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Productivity • Using Evernote

4 Maneiras de Manter o Foco e Concluir Tarefas

Você pega um café, liga seu laptop, respira fundo; hora de focar. Abre uma nota em branco para começar a escrever um plano de projeto, e em vez de concluir um primeiro rascunho dentro das costumeiras duas horas, você logo se vê nas redes sociais, olhando seu telefone, ou simplesmente, olhando para o nada.

Se você se distrai com o ciclo de notícias atual, ao adaptar-se a trabalhar em um novo local (ou trabalhar de casa pela primeira vez!), ou ao tentar acalmar suas preocupações, pode parecer impossível se concentrar no trabalho. Mas o objetivo em momentos de incerteza não é de manter sua produtividade perfeita. Em vez disso, é encontrar espaços durante o dia que conduzem mais foco, e gradualmente reduzem distrações.

Aqui estão quatro maneiras de permanecer na tarefa e concluir seu trabalho.

1. Treine sua mente para ignorar distrações

Quando você precisa focar durante longos períodos de tempo, menos é mais. Estudos feitos por Joe DeGutis e Mike Esterman do Boston Attention and Learning Lab descobriram que a maneira mais eficaz de realizar as coisas era focar por um tempo, depois fazer um breve intervalo antes de voltar a se concentrar.

Esta é a ciência por trás da Técnica Pomodoro, um método de gerenciamento de tempo no qual você divide seu dia de trabalho em blocos de 25 minutos separados por intervalos de cinco minutos. Cada intervalo de trabalho é referido como um pomodoro, e assim que você conclui quatro pomodoros, faz um intervalo maior de 20 ou 30 minutos.

Apesar de parecer fácil na prática, distrações ainda podem encontrar uma maneira de infltrar o seu trabalho, mesmo dentro de um bloco de 25 minutos. Stacey Harmon, uma Consultora Certificada Evernote e praticante do Getting Things DoneⓇ (GTD), recentemente lançou um treinamento sobre como focar em tempos incertos usando a Técnica Pomodoro, incluindo como reduzir a quantidade de distrações durante cada pomodoro.

Stacey diz que a melhor maneira de combater distrações é primeiro entender se elas são internas ou externas. Distrações internas são compostas das suas próprias ideias e pensamentos, como quando você senta para trabalhar e do nada sente a vontade de olhar seu e-mail ou alguma coisa na internet. Você pode evitar desperdiçar seu pomodoro ao escrever esta distração deixando-a visível. Ao capturar suas distrações, você poderá liberar sua mente para focar na tarefa em questão.

Distrações externas são quando você é interrompido por outras pessoas, como um colega de trabalho que precisa de ajuda em um projeto, ou uma amiga que te manda uma mensagem. Como seu objetivo é chegar ao final do pomodoro, você pode separar alguns segundos para lidar com a interrupção e voltar ao foco. Stacey recomenda dizer algo como, “estou no meio de um pomodoro, respondo em 25 minutos”, ou “não consigo responder agora”.

Ao longo do tempo, você vai treinar seu cérebro para concluir os 25 minutos completos de trabalho contínuo sem interrupções internas ou externas.

Dica especial: Use este modelo Evernote para capturar suas tarefas Pomodoro.

2. Agende tarefas ao redor do seu ritmo ultradiano

Sua capacidade de focar mudar ao longo do dia e da semana. Há momentos em que você consegue escrever aquele e-mail rapidamente ou concluir aquele projeto, e outros em que é tão estranho e desafiador sentar e concluir um trabalho. Apesar de você não poder (e não deve) eliminar os momentos menos produtivos do seu dia, há uma maneira de reconhecer quando é mais provável de você estar no seu melhor, e otimizar isso.

Todos nós funcionamos com um “relógio” interno de 24 horas, conhecido como nosso ritmo circadiano. Isso dita quando vamos dormir, quando acordamos e quando temos altos níveis de energia. Dentro desse dia de 24 horas, atravessamos blocos de 90 minutos de foco e produtividade maiores, conhecidos como nosso ritmo ultradiano.

Para compreender nosso próprio ritmo ultradiano, grave seus níveis de foco, entusiasmo e energia várias vezes a cada dia em intervalos horários. Certifique-se de adicionar uma nota descrevendo quaisquer mudanças à sua rotina diária (como por exemplo, dar uma volta durante o dia). Após uma semana ou duas de coleta de dados, você começará a enxergar um padrão. Você poderá apontar quando seu foco e energia estão nos pontos mais altos e mais baixos, e fazer a correspondência de acordo das suas tarefas.

