Seu dia, assim como o de todo mundo, só tem 24 horas. Porém, parece que algumas pessoas parecem conseguir fazer mais do que outras. O segredo delas? Gerenciar o tempo, isso quer dizer planejar, priorizar e produzir todos os dias. Você não consegue criar mais tempo, mas você consegue deixá-lo mais feliz, mais saudável e mais produtivo.
O gerenciamento do tempo depende muito das suas circunstâncias individuais, mas algumas dicas gerais podem ajudar você a organizar melhor sua vida e sua carreira, melhorando de maneira significativa suas capacidades de gerenciamento de tempo, independente do que a vida tem pra oferecer.
1. Enxergue o plano maior
Sabe aquela ideia de não conseguir ver o todo? É quase impossível ter produtividade quando você não tem organização e está se afogando em detalhes. O que você precisa é de uma visão geral do seu calendário e do que precisa fazer profissionalmente; uma boa ideia do plano maior. Somente tendo uma visibilidade clara do todo você consegue efetivamente chegar nos miúdos e realizar as coisas.
Dica especial: Connecte o Evernote com a Google Agenda para conceitualizar melhor sua carga de trabalho e separá-la em pedaços menores. Isso junta seu calendário e suas notas, além de facilitar a organização na hora de conectar notas a eventos.
2. Identifique prioridades o mais cedo possível
Definir prioridades é uma maneira inteligente de garantir um dia produtivo. Você precisa saber o que precisa ser enfrentado primeiro e porquê, bem como um senso geral de quais tarefas acontecerão e quando. Isso deve acontecer antes do seu dia começar, com uma avaliação sincera do que precisa ser conquistado e o tempo que será necessário para concluir isso.
Mais especificamente, você deve buscar:
- Consolidar todas as suas tarefas em uma lista e separá-las por mês, semana ou dia.
- Separar tarefas importantes ou urgentes daquelas com menor prioridade e
- Colocá-las no seu dia, enfrentando as mais importantes primeiro, e deixando as menos importantes para mais tarde.
Dica especial: Tarefas no Evernote ajudam você a manter o seu dia nos eixos ao organizar e apresentar tarefas para você marcar quando concluídas. Capture detalhes acionáveis em cada uma de suas tarefas: projeto, prazo, compromisso de tempo, bem como outros detalhes. Ajuste-os conforme necessário para priorizar sua carga de trabalho e desenvolver um calendário que atenda todas as suas responsabilidades.
3. Centralize informações
Acessibilidade é a chave para o bom gerenciamento do tempo; o tempo gasto caçando informações é tempo desperdiçado. Facilite sua vida ao consolidar todas as suas notas, tarefas e calendários em um único lugar. Você poderá se afastar e ter uma visão livre, coerente e geral da sua situação e priorizar melhor suas tarefas sem perder horas preciosas juntando informações importantes.
Quanto mais fácil for acessar as informações que você precisa, mais fácil será realizar ações relacionadas a elas. Se você precisa constantemente alternar entre aplicativos para conseguir os dados que busca, isso vai afetar drasticamente suas capacidades de gerenciamento de tempo e causará muita frustração.
Dica especial: Tarefas + Notas conectam as coisas que você precisa com as informações necessárias para concluí-las. Dessa forma, nada se perde no caminho. Experimente juntar Calendário + Tarefas + Notas para:
- Criar notas para eventos de maneira instantânea e ter acesso rápido mais tarde, diretamente do widget do calendário no Início.
- Preparar-se para reuniões de maneira mais fácil, com antecedência ou na hora. Prepare uma nota estrutura com apenas um clique, incluindo detalhes e opções de evento para itens de ação e notas.
- Pesquise por detalhes de evento (como data, local e lista de presença) para que seja mais fácil do que nunca acessar as informações que você precisa.
4. Defina prazos e se atenha a eles
O detalhe mais importante para qualquer tarefa é o prazo, não importa se você mesmo que o determinou ou se outra pessoa ou situação. Prazos fornecem um calendário e uma ideia de quanto tempo você vai precisar dedicar para cada tarefa.
Muitas pessoas organizam seu dia ao desenhar uma lista de tarefas e marcar cada uma quando for concluída. Infelizmente, esta abordagem não é favorável ao bom gerenciamento de tempo e pode ser contraproducente. Listas simples falham em determinar o tempo esperado para cada tarefa e são raramente priorizadas. Em vez de focar em listas de tarefas, organize suas tarefas por prazos. Porém, lembre-se de fazer concessões para projetos que consomem mais tempo.
