Встречи — это то еще испытание для нашего внимания. Вот почему так важно фиксировать что на них происходит. Хороший протокол помогает вспомнить кто что говорил, какие решения приняли и разобраться, как действовать дальше. Без него легко оказаться в ситуации, когда никто ни в чем не уверен, потому что под конец встречи было уже сложно сосредоточиться.
Если это вы обычно фиксируете, что происходит на встрече, вы наверяка сталкивались с дилеммой: пишешь мало — обязательно упустишь что-то важное; пишешь много — коллегам потом самим разбираться, что важно, а что нет. Предполагаю, что вы не ставите себе целью помучить свою команду, поэтому расскажу вам о пяти приемах, которые помогут зафиксировать все самое важное и сделать так, чтобы от записей потом был толк.
1. Набросайте повестку
Когда-нибудь бывали на встрече, которая так далеко отошла от темы, что спрашивали себя, когда же это все закончится? Нам тоже это знакомо. От такого исхода может защитить повестка. По словам доктора Табитв Харт из Университет штата Калифорния в Сан-Хосе, повестки структурируют встречи. Так всем участникам проще сосредоточиться на важном, а вам не придется фильтровать обсуждения не по теме, когда вы фиксируете ход встречи.
Чтобы составить повестку, распишите встречу по пунктам. Важно, чтобы все пункты:
Были четко сформулированы и их можно было осветить за время, отведенное под встречу
Были нацелены на получение какого-то результата и направляли обсуждение в нужное русло
Закладывали время на обсуждение
2. Используйте надежное приложение для записей
Во время встречи не всегда ест ьвремя подумать, как лучше структурировать все озвученные идеи. Если вы пишите от руки, потом сложнее перераспределить записи. От записей будет больше толка, если вы воспользуетесь приложением вроде Evernote. Так с записями будет легче работать и добавлять что-то потом. Вы сможете быстрее фиксировать информацию, сразу поделиться ее с коллегами и отыскать какие-то старые заметки.
3. Выделите ключевые моменты в протоколе
Протокол должен быть понятен при одном взгляде. Так кто угодно сможет с ним ознакомиться много дней или недель спустя и быстро найти нужную информацию. Для этого включите в протокол:
Имена всех участников встречи
Пункты повестки
Что и когда должно быть сделано по итогам встречи
Главные итоги обсуждений
Все решения, которые были сделаны во время встречи
4. Думайте на будущее
Это простой но эффективный прием, который поможет избежать ситуации, когда вы стараетесь записать все детали. Когда делаете запись, спросите себя, будет ли это иметь значение в будущем — и если нет, не записывайте. Фиксируйте обсуждения, только если они значимые. Старайтесь, чтобы ваши записи были безэмоциональными.
5. Не бойтесь высказываться
Вы делаете записи во время встречи, и тут кто-то упоминает сокращение или кодовое слово, которые вы до этого не слышали, или же формулирует свою позицию не так четко, как можно было бы. Стоит ли прервать обсуждение и уточнить, о чем идет речь? Да! Конечно, может быть неловко останавливать встречу. Однако, вам стоит это сделать, если вы неуверены, кто что сказал или пропустили, что именно обсуждала команда. Если вы не успеваете за развитием разговора, вероятно, вы не одни.
Вот несколько фраз, котоыре помогут в таких ситуациях:
«Хочу уточнить, вы сейчас сказали … Все так?»
«Извините, немного остаю, не могли бы вы прояснить, что значит Х?»
«Мне кажется, что я не до конца понимаю, о чем тут шла речь. Не могли бы вы повторить, что вы говорить об Х?»
«Прошу прощения, возможно только я не в курсе, но что значит Х?»
Эти рекомендации помогут вам избежать ситуации, когда вы яростно стучите по клавиатуре, чтобы зафиксировать все, что говорят участники встречи. Используйте приемы, которыми мы поделились, когда в следующий раз будете вести протокол встречи, и вы сможете более компактно изложить самые главные мысли, и ваша команда скажет вам потом «спасибо».
