Чтобы дела компании шли хорошо, а рабочая атмосфера была здоровой, важно сохранять баланс между работой и домом. Сотрудники, которые перерабатывают, становятся непродуктивными, много времени тратится впустую из-за стресса и усталости, что быстро начинает сказываться на рабочих встречах и дедлайнах. Проблема действительно стоит очень серьезно: исследование, которое провели Workforce Institute@UKG показало, что 43% работников беспокоятся о выгорании и почти 60% менеджеров приняли какие-то меры по борьбе с ним в 2020 году.
Работа менеджера состоит в том, чтобы помогать команде сохранять баланс между работой и домом. Что вы делаете, чтобы у ваших подчиненных оставалось время на достижение личных целей и силы на продуктивную работу? Можете ли вы подать пример?
Стоит начать со встреч. Если вы сможете органично интегрировать встречи в рабочий процесс — работы станет меньше, а не больше, а сами встречи будут нацелены на конкретный результат, тем проще вам будет отыскать для себя ту зону комфорта, в которой достигнут баланс между работой и домом.
Тут пригодятся рациональный подход и правильные инструменты.
Нужна встреча или нет? Вот в чем вопрос.
Встреча — это часто повод отложить решение проблемы. Что-то пошло не так, вы назначили встречу, чтобы с этим разобраться, а значит до самой встречи можно пока забыть о проблеме. Такой подход может нанести много вреда: нарушить рабочий процесс команды и заставить вас пересмотреть приоритеты.
Но есть и другой путь. Когда возникает проблема, подумайте, создаст ли встреча подходящие условия для ее решения. Задайте себе конкретные вопросы, например:
- Требует ли проблема немедленного решения? Может ли поиск решения негативно сказаться на продвижении по другим проектам?
- Нужно ли еще чье-то участие для решение этой проблемы? Если так, то кому в команде придется иметь с этим дело или на чью работу повлияет такое участие?
- Нужно ли собираться и обсуждать проблему или достаточно отправить сообщение или письмо со всей информацией?
- Какие цели у встречи и как время, потраченное на нее, поможет их достигнуть?
Ответы на эти вопросы помогут сократить число ненужных встреч и провести те, что останутся, более продуктивно и за меньшее время. Для этого нужно прийти подготовленными и собранными, сосредоточиться только на тех вопросах, что имеют прямое отношение к теме встречи, и не отвлекаться на то, что может подождать.
Подсказка Если собрать всю информацию в Evernote, будет проще сгруппировать идеи и цели, а затем представить их команде. Комментарии, вопросы, решения, задачи, темы для обсуждения — хорошая мысль может возникнуть в любой момент. С Evernote вы сможете сохранять и упорядочивать контент прямо на ходу — в спортзале, на стоянке, или в приемной у врача.
Подсказка Вы решили не назначать встречу, но проблема все еще ждет своего решения. Поставьте задачу команде напрямую — они смогут оставлять свои комментарии, вопросы и решения в одной заметке прямо в приложении.
Уравновешивайте встречи другими задачами
Менеджерам нужно всегда быть в курсе всего, что происходит в команде: у кого какие зоны ответственности, как продвигается работа и какие вопросы нужно прояснить. Если к такой информации есть постоянный доступ, легче разобраться, какие задачи требуют внимания в первую очередь и когда и при каких условиях пора проводить встречи по ним. Это важно в ситуациях, когда вы принимаете решение о встрече и взвешиваете все остальные задачи команды.
О чем стоит помнить, когда планируете встречу:
- Разносите встречи по времени, когда это возможно — не поддавайтесь соблазну сгруппировать все встречи в один день, чтобы поскорее покончить с ними. Вам и команде понадобится время, чтобы переварить информацию и принять разумное решение прежде, чем окунаться в новую встречу.
- Сформулируйте цели, заранее проработайте повестку встречи и придерживайтесь плана во время встречи. Так вы не потратите время впустую на отвлеченные темы.
- Не спешите переносить встречу, если кто-то в команде не может присутствовать из-за других задач. Исключение можно сделать, если без этого человека проблему никак нельзя решить. Обязательно обсудите повестку до встречи, чтобы получить обратную связь от команды. Если понадобится что-то поменять, начинайте с повестки и только потом меняйте время.
Подсказка Главная поможет увидеть, какие задачи стоят перед вами каждый день: настройте внешний вид по себя и разместите списки задач. Используйте флажки, дедлайны и эмодзи, чтобы отразить приоритет конкретной задачи или придумайте метки. Когда календарь под рукой, одного взгляда достаточно, чтобы понять, есть ли время на еще одну встречу и когда.
Делегируйте и просите помощи
Активные менеджеры знают как и когда делегировать, например, когда стоит передать часть или даже всю повестку кому-то другому. Можно и вовсе сменить тактику и распределить нагрузку равномерно — назначить ответственных за каждую задачу. Конечно, тут важно сохранить баланс: сохранить зону своего влияния и в то же время дать другим почувствовать, что они тоже за что-то отвечают.
Чтобы начать делегировать, важно разобраться что и кому можно доверить. У кого в команде есть нужные навыки? Кто может взять еще пару задач? Какую работу вам нужно снять с себя? Если вы делегируете правильные задачи правильным людям, им становится понятно, что вы верите в их способности, они чувствуют поддержку и видят смысл в работе.
Для менеджеров же — это возможность высвободить время, снизить загрузку и избежать выгорания. В мире бизнеса, где все время что-то меняется, а изменения происходят с огромной скоростью, существует только одна постоянная: в сутках всего 24 часа и даже тимлидам нужно время на отдых.
Подсказка Когда нужно оценить, кто из команды лучше подойдет для какой задачи во время встречи, может оказаться сложно вспомнить навыки всех возможных кандидатов. Шаблоны для встреч помогут хранить информацию по всей команде, и вы всегда сможете быстро связаться с кем нужно, поддержать сокомандников в реализации их сильных сторон и выстроить доверительные отношения. А еще вам будет гораздо проще принять решение, кому делегировать задачи.
Встречи, задачи, повседневная жизнь
«Мы сильнее всего жаждем заполучить время в свое распоряжение, но распоряжаемся им совершенно неумело»
— Уильям Пенн.
Часов в сутках всегда будет не хватать, но можно научиться с большей пользой использовать свое время: отказаться от ненужных встреч, эффективнее проводить оставшиеся, передавать задачи в правильные руки. Начните подавать пример, и команда устремится за вами и сможет найти свои способы распределить рабочую нагрузку равномерно и добиться баланса между работой и домом.