Siga estas quatro regras para gerenciar melhor suas tarefas:
- Torne-a urgente. Quando você tem todo o tempo no mundo para concluir uma tarefa, é mais fácil procrastinar. Sem uma sensação de urgência, é tentador focar em atividades menos difíceis que geralmente não são relacionadas ao seu trabalho. Coloque um prazo antecipado para permanecer na tarefa e com motivação.
- Faça ela se encaixar. A maneira como você gerencia seu tempo é pessoal e as tarefas na sua vida possuem ritmos singulares. Organize seu calendário para conquistar estas tarefas de uma maneira que funcione para estes padrões, em vez de tentar forçá-las em um calendário definido.
- Deixe tudo acionável. Não vale apenas anotar o que precisa ser feito. Visualize como você vai fazer isso e o que você vai precisar. Com isso você estará preparada e pronta para concluir sua tarefa.
- Dê um significado. O prazo precisa importar e você precisa ser capaz de prestar contas, tanto para si quanto para a equipe.
Dica especial: Use o Evernote para definir (e cumprir) prazos e ficar por cima de tudo ao juntar o que precisa ser feito e suas notas nas Tarefas. Com as Tarefas, o que precisa ser feito vive dentro de suas notas, incluindo sinalizadores de prioridade, prazos e lembretes.
5. Faça intervalos mais inteligentes
O medo de perder a produtividade geralmente impede as pessoas de fazer intervalos quando precisam. E ainda assim, intervalos não são apenas saudáveis, como necessários para um dia produtivo. Eles funcionam melhor quando atendem os seguintes parâmetros:
- Um intervalo deve focar em uma atividade significativamente diferente do que aquela na qual você estava trabalhando.
- Ele deve te manter em uma mentalidade relacionada ao trabalho, permitindo que você volte a ele rapidamente.
- E o intervalo é útil, dado que seja feito quando você realmente precisar de um.
Os benefícios para a saúde de intervalos bem planejados a cada 45-90 minutos foram muito bem registrados. Eles fornecem uma noção de bem-estar ao reduzir o stress e se permitir focar mais no seu trabalho quando o intervalo termina.
Dica especial: experimente usar notificações no Evernote para automatizar seus intervalos. Dessa forma, quando você receber um lembrete para ter aquele intervalo necessário, permita-se. Não é um desperdício de tempo e você terá mais produtividade no geral.
Hora de se organizar
Rotinas de trabalho impulsionadas pela pandemia (como trabalho remoto e híbrido) causaram um grande estrago em como as pessoas gerenciam seu tempo, e não poder estabelecer um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional pode significar o desastre. Problemas em uma área podem facilmente transbordarem para outra, resultando em procrastinação, uma incapacidade de atender prazos, e até burnout.
É uma luta universal: você está tentando manter a produtividade em casa e no trabalho, mas as exigências, prazos e distrações parecem nunca acabar. Você precisa fazer mais com menos tempo e ter mais produtividade, mas como?
Com prioridades que estão sempre mudando, pode ser difícil se manter nos trilhos, mas como o Evernote, você pode gerenciar melhor seu tempo, ficar por cima das tarefas, planejar com antecedência e ter mais produtividade. O Início, Calendário e Tarefas trabalham juntos para melhorar os recursos já existentes para ajudar você a fazer mais coisas.
Tarefas + Notas se juntam para ajudar você a chegar nos seus objetivos mais rapidamente, diminuindo o espaço entre o que você precisa fazer e as informações necessárias para isso.
Calendário + Notas + Tarefas dão uma carga especial nas suas reuniões, acelerando o seu tempo de preparação com todas as informações que você precisa com um clique.
Início + Notas + Calendário + Tarefas estruturam seu dia em um painel de controle organizado que consolida o que você precisa saber com o que você precisa fazer. Suas notas mais importantes, tarefas mais urgentes, e calendário atualizado aparecem juntos em uma única exibição consolidada. Em vez de se sobrecarregar com informações, as informações trabalham para você.
Gerenciamento de tempo significa aproveitar ao máximo o seu tempo e fazer a coisa certa na hora certa. Um gerenciamento de tempo inteligente empodera você para ter mais produtividade e ter mais progresso em diferentes áreas da sua vida tudo isso enquanto mantém o controle do seu stress e níveis de energia. Entender o valor do seu tempo significa que você raramente terá coisas demais para fazer e poderá desfrutar de cada momento do trabalho ou vida ao máximo.
