Лето — это время для заслуженного отпуска. Время для отдыха и перезарядки. После чего, когда наступает момент возвращаться, вам уже не терпится взяться за дело.
Но есть кое-что, к чему не особо хочется возвращаться — к горе писем. Один читатель мне написал: «Обычно я хорошо справляюсь с потоком писем, но когда уезжаю на конференцию, все выходит из-под контроля. Потом приходится тратить полтора-два дня, чтобы разгрести ящик. Можете что-то посоветовать?»
Расскажу о трех вещах, которые помогут избежать завала писем после следующей поездки.
1. Выдерните затычку
Наверняка, вы видели, как переливается ванна с водой: затячка на месте, вода все прибывает, но ей некуда деться. То же самое может случиться с вашим ящиком. А между тем, в поездке вы вполне можете разобраться с частью писем.
Конечно, речь не идет о том, чтобы весь отпуск провести за почтой. Но тем, кого захватывает тревога от незнания, может быть полезно время от времени заглядывать в ящик. Так будет гораздо проще наслаждаться отпускать и не мучить себя размышлениями, как там идут дела в ваше отсутствие.
В поездках довольно часто приходиться просто ждать. Вы стоите в очереди, ждете пока объявят гейт на ваш рейс и начнется посадка, ждете, пока все пассажиру взойдут на борт, и когда привезут багаж по прилёту. За это время можно успеть разобраться с письмами, которые не требуют от вас многого. Например, пришло приглашение на встречу. Найдите минутку, чтобы ответить. Так, коллеги не застрянут в неизвестности, а вы сможете составить свое расписание еще до приезда.
Удалите спам и рассылки. Вероятность того, что вы пропустите что-то важное, очень невысока. Поставьте отдых на первое место.
Поищите письма, на которые можно ответить быстро ответить. Надиктуйте ответ на телефон и перешлите файл коллегам. Так вы точно не станете тем, на ком встанет проект или обсуждение.
С таким подходом письма продолжат вам приходить, но со многими вы сможете сходу разобраться. Вы вернетесь, полными сил, и не утоните в запросах.
2. Выключите воду
Настройте автоответчик и вы сможете сформировать у коллег и клиентов верные ожидания относительно того, когда вы вернетесь из отпуска. Однако, если вы просто назовете дату, это еще не будет означать, что они не будут писать вам, пока вы в отъезде.
Если добавить кое-какие детали, вы сократите число входящих и поможете коллегам и клиентам соориентироваться в свое отсутсвие.
- Четко укажите, в какой период вас не будет. Пусть не гадают. Люди обычно с уважением относятся к чужому отпуску, если точно знают даты.
- Расскажите, с кем можно связаться вместо вас и оставьте контакты этого человека. Редко случается такое, что вы — единственный человек, кто может ответить на вопросы и помочь. Пусть другие последят за ситуацией, пока вас нет. А вы сможете сделать для них то же самое, когда придет время для их отпуска.
- Объясните другим, как лучше всего ввести вас в курс дел, когда вы вернетесь. Хотите получать новости по одной или списком? Не заставляйте людей гадать. Возьмите на себя ответственность за выбор наименее затратного формата коммуникации.
Вот как может выглядеть автоответ на время отпуска, который поможет сократить число писем и упущенных новостей:
Сейчас я в отпуске.
Вернусь 15 августа, в понедельник. Лучше всего, если к моему возвращению вы подготовите одно письмо, где соберете все, что сделали, и все, на что мне нужно обратить внимание. В этом случае я точно не упущу ничего важного.
Если у вас срочный вопрос, свяжитесь с abc@defg.com.
Спасибо!
Если вы никогда не пользовались почтовым автоответчиков, то инструкции от Gmail и Outlook помогут вам все настроить.
Если как следует подойти к тексту автоответа, вы сможете делегировать автоответчику большую часть запросов. Наслаждайтесь отпуском, пока технологии делают за вас всю работу.
3. Группируйте важные в Evernote
Некоторым письмам мы рады, например, от клиента, который согласился с нами работать, или с хорошими новостями по текущему проекту. Не хочется, чтобы они затерялись среди других.
Если у вас Evernote Personal или Evernote Professional, то у вас есть уникальный почтовый адрес. С его помощью можно пересылать важные письма прямо в Evernote.
Как найти этот адрес? Запустите Evernote, нажмите на свое имя в верхнем левом углу и нажмите «Об аккаунте». Пролистайте страницу до строки «Входящий адрес для отправки заметок». Вот и он! Скопируйте адрес и занести в контакты, назовите, например, «Почта Evernote».
Когда в следующий раз получите письмо, над которым надо подумать или которое требует действий, перешлите его сразу в аккаунт Evernote. У вас появится заметка, в которой будет вся информация из письма. Теперь само письмо можно удалить или архивировать.
В эту же заметку можно сразу накидать идей или отложить до возвращения на работу. Нужен созвон, чтобы уточнить что-то из письма? Добавьте в ту же заметку все, что выясните по ходу созвона. Заметку можно перетащить в любой блокнот на ваш выбор.
Evernote позволяет собрать в одном месте информацию из разных источников. Но это еще не все — вы можете группировать блокноты, наборы и метки в систему, которая подходит именно вам.
Теперь вы можете спокойно наслажадться отпуском. Вы его заслужили. Вытащите затычку, перекройте воду и пусть Evernote сделает ваше возвращение приятным.
Фрэнк Бак (Frank Buck) — сертифицированный эксперт Evernote, а еще спикер, писатель и коуч. Он помогает специлистам навести порядок в расписании и окружении, чтобы повысить продуктивность, снизить стресс и получать удовольствие от жизни. Сайт Global Gurus давал Фрэнку первое место в категории «Тайм-менеджемент» четыре года подряд, с 2019 по 2022.
