Производительность

Как помочь команде повысить эффективность встреч

«Относитесь к встречам как к соли — вдумчиво приправляйте блюдо, чтобы обогатить его вкус, а не сыпьте в каждую ложку. Когда много соли, блюдо невозможно есть. Когда слишком много встреч, можно забыть о боевом духе и мотивации»,

— Джейсон Фрид (Jason Fried).

Все кто приходят на встречу — организаторы и команды — хотят, чтобы встреча прошла продуктивно; за минимальное время обменяться максимум информации и продвинуться в достижении целей компании. Встречи должны способствовать принятию решений, но в большинстве случаев происходит обратное: конкретного результата нет, а драгоценное время потрачено впустую.

Однако, при правильном подходе, менеджеры и наставники могут научить команды, как проводить успешные встречи и добиваться больших результатов. Этот навык также важен, как и другие, что требуются для управления людьми. Ваше участие в планировании, подготовке и расстановке приоритетов сделает значительно более продуктивными собрания, в которых никто не горит желанием участвовать, но без которых не обойтись.

Важность подготовки

Нет способа надежнее превратить встречу в потерю времени, чем прийти без должной подготовки. Если вам удастся создать условия, в которых ваша команда будет как следует готовиться к встречам, вы сможете добиться ошеломляющих результатов. Вот несколько приемов, которые могут вам в этом помочь:

  • Обозначьте цели встречи и определите, кто будет двигать дискуссию.
  • Поставьте цели, которые помогут продвинуться в проекте.
  • Составьте список всего, о чем нужно поговорить и разбейте информацию на понятные куски.
  • Проговорите с командой повестку встречи и запросите у них комментарии — у них может быть важная информацию, которую вы не учли. Когда повестку формируется общими усилиями, участники сильнее вовлечены и могут быть уверены, что важные для них вопросы будут затронуты.
  • Назначьте ответственных за ключевые аспекты встречи.

Совет Создавайте повестки для встреч в Evernote, делитесь ими с командой, чтобы все могли добавить в повестку что-то от себя. Если у вас настроена интеграция с Google Календарем, вы сможете прикрепить повестку к событию в календаре и настроить уведомление, которое напомнит открыть повестку перед началом встречи.

Сделайте расстановку приоритетов своим приоритетом

«У встреч должна быть цель — пусть в вашем рабочем процессе цель будет важнее привычки»,

— Крис Фассел (Chris Fussell).

Самое сложное в планировании встреч — решить, что важно, а что нет. Если не расставить приоритеты, то во время встречи участники быстро потеряют концентрацию из-за обилия маловажных деталей. Ключ к эффективной встрече — не отвлекаться, а для этого нужно оценить все темы для обсуждения и расставить приоритеты.

Разместите темы в повестке в порядке их значимости. Это значит, что нужно начать с вопросов, которые требуют наибольшего внимания и могут оказать наибольшее влияние на дальнейшую работу, а мелкие маловажные темы оставить напоследок. Если встреча затянется, вы сможете обсудить вопросы из конца списка уже после.

Как отмечает Крис Фассел из McChrystal Group, компании, которая среди прочего специализируется на тренингах для руководителей, «у встреч должна быть цель — пусть в вашем рабочем процессе цель будет важнее привычки».

Существует немало проверенных техник, созданных помочь менеджерам определить и расставить приоритеты, например ABCDE, SCRUM и MoSCoW. Большинство из них сводится к тому, чтобы понять, что требует действия в первую очередь, а к чему получится подступиться только после завершения других задач. В зависимости от устройства компании вы можете дать менеджерам свободу разработать собственные техники расстановки приоритетов, которые лучше подойдут нуждам команды.

Совет Задачи помогут расставить приоритеты для встречи заранее и распределить обязанности между членами команды. Команда получит доступ к информации до встречи и сможет отметить пункты в повестке, которые требуют обсуждения. Настройте напоминания для пунктов, которые пока не в приоритете, но заслуживающее внимания, помните о зависимости одних задач от других — мы упоминали об этом выше.

Тренируйтесь эффективно фиксировать информацию

Важно, чтобы вся информация, которую представляют во время встречи, была зафиксированна, в идеале сразу, а потом доступна для всех, кому она может понадобиться — так усилия на подготовку не будут потрачены впустую.

Если фиксировать всю информацию сразу, обсуждаемые темы сохранят актуальность и единство, а вся команда будеь в курсе. Протокол встречи стоит выстраивать вокруг того, что требует действия, т.е. задач, без которых не продвинуться к целям встречи. В протоколе нужно зафиксировать, какие решения были приняты, что нужно сделать для их реализации и кто за что отвечает.

Совет Воспользуйтесь шаблоном протокла встречи от Evernote, чтобы не упустить ничего важного. Запишите аудиозаметку, чтобы зафиксировать обсуждение и вернуться позже к ключевым моментам, чтобы уточнить детали. Поделитесь протоколом, чтобы все могли быстро получить доступ ко всей информации в одном месте. Позже команда сможет добавить свои комментарии и оповестить остальных. Это создаст условия для эффективной коммуникации, и все смогут сразу приступить к своим задачам.

За спиной всех успешных сотрудников стоит хороший коуч

В условиях когда компании переходят на гибридный формат, а сотрудники работают удаленно, значимость встреч растет. Именно они обеспечивают координированность внутри команды, отдела или всей компании в работе над общими целями. Роль лидера требует немало усилий, и в то же время несет с собой немало преимуществ, но при правильном подходе и с надежными инструментами, вы сможете помочь своей команде добиться успеха в проведении встреч.

Организуйте работу и наведите порядок в повседневных делах с Evernote.

Зарегистрируйтесь бесплатно