Nem sempre é possível (ou confortável) puxar seu notebook para exibir alguma coisa – em algumas circunstâncias, nem é possível pegar uma mesa para apoiar o computador. Logo, a primeira premissa da nossa pauta para reunião rápida é: preciso ter tudo na palma da mão, no meu smartphone. Pelo celular consigo exibir o que quero com rapidez e fazer anotações breves.
O segundo ponto, na minha opinião, é o mais importante. Por mais rápida e informal que seja a reunião, é fundamental que você faça uma preparação. Pense que você terá pouco tempo (em relação a uma reunião normal) – logo, é preciso correr atrás dos objetivos da conversa. Uma pauta para reunião rápida deve conter:
- Os objetivos da conversa (ou a pauta da reunião propriamente dita);
- Os slides, diagramas ou ilustrações que você precisará exibir. Lembrando que essas imagens devem aparecer na tela do seu celular;
- Um espaço ao final para anotar as saídas e encaminhamentos da reunião.
Com ajuda da mobilidade e com uma pauta bem preparada, suas conversas rápidas serão tão efetivas quanto uma reunião formal.
Para mostrar como essa pauta para reunião rápida funciona, vou exemplificar no artigo de hoje em duas etapas:
- Como estruturar sua pauta antes da reunião, no Evernote para desktop;
- E como trabalhar com sua pauta durante a reunião, no Evernote para celular. No texto de hoje, vou mostrar como funciona no Evernote para Android, mas o funcionamento é muito parecido no iPhone também.
Vamos lá?
Passo 01: deixe pronta sua pauta para reunião rápida
O primeiro passo de uma conversa rápida e eficaz é a preparação. Pense que a pauta será similar a uma reunião regular, mas com menos tempo (e com menos estrutura para exibir slides ou diagramas).
Se você não tem um modelo de ata de reunião, dê uma olhada nos modelos que eu deixei prontos. São gratuitos para baixar!
Você pode criar uma nota com a estrutura que sugeri acima:
- Os objetivos da conversa. Lembre-se que você terá menos tempo e estrutura em relação a uma reunião normal. Logo, trabalhe para contemplar os tópicos mais importantes. Coloque esses assuntos principais primeiro na sua lista.
- Os slides que você precisa exibir. Coloque em formato de imagem ou PDF, para facilitar a exibição. Você mostrará essas informações na tela de um celular, então evite textos pequenos ou de difícil leitura.
- E um espaço ao final para compilar as saídas da reunião. Deixe essa parte pronta, para não esquecer de registrar os encaminhamentos da conversa.
No GIF abaixo, dê uma olhada no modelo que costumo usar nas minhas reuniões:
Com a pauta organizada, chegou a hora de colocá-la nos seus atalhos. Isso vai te ajudar na hora da reunião para encontrar o arquivo com mais facilidade. Colocar uma nota no atalho é bem simples: basta clicar em cima do nome da nota e arrastar para a parte dos atalhos do Evernote. Veja como funciona:
Simples, não?
Por fim, uma dica adicional importantíssima: acesso offline. Nem sempre você terá uma wi-fi funcionando por perto. Em muitas situações nem o 4G do celular ajuda! Além disso, algumas imagens podem demorar para carregar. Por isso, é importante manter essa pauta para reunião rápida entre os seus arquivos offline no Evernote. Eu tenho um caderno só para esse tipo de anotação:
Passo 02: como usar sua pauta para reunião rápida?
Você preparou a pauta e colocou os principais tópicos. Chegou a hora da ação: como usar essa nota na prática?
O primeiro passo é encontrar a nota no seu celular. No GIF abaixo, simulo essa situação em um celular Android. Lembra que colocamos nossa nota nos atalhos? É só abrir o Evernote e acessá-la no menu principal, na parte de atalhos:
Agora vamos para a exibição das imagens. Eu coloquei um slide na nota, só para simular. Veja como é fácil exibi-lo durante a conversa. Basta clicar na imagem e girar o celular:
Por fim, sua pauta para reunião rápida precisa de encaminhamentos. Você pode registrar as saídas no próprio celular, na área que criamos anteriormente. Não será possível escrever textos muito extensos no celular – por isso, seja breve e assertivo. Veja como fica no nosso modelo:
Gostou da ideia da pauta para reunião rápida? Espero que, com essas recomendações, suas conversas informais sejam mais produtivas e efetivas. Se você colocou essa dica em prática, deixe seu relato aqui nos comentários – vou gostar de ler o seu depoimento.
Até a próxima!
Mauricio Aizawa é Consultor Certificado Evernote
Ele escreve regularmente em seu site Organize na Prática