Por exemplo, guarde seus projetos mais criativos e estratégicos para quando você se sentir com mais foco. Depois, trabalhe nas tarefas mais manuais e administrativas quando você tiver menos energia e se distrair com mais facilidade.

Dica especial: Use este modelo Evernote para acompanhar seus níveis de foco, entusiasmo e energia.

3. Crie um tempo para viajar

Muitas estratégias de produtividade ensinam você como acalmar a mente e parar as viagens nela. Apesar de ser contraintuitivo, uma abordagem mais eficiente é de encorajar as viagens, em momentos predeterminados.

Paul Seli, um psicólogo da Universidade de Harvard, identificou dois tipos de viagem mental: intencional e acidental. Ele diz que somente a acidental faz mal para a produtividade, e que pessoas que separam um tempo para viagem intencional (enquanto realizam tarefas repetitivas, por exemplo) sofrem menos do que aquelas que se pegam sonhando aleatoriamente durante o dia.

“Se a tarefa é fácil, a viagem intencional provavelmente não resultará em custos de performance, mas ela deve dar às pessoas a oportunidade de colher os seus benefícios, como resolução de problemas e planejamento”, diz Paul em um artigo da BBC.

O que isso significa para você? Permita-se de 10 a 15 minutos a cada dia para viajar, mas escolha esta janela de tempo com cuidado. Talvez você escolha deixar sua mente viajar quando limpa sua mesa após o almoço ou quando sair na rua para comprar um café. Dessa forma, você terá menos probabilidade de viajar durante o trabalho profundo ou reuniões importantes.

Dica especial: Separe um tempo para viagem intencional, depois configure um lembrete no Evernote.

4. Escolha o local correto

Uma das maneiras mais fáceis de mudar seu comportamento é mudar seu ambiente. Por exemplo, se você quiser passar menos tempo sentado/a durante o dia, compre uma mesa que permita que você trabalhe em pé. Ou, se quiser melhorar seu foco, trabalho no lugar certo.

“Uma maneira de explorar o estilo natural de falta de memória do hipocampo é criar espaços de trabalho diferentes para os tipos diferentes de trabalho que fazemos. Se você está trabalhando em dois projetos completamente separados, dedique uma mesa ou espaço ou seção da casa para cada um. Só o fato de pisar em um espaço diferente funciona como um botão de reset no seu cérebro e permite um pensamento mais produtivo e criativo”, escreveu Daniel J. Levitin no seu livro, “A Mente Organizada: Como pensar com clareza na era da sobrecarga de informação.”

Por exemplo, se você trabalha de casa, provavelmente vai se concentrar melhor em tarefas em um escritório dedicado em vez de sentar no sofá da sala, onde você normalmente assiste TV.

Se você não tem um escritório em casa, pistas contextuais podem fazer com que um espaço traga uma sensação diferente. Digamos que você precisa trabalhar na sua mesa de jantar. Você pode focar em reorganizar o ambiente para ter uma aparência nova, como guardar seu arranjo de centro e quaisquer pratos ou copos, e substitui-los por pistas visuais que sinalizam foco, como seus cadernos de trabalho, uma planta de escritório, ou um monitor externo. O segredo é guardar estas coisas quando você não está trabalhando, para se certificar que estas pistas contextuais apenas sejam associadas a foco e concentração.

Dica especial: Tire uma foto ou crie uma lista de verificação dos itens no seu ‘espaço de trabalho’. Isso facilitará a preparação de cada dia, e a realização do trabalho.

Permanecendo com foco durante momentos de imprevisibilidade

Realizar coisas nunca é só sobre a realização em si. É claro que sua capacidade de concluir tarefas depende do nível de simplicidade ou complexidade delas; mas também depende do seu humor, seu ambiente, e do que está acontecendo à sua volta.

Quando as coisas são especialmente estressantes e mudam num ritmo rápido, busque maneiras de permanecer na tarefa. Experimente uma estratégia nova a cada semana, e acompanhe o que dá certo e o que não dá para você. E, conforme você se adapta a uma nova maneira de trabalhar, lembre-se de comemorar os momentos em que você consegue manter o foco.

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