Vivemos em um mundo cheio de dados. Conectar diferentes fontes de dados ou tentar entender informações que estão chegando (e o seu conhecimento anterior) pode ajudar você a ter mais organização e eficiência. Pense como fazer conexões entre pedaços de informações para que o conhecimento possa fluir de maneira livre e ser acesso facilmente, economizando tempo para você focar nas coisas que mais importam.
Só que, você pode ser aquele funcionário sensacional ou pessoa melhor ainda, mas se não tiver organização, acabará como um cachorro em dia de mudança, tentando gerenciar tanto sua vida pessoal como profissional. Para atingir o máximo de produtividade e manter um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e profissional, é necessário organizar seu espaço físico, seus fluxos de trabalho e sua vida digital.
Métodos de produtividade são um bom lugar onde começar. Organizadores poderosos percebem o valor dos sistemas organizacionais, desde o mais básico (Eat That Frog ou o Calendário Seinfeld) até o mais complexo (GTD,ZTD, e, finalmente, PARA).
Qual método seria o seu ‘campeão’? Vamos avaliar os concorrentes principais para que você possa decidir quem ganhará o primeiro lugar.
Solução de produtividade nº 1: ‘Eat That Frog’
“Se o seu trabalho for comer um sapo, é melhor que seja a primeira coisa que você faça na manhã. E se o seu trabalho for comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro.”
—Mark Twain
Em nosso mundo extremamente rápido, estamos sempre enfrentando uma lista de tarefas que nunca acaba. A abordagem inteligente é identificar o seu ‘sapo’, sua Tarefa mais importante (MIT, ou TMI), e enfrentá-la primeiro. Esta interpretação bem literal da citação de Mark Twain foi concebida pelo autor de autodesenvolvimento e palestrante motivacional, Brain Tracy, e apesar de parecer simplista, faz parte da caixa de ferramentas de produtividade de todo organizador poderoso.
Então, como que você ‘come esse sapo’ sem ter uma grande indigestão? Identifique a tarefa e garanta que é algo que você consegue concluir dentro de quatro horas. Se o seu sapo vai levar mais do que metade de um dia de trabalho, separe-o em pedaços… digo, sapos menores.
Faça com que enfrentar seu sapo seja a primeira coisa todo dia, começando com um foco fresco e singular a cada manhã. Isso ajuda a preparar o seu sapo na noite anterior. Se você precisa editar um documento, por exemplo, certifique-se que ele é acessível e/ou abra-o na sua tela antes de desconectar na noite anterior. Evite distrações ao não verificar e-mails ou agendar uma reunião durante a manhã. Direcione todo seu foco e energia no seu sapo.
Vou comer meu sapo acompanhado do Evernote, por favor…
Dica especial: organize seus sapos ao etiquetar notas com palavras-chave para classificá-las por categoria, mesmo se estiverem salvas em cadernos diferentes. Você pode encontrar notas ao pesquisar por títulos, datas, tipos de conteúdo e palavras-chave (até mesmo palavras em fotos e escrita à mão) e obter resultados enquanto você digita.
Dica especial: Tarefas no Evernote dão a você a capacidade de identificar e priorizar seus sapos diários. Com as Tarefas e o Calendário (que sincroniza com suas contas Google Agenda) você pode gerenciar suas notas, calendário e tarefas no mesmo lugar. Listas de tarefas vivem dentro de suas notas, completas com sinalizadores de prioridade, prazos e lembretes para ajudar você a ficar por cima de tudo.
Apesar desta abordagem funcionar melhor ao focar no seu sapo mais urgente e importante, você também tem a opção de se afastar para ter uma visão abrangente de todas as suas tarefas. Desta forma, você pode manter sua lista de tarefas em contexto e priorizar melhor seus sapos, decidindo qual será o café da manhã de amanhã.
