Использование Evernote

Рабочие встречи не должны вызывать у вас плохие ассоциации

«На встречу отправляют тех, кому там не место, чтобы заниматься никому ненужными вещами»

— Неизвестный автор

Звучит как заблуждение? Возможно. Звучит грубо? Определенно. Однако, этот неизвестный мизантроп точно сформулировал широко распространенную сегодня точку зрения на рабочие встречи. Несмотря на то, что встречи могут быть важными, их чаще расценивают как отвлечение и пустую трату времени, нежели как неотъемлемую часть рабочего процесса. Давайте начистоту: многие из нас терпеть не могут встречи.

Но все может быть по-другому. Продуктивные встречи позволяют вам с коллегами передавать и обмениваться информацией, решать проблемы и разрешать споры, лучше работать, как по одиночке, так и в команде, и двигать проекты вперед. Если все спланировать заранее и следовать этому плану, вы сможете сократить время встречи, не жертвуя качеством, а участники получат необходимую информацию и вернутся к работе, не потратив времени впустую.

Согласно последнему опросу Lucid Meetings, 45% опрошенных сотрудников проводят по одной встрече в неделю, а участвуют в трех или четырех. Если сократить время, потраченное на те встречи, не только появится возможность поработать над другими задачами, но и сами встречи станут продуктивнее и принесут лучший результат.

Общая продуктивность тоже вырастает, а в некоторых случаях достигает на удивление высокого уровня. Если вы ищете способ вовлечь команду на встречах и придерживаться плана, мы знаем, на что обратить внимание.

Продуктивные встречи начинаются с проработанной повестки

Проработанная повестка помогает добиться собранности участников и настроить их на обмен идеями. Если в повестке всего пара фраз, легко запутаться, упустить главное и не развить важные идеи. В итоге, вся затея со встречей не приведет к желаемому результату, а сама встреча растянется без необходимости.

В хорошей повестке будут прописаны цели встречи, перечислены задачи или вопросы, которые нужно проработать. Вот о чем стоит подумать, когда готовите повестку:

  • Поделитесь с командой повесткой и соберите их комментарии до встречи. Если у команды возникли проблемы или вопросы, добавьте их в повестку.
  • Дайте всем участникам доступ к повестке по крайней мере за день до встречи, чтобы им хватило времени подготовиться.
  • Проверьте, что все темы встречи распределены внутри команды.
  • Используйте инструмент, который доступен всей команды и обладает достаточным набором функций, чтобы подготовить, провести встречу и разослать всем информацию после.

Подсказка  Шаблоны Evernote помогут подготовить повестки. Настройте шаблон для встреч, которые проходят регулярно, и поделитесь им с командой, чтобы они могли оставить свои комментарии.

Фиксируйте все важное, что происходит на встрече

Проработанная повестка служит дорожной картой встречи, с ней можно быть уверенными, что вы все обсудите и не потеряете время. Как только понятно, на чем нужно сосредоточиться, команда начинает думать на проблемами, искать возможные решения и делиться идеями.

Что дальше? Кратко изложить и передать команде всю информацию со встречи и принятые решения — важная задача, которая часто занимает много времени. И чем больше времени проходит между встречей и обещанной «выжимкой», тем больше вероятность, что какие-то важные моменты забудутся. Если фиксировать информацию прямо прямо во время встречи, задача значительно упрощается. А если вы храните всю информацию со встреч в одном месте и там же обмениваетесь ею, на письма и вовсе не будет уходить много времени.

Подсказки

  • Заполнять протокол встречи можно отдельно или включить его в тот же документ, где хранится повестка. Если вы все же создаете отдельную заметку, прикрепите ссылку, чтобы легко ориентироваться в материалах встречи.
  • Вы точно ничего не упустите, если запишите аудио встречи — в той же заметке, на компьютере или со смартфона. Сюда же можно прикрепить фото доски, документы или записки. Так будет проще структурировать информацию со встречи и быстро пускать ее в дело.

От слов к делу — ставьте задачи по итогам встречи

Ваша встреча прошла успешно — поздравляем! Вся команда вовлеклась в обсуждение, вы придерживались повестки и неплохо продвинулись по нескольким основным вопросам. Все самое важное со встречи зафиксировано и разослано команде. Но если в этот момент не поставить задачи по итогам встречи, все это было зря.

Чтобы измерить, насколько вы продвинулись к цели, нужно ставить задачи после каждой встречи — что-то, что вы обсуждали на встрече, что напрямую связано с главной целью, и что должно быть сделано, чтобы двигаться дальше. У каждой такой задачи должен быть член команды, кто за нее отвечает, а у самой задачи — описание ожиданий и срок. Задачи должны быть максимально четкими и не мешать команде делать остальную работу. В этом случае полезно связываться с ответственными по задачами после встречи и проверять, что у все знают, что происходит и что от них ожидается.

Подсказка Лучше всего, если повестка, протокол встречи и задачи будут храниться в одном месте, так вы потратите меньше времени на то, чтобы вычленить из своих записей, что и кто должен сделать. Если у задач есть ответственные, хорошо бы настроить напоминания, чтобы все помнили об обещаниях и сроках. Еще можно попросить команду добавлять информацию, о том как идет работы над задачами в тот же, документ, где была повестка.

Ваши встречи обретут смысл с Evernote

На встречи не должна уходить масса времени. С правильным подходом — и правильными инструментами — вы сможете проводить продуктивные встречи, от которых будет толк.

Мы хотим, чтобы у вас встречи ассоциировались с чем-то классным.

Организуйте работу и наведите порядок в повседневных делах с Evernote.

Зарегистрируйтесь бесплатно