Tiago Forte defende uma abordagem baseada no cérebro para fluxos de trabalho criativos e para mudar a curva de produtividade dos nossos dias de trabalho. Mais recentemente, ele lançou “Building a Second Brain”, um treinamento de produtividade para o gerenciamento do conhecimento pessoal.
Nossa equipe do HQ da Evernote em San Francisco sentou com Tiago recentemente para uma tarde de conversas sobre o caos do espaço de trabalho moderno, as virtudes da produtividade em pequenos lotes e o sistema que ele desenvolveu para organizar o pensamento no Evernote. Os destaques de nossa conversa foram transcritos abaixo.
Vamos falar sobre a força de trabalho moderna. Todos nós vivemos neste paradoxo gigante. Temos acesso a informações ilimitadas e temos maneiras mais flexíveis de trabalhar, mas ao mesmo tempo, recebemos muitos inputs. Nossos dias são fraturados. Ficamos frustrados. Ficamos exaustos. E para adicionar um paradoxo em cima de outro, temos essa série aparentemente interminável de soluções que nos são apresentadas, receitas e métodos para produtividade. Qual a sua solução para este problema?
É exatamente o que você disse. Ou seja, com grandes poderes vêm grandes responsabilidades, certo? É como se fôssemos crianças saindo da escola, jogando as mochilas longe, “Somos livres. Podemos trabalhar a qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo.” Mas aí, começam as férias e percebemos que estamos meio entediados ou frustrados ou estressados porque toda a estrutura que está lá no local de trabalho se foi.
E eu meio que tenho uma teoria sobre isso. Eu chamo de o surgimento do generalista freelancer. A ideia de ser freelancer já existe há bastante tempo, mas é quase que obrigatório que você seja um especialista. Você precisava ser um especialista focado em um nicho porque essa era a única forma de ter habilidades que poderiam ser monetizadas facilmente a ponto de não precisar da organização. E este tipo de trabalho fornecia sua própria estrutura. Você acordava de manhã e sabia que estava fazendo copywriting, programação, design. Era bem direto.
Agora, eu acho que a tecnologia está atingindo um ponto de inflexão onde é fácil o suficiente, barato o suficiente, integrado o suficiente, sem atritos o suficiente, que você possa ser um generalista, que é o que eu me considero ser, e ganhar a vida como um freelancer usando estas ferramentas.
Existem soluções por aí que você acha que são contraprodutivas?
Sim, existem. Em especial, a moda do trabalho profundo. Eu sou contra. Eu entendo; as pessoas estão se sentindo exaustas e sem foco e todas essas coisas, mas eu realmente acho que essa ideia que você é este tipo de trabalhador de conhecimento monástico, que você vai entrar nos seus aposentos e só pensar profundamente durante horas e horas a fio vai contra aquela mentalidade especialista freelance. E seguindo com a ideia do generalista como um freelancer, para fazer isso de maneira eficaz, é necessário um portfólio. Você não pode ter só uma habilidade única que você faz.
VOCÊ PRECISA DE UM PORTFÓLIO. VOCÊ NÃO PODE TER SÓ UMA HABILIDADE ÚNICA QUE VOCÊ FAZ.
E é assim que eu penso agora. Eu tenho produtos gratuitos — como meu blog, que escrevo de graça para geração de clientes em potencial — mas eu tenho outras coisas que não são gratuitas, como cursos online. Aí eu tenho a consultoria e o treinamento corporativo para empresas, mas também coaching individual para clientes. Então é como se eu estivesse gerenciando constantemente este portfólio de produtos e serviços. Alguns são passivos, outros são ativos.
O que isso requer não é esse tipo de monofoco intenso. Requer ser muito habilidoso e fluido com a alteração entre as coisas. O multitarefas não vai a lugar nenhum. Isso não é uma doença ou uma praga. É só a maneira como o mundo está andando. Podemos lutar contra isso e tratar como se fosse uma ameaça, ou podemos ser melhores.
Você escreveu um post como convidado para o blog Evernote não tem muito tempo, no qual você falava sobre alguns destes tópicos. Você dizia que já que nossos dias estão cheio destas interrupções constantes, e elas dificultam a agregação de valor ao nosso trabalho, então talvez de tentar alterar a forma dos nossos dias, deveríamos tentar alterar a forma de nossas curvas de valor e entregar mais valor em partes menores ao longo do dia.