Solução de produtividade nº 2: Não quebre a corrente, também conhecida como o Calendário Seinfeld
Sim. Ela foi inspirada no comediante Jerry Seinfeld, que diz que ‘Não quebre a corrente‘ é uma parte essencial do seu sucesso fenomenal. Isso veio à tona quando seu colega comediante Brad Isaac perguntou a Jerry se ele tinha dicas para um jovem comediante que estava buscando seu lugar:
“Ele (Jerry) me disse para pegar um grande calendário de parede que tem um ano inteiro em uma página e pendurá-lo em uma parede importante. O próximo passo é pegar uma grande caneta vermelha. Ele disse que para cada dia que eu completar minha tarefa de escrita, é para colocar um grande X vermelho ali. Após alguns dias, haverá uma corrente. É só continuar que a corrente vai crescer a cada dia. Você vai gostar de ver aquela corrente, especialmente depois de já ter algumas semanas nela. Seu único trabalho é não quebrar a corrente.”
O que é mais impressionante sobre a história de Jerry Seinfeld, não são apenas os prêmios e conquistas, mas sim a produtividade incrível e consistência permanente delas. Motivado ou não, a única coisa que importa para ele é marcar de maneira consistente as tarefas e não quebrar a corrente. Usando este método, você vai acabar por construir hábitos organizacionais de longo prazo que vão melhorar cada aspecto da sua vida pessoal e profissional. Não é uma questão de como você se sente ou quanto de inspiração você tem, a questão principal é a consistência.
Mantenha a motivação com o Evernote
Dica especial: mudanças podem ser difíceis, especialmente se você está fazendo as coisas do mesmo jeito há um certo tempo. Porém, ao tentar fazer qualquer mudança em uma rotina, é importante ficar de olho no progresso para manter o foco e se manter no caminho certo. Uma maneira de fazer isso é registrando seus hábitos. Use o modelo de Acompanhamento de Hábitos do Evernote para registrar o progresso que você teve na construção de novos hábitos ou na hora de quebrar alguns antigos.
Dica especial: a Evernote também oferece modelos de calendário diário, semanal, mensal, e anual que podem ser salvos nos seus cadernos. Defina prazos e lembretes para acompanhar e enfrentar suas tarefas, motivando você a comemorar seus marcos e não ‘quebrar sua corrente’. Depois, desfrute daquela sensação gratificante de marcar “concluído” e ver ela ir para o final da sua lista (ou completamente fora dela)!
Solução de produtividade nº3: Get Things Done (GTD) e Zen to Done (ZTD)
GTD: Get Things Done
O método GTD de David Allen é baseado em registrar todas as suas tarefas e projetos e depois separá-las em passos acionáveis dentro de limites de tempo definidos. Ele é baseado em cinco princípios fundamentais:
- Capture—Escreva, registre ou junte toda ou qualquer coisa que tenha sua atenção em uma ferramenta de coleta, como o Evernote.
- Esclareça —É acionável? Se for, determine os passos necessários para enfrentar as tarefas.
- Organize—Organize-as por prioridade ou categoria no seu sistema de produtividade.
- Reflita—Reveja seu conteúdo com frequência para ter foco novamente.
- Inicie—Tome decisões com clareza.
O método de produtividade GTD engloba uma grande quantidade de casos de uso e é simples o bastante para dar suporte a um sistema pessoa, porém complexo o suficiente para enfrentar alguns dos seus maiores projetos profissionais.
ZTD: Zen to Done
Se toda essa estrutura parece ser um pouco demais, o ZTD tem uma abordagem mais minimalista. “É uma questão de hábitos e ação, e não sistema ou ferramentas”, é como o fundados do Zen to Done (ZTD) Leo Babauta descreve sua abordagem para produtividade. ZTD, como ele nota, coloca a ênfase em simplificar tarefas e focar em um hábito por vez.
ZTD requer que você reduza suas metas e tarefas para o que é essencial e foque no que é importante. Isso significa alinhar projetos com suas metas e simplificar seus compromissos. Isso pode ser feito em uma escala diária, semanal ou mensal. Leo diz que o objetivo do ZTD é tirar “o máximo de coisas possível da sua frente, para que você possa focar em fazer o que é importante e fazer bem feito.
Implementando GTD e ZTD com o Evernote
Dica especial: o widget de Notas Filtradas—o primo poderoso do widget de Notas—permite que você selecione o conjunto exato de notas que gostaria de ver no Início. Você pode criar conjuntos de conteúdo baseado em critérios de pesquisa e colocá-los no seu painel de controle. O widget de Notas Filtradas refina o que você vê, somente exibindo notas com áudio, ou listas, ou palavras-chave, por exemplo.
