Você sabia que 11 milhões de reuniões aconteceram a cada dia em 2019? Isso dá mais de 4 bilhões de reuniões em um ano! Desde então, com a mudança para o trabalho remoto e híbrido, o tempo gasto em reuniões só aumentou.
Dito isso, o termo “reunião” se tornou tão associado à reunião formal em um escritório, que normalmente esquecemos que é uma parte indispensável de nossas vidas diárias. De fato, quase qualquer tarefa no dia pode ser uma reunião, desde uma ida ao dentista, até ir treinar na academia. Claramente, chegou a hora de repensar radicalmente nossa definição da palavra.
Ao repensar o significado de “reunião” e encontrar as ferramentas certas para ajudar você a conquistar essa nova compreensão, você pode transformar estas interações diárias de improdutivas para produtivas, e de a fazer em feito – não só na sua vida profissional mas em todos os outros aspectos.
Capture informações como se você estivesse em uma reunião
“Se você não escrever suas ideias, elas podem sair da sua cabeça antes de você sair da sala.”
— Richard Branson
No mundo supercarregado de hoje, alguns acreditam que anotações são uma prática ultrapassada. Porém, fazer anotações é uma arte e uma habilidade, e os benefícios podem ser valiosíssimos para o seu sucesso em cada aspecto da sua vida.
Uma anotação efetiva não só ajuda com a sua produtividade, ela ajuda a aprender novos conceitos de maneira mais fácil ao organizar pensamentos de uma forma que é facilmente compreensível. Desde consultas no médico ou na hora de resolver um problema em casa com a família, até conversar com os professores dos seus filhos ou planejar um almoço comunitário com os vizinhos, aplicar esta habilidade em cada interação ajuda a maximizar seus resultados.
Estratégias de anotação variam, mas aqui estão algumas orientações gerais:
- Defina metas. Determine o que você quer da “reunião” e os passos mais efetivos para chegar lá.
- Priorize. Decida quais aspectos da tarefa ou conversa são mais importantes e quais não são.
- Prepare perguntas. Faça uma lista de coisas que você precisa antes da consulta.
- Resuma. Anote palavras-chave ou frases. Foque nos pontos mais importantes em vez de capturar cada mínimo detalhe.
Dica especial: você pode usar modelos de reunião com diversos objetivos diferentes, para capturar e organizar as informações rapidamente. Criar pautas de reunião com o Evernote é fácil e intuitivo, e com todas as informações organizadas em um só lugar, você pode facilmente revisar suas notas assim que a “reunião” em questão acabar.
Transforme ideias em itens de ação
Uma reunião produtiva (seja no conselho da empresa ou escola do seu filho, ou na mesa de jantar) é quando problemas se transformam em itens de ação, priorizando o que precisa acontecer e quando, para resolver uma questão importante ou atingir uma meta em especial.
Vamos pegar a “reunião” na sala de jantar como um exemplo:
- Defina o problema: a casa está uma bagunça porque as pessoas não estão compartilhando as tarefas de limpeza.
- Identifique o objetivo final: limpar a casa e mantê-la limpa.
- Defina e designe tarefas, conversando sobre cada uma e levando em consideração as opiniões das pessoas: divida as tarefas (lavar a louça, varrer a sala, pendurar a roupa no varal) e decida quem vai fazer o quê, baseado tanto na disponibilidade e capacidade.
- Coloque prazos e estabeleça a frequência das tarefas recorrentes: a louça deve ser lavada todo dia de noite, antes da hora das telas, enquanto que a sala deve ser varrida uma vez por semana, antes do domingo à noite.
Com a responsabilidade delegada, é importante gerenciar e acompanhar o progresso. Finalmente, reveja o item de ação de maneira contínua. Tem algo no seu processo que pode ser alterado para deixar sua “equipe” mais eficiente? Há vitórias claras que podem ser aplicadas no futuro?
Dica especial: transforme itens acionáveis em tarefas, contando com lembretes, prazos e sinalizadores. Personalize tarefas e suas informações relevantes de maneira que se adeque a você. Ao designar estas tarefas para membros da equipe (ou família!), você pode dar a eles acesso para adicionar notas e sugestões, garantindo que todos estejam lendo da mesma fonte.
Mantenha tudo no mesmo lugar
Reuniões dão certo quando todos têm o que precisam, quando precisam e podem acessar as informações que não têm de maneira fácil e rápida. Isso inclui: calendários, tarefas, informações mais recentes e atualizações prioritárias. Ter acesso fácil a todos os dados em um só lugar significa que você não precisa mais trocar entre vários aplicativos ou cruzar informações só para chegar no plano. E, a melhor parte, é que cada membro da sua equipe pode acessá-las rapidamente, não importando se sejam colegas de equipe em um grande projeto, ou membros da família cujas rotinas estão sempre mudando.
Tudo começa com a clareza e termina com a prestação de contas. Definir tarefas com prazos e metas mensuráveis garante que todo mundo entenda o que é esperado de cada pessoa. Certifique-se que cada um tem o que precisa para atingir a meta, e que cada pessoa esteja a par da responsabilidade de executar suas tarefas. Se cada item de ação tem alguém responsável, um prazo e um caminho definido, você conquistará suas metas mais rapidamente, dentro do prazo e do orçamento.
Dica especial: não importa se pro trabalho, pra casa, faculdade ou questões familiares, use seu painel de controle do Início para planejar seu dia e manter suas informações relevantes bem no centro de maneira simples e organizada.
Faça com que cada reunião seja um sucesso
Ame ou odeie, não há como fugir: reuniões são uma parte definitiva de nossas vidas pessoais e profissionais. Quanto mais cedo você conseguir fazê-las trabalharem para você, mais cedo você conseguirá atingir uma noção compartilhada de objetivo e alavancar oportunidades de crescimento pessoal. Não importa o que está acontecendo na sua vida, o Evernote pode ajudar você a acompanhar e manter o controle, não só das suas reuniões, como de cada aspecto de sua vida movimentada.