Essa postagem veio de uma pesquisa muito grande que eu fiz sobre a história da produtividade, especificamente na manufatura. E é meio incrível estar aqui no Vale do Silício onde temos esse fascínio com a tecnologia e com o futuro que são ótimas, mas o efeito colateral disso é que ignoramos a história.
Se você olhar para a história da manufatura, um dos maiores insights que levou décadas e décadas para ser descoberto foi o dos pequenos lotes, certo? Essa foi uma das descobertas chave para mais qualidade, mais velocidade, mais produção e mais lucro na manufatura. E aí você vai para o trabalho de conhecimento e tem a questão do trabalho profundo, que é outra forma de falar tamanhos de grandes lotes. Trabalho profundo, passar horas e horas em um fluxo profundo é um lote grande. Então, é como se fôssemos completamente contra décadas de experiência na manufatura.
Mas assim como o exemplo da Toyota que desenvolveu toda essa cultura ao redor disso, usar lotes pequenos requer habilidade, e requer uma maneira diferente de pensar e de fazer as coisas.
Então, com a questão da mudança da curva de valor, sempre volto para esta ideia que não existe uma estrutura inerente ao trabalho. O trabalho não tem uma unidade inerente. Nós fazemos unidades; nós fazemos tarefas e projetos e marcos e objetivos. Mas nada disso é inerente à natureza do trabalho. Então isso é um pouco assustador porque é tudo arbitrário, mas também é uma oportunidade pois significa que podemos usar quaisquer unidades que quisermos.
NÃO EXISTE UMA ESTRUTURA INERENTE AO TRABALHO, O TRABALHO NÃO TEM UMA UNIDADE INERENTE. NÓS FAZEMOS UNIDADES. MAS NADA DISSO É INERENTE À NATUREZA DO TRABALHO.
Por exemplo, a palavra “projeto”. Essa palavra vem com uma bagagem. Todas estas ideias sobre o tamanho de um projeto, quanto ele deve durar, qual será o seu lucro, quantas pessoas devem haver em um projeto? Eu quase gosto de usar palavras diferentes. Eu tenho essa palavra “pacote intermediário”. Em vez de “entregável”, eu digo um pacote intermediário. Tente concluir cada sessão de trabalho, não importa se são 15 minutos ou 8 horas, com um pacote intermediário que você consegue expor para o mundo, e receber algum tipo de feedback.
Eu olho para minhas listas de tarefas e fico meio sobrecarregado por causa disso. Não tenho necessariamente nem 25 minutos livres, porque sempre há reuniões e solicitações, e e-mails, e tudo está chegando constantemente. Existe alguma forma de ultrapassar essa noção de estar sobrecarregado?
Existe, e, na verdade, isso está começando a entrar na filosofia particular que tenho ao redor do uso do Evernote. Este é o meu projeto principal hoje em dia, é um curso online chamado “Construindo um Segundo Cérebro” (Building a Secong Brain), que na verdade é um treinamento virtual diferente de um curso feito no seu tempo, como você quiser. Ele dura cinco semanas, é muito intenso, com duas reuniões por semana e conferências de vídeo ao vivo. E essencialmente, é um sistema ponta a ponta de gerenciamento de conhecimento pessoal.
PKM, gerenciamento de conhecimento pessoal, é relacionado a PIM, gerenciamento de informações pessoais. É basicamente aproveitar o conhecimento que você ganha em um nível pessoal. Gerenciamento de conhecimento, tradicionalmente, tem sido usado no nível organizacional. Quando um funcionário deixava a empresa, todo o conhecimento que a pessoa adquiria iria com eles. Então nos últimos anos, as empresas vem tentando capturar e catalogar o uso do conhecimento dos seus funcionários.
Bom, se você olhar pras pesquisas agora, a rotatividade de funcionários está em torno de 2,3 anos. Passamos alguns anos em uma empresa. Fazemos alguns projetos, uma certa quantidade de projetos, e vamos embora. Precisamos de uma maneira melhor de levar o conhecimento conosco. Não aquilo que é de propriedade da empresa e é confidencial, mas as descobertas e os aprendizados que ganhamos ao longo do nosso trabalho.