O Início no Evernote é um local poderoso para implementar o GTD porque você pode ver todos os seus projetos e passos no fluxo de trabalho em um só lugar. Usar o widget de notas filtradas dá a você uma visão geral de cada passo no fluxo de trabalho inteiro.
Solução de produtividade nº4: O Método PARA
Desenvolvido pelo especialista líder em produtividade, Tiago Forte, este método é mais sobre se organizar e menos sobre produtividade. Dito isso, ter organização é essencial para a produtividade.
O sistema de produtividade PARA gira em torno de quatro categorias de alto nível identificadas estrategicamente que envolvem sua vida pessoal e profissional:
- Projetos—Uma meta ou tarefa específica com um prazo. Exemplo: criar um novo manual do funcionário.
- Áreas—Uma área de responsabilidade que geralmente tem um padrão a ser mantido. Exemplo: Recursos Humanos.
- Recursos—Tópicos de interesse contínuo e materiais relacionados. Exemplo: Seu arquivo de recurso terá uma coleção de documentos relacionados a políticas de férias, benefícios e procedimentos de comunicação.
- Arquivos—Itens que não estão mais ativos ou precisam de conclusão de tarefa. Exemplo: projetos que foram concluídos, áreas que você não tem mais obrigação de manter, ou recursos que não precisam mais do seu interesse.
Implementando o Método PARA com o Evernote
A flexibilidade do Evernote significa que há maneiras ilimitadas de usar a plataforma e organizar de maneira integrada sua vida. Você pode facilmente estruturar tarefas e informações relacionadas de acordo com o Método PARA, mas específico para suas necessidades:
Projetos: O Evernote Teams é o seu hub de gerenciamento de projetos, e guarda todas as ideias, documentos, notas de reunião, linhas do tempo e listas de tarefas relevantes no mesmo lugar e acessíveis para as pessoas certas. Com tudo sendo organizado dentro de cadernos e spaces, você pode acompanhar facilmente linhas do tempo e prazos. Dessa forma, você garante que todos estão na mesma página, não importa se estão trabalhando no escritório ou remotamente.
Áreas de responsabilidade: você pode implementar isso no Evernote usando as Tarefas, que consolidam suas tarefas e notas, criando o contexto que precisa para fazer progresso. Tarefas e notas se juntam para ajudar você a atingir suas metas mais rápido, eliminando o espaço entre o que você precisa fazer e as informações que precisa para fazer isso.
Recursos: Com o Web Clipper do Evernote, você captura uma vez e está salvo para sempre. Quando você encontrar algo bom, capture-o. Cada artigo de pesquisa e pedaço de inspiração é coletado no Evernote onde você pode sempre encontrá-lo quando precisar.
Arquivos: qualquer coisa das categorias anteriores que não está mais ativa. É só criar uma nova etiqueta chamada Arquivo e anexá-la às suas notas antigas. Coloque um prefixo nos nomes de cadernos e pilhas com um X para enviá-las para o final de suas listas. Assim que algo não estiver bem no centro, você pode querer movê-la, mas ainda pode manter caso precise novamente.
Lembre-se de tudo, conquiste qualquer coisa
Definindo a visão da empresa em 2021, o CEO da Evernote Ian Small disse: “Vemos um futuro onde você pode ter mais organização e confiança, impulsionar sua produtividade no local de trabalho, buscar seus sonhos pessoais, e manter sua vida diária nos trilhos. E vemos o Evernote no coração deste movimento.”
Quando o Início, Calendário e Tarefas se juntam e se conectam com suas notas, algo especial começa a acontecer. Juntos, eles estruturam seu dia em um painel de controle organizado que consolida o que você precisa saber com o que você precisa fazer. É simples desse jeito, mas ainda assim muito efetivo. Suas tarefas mais urgentes e calendário atualizado aparecem juntos em uma única exibição consolidada, para que na hora que você abrir o Evernote, todos seus pedaços de informação importantes estejam conectados e a produtividade chama.