Você mencionou que isso faz parte de como você usa o Evernote. Eu sei que quando você faz o curso “Construindo um Segundo Cérebro” e outros workshops, você tenta estruturá-los de tal forma que não estejam amarrados à uma plataforma ou ferramenta em especial, mas você é um usuário Evernote e o Evernote é meio que o exemplo padrão que você dá. Então vamos falar sobre como você usa o Evernote. Como ele é configurado? Como o seu Evernote pessoal é configurado?
Eu tenho esse método que desenvolvi chamado PARA, que significa projetos, áreas, recursos e arquivos. E a inspiração disso — um pequeno resumo histórico — vem de algo chamado o ciclo OODA, que significa observar, orientar, decidir e agir. E foi desenvolvido por um cara chamado Coronel John Boyd a partir dos anos 40 ou 50. Ele essencialmente usou isso para revolucionar a guerra de caças. E era basicamente uma maneira de pensar sobre como reagir de maneira dinâmica a condições que mudavam rapidamente. Você observa, se orienta, escolhe uma forma de ação, e depois age.
Tem sido uma inspiração incrível para várias pessoas em várias área. O impacto que ele teve é um pouco subvalorizado. Mas o que realmente o diferencia não é uma maneira estática de pensar. Não como se fosse um fluxograma — faça A, faça B, faça C, faça D. São ciclos, e depois ciclos dentro de ciclos, e depois ciclos dentro destes ciclos. Porque você está recebendo informações o tempo todo, transformando isso em decisões, e depois em ações.
E é a mesma coisa com o PARA. PARA tem 4 categorias, e esse é o ponto inicial. Você divide seu trabalho em projetos, (conforme a definição GTD) uma série de tarefas ligadas a um resultado.
Áreas de responsabilidade: Alguma parte da sua vida que é uma preocupação constante; que você quer manter em uma base constante.
Recursos: Basicamente, interesses ou tópicos. Coisas como design de sites. Para mim, não é um projeto em especial — nem mesmo uma área, porque isso não é meu trabalho — mas é algo no qual eu esteja interessado e que gostaria de acompanhar.
E depois Arquivos, que é alguma coisa das três categorias anteriores que não está mais ativa, porque você quer evitar acumular suas categorias acionáveis. Assim que alguma coisa não esteja no ponto central, você vai querer movê-la para os arquivos, mas ainda manter por perto caso precise encontrar algo ali.
Você possui todo um trabalho ao redor de aplicar o pensamento de design nos fluxos de trabalho e para fazer o trabalho do dia a dia. Que conceitos você extrai do pensamento de design e como eles se aplicam?
Ótima pergunta. O pensamento de design é uma maneira incrível de pensar; um movimento incrível, de verdade, e que acontece há muitas décadas. O que eu extraio mais do pensamento de design, especialmente quando o assunto é produtividade e gerenciamento de conhecimento pessoal, é realmente a ideia que você é um designer. Cada um de nós é um designer por natureza, mesmo que não sejamos treinados para isso. E isso é algo difícil das pessoas se acostumarem.
CADA UM DE NÓS É UM DESIGNER POR NATUREZA, MESMO QUE NÃO SEJAMOS TREINADOS PARA ISSO. E ISSO É ALGO DIFÍCIL DAS PESSOAS SE ACOSTUMAREM.
Eu na verdade tinha um curso anterior chamado “Desenhe Seus Hábitos”. Era sobre formação de hábitos. E eu tinha que explicar constantemente para as pessoas, porque elas viam “Desenhe Seus Hábitos” e pensavam “Ah! Eu não sou um designer, não fui para uma escola de designers.” E eu tinha que falar: “Não, você desenha hábitos. Se você está tentando emagrecer e quer mudar sua dieta, você desenha toda essa rotina que pode ser ao redor de exercício, ou caminhada, ou alimentação. E você faz isso, na maioria dos casos, de maneira bem instantânea, intuitiva e naturalmente durante o seu dia.”
É um processo espontâneo, mas acho que envolve os mesmos passos; meio que olhar um pouco e analisar os tipos de elementos à sua frente, pensando em um fluxo de trabalho e um processo, tendo algum tipo de ciclo de feedback.
Sim, o pensamento de design, pegar esse processo que se tornou uma profissão e trazê-lo de volta para suas origens, que é como os humanos pensam. Somos designers, fazemos, criamos, modificamos, recebemos novas informações e mudamos, ajustamos. Isso é completamente natural sobre o que significa ser humano.
