Вы знали, что в 2019 году каждый день в Америке проходило 11 миллионов встреч? Это более четырх миллиардов встреч в год! С тех пор, вслед за переходом на удаленку или к гибридному формату работы, время, проведенное на встречах только выросло.
При этом тремин «встреча» стал настолько тесно ассоциироваться с рабочей обстановкой, что мы порой забываем, что встречи — неотъемлемая часть нашей повседневной жизни. В само деле, почти все в нашем списке дел может означать встречу — поход к стоматологу, тренировка в спортзале. Очевидно, пора остановиться и задуматься, в чем теперь для нас смысл встреч.
Если переосмыслить встречи и найти правильные инструменты, которые помогут извлечь пользу в новых условиях, ежедневное взаимодействие с другими людьми станет продуктивным, а список дел — списком сделанного, причем не только на работе, но и в других сферах вашей жизни.
Фиксируйте информацию, как будто вы на рабочей встрече
«Если вы не записываете свои идее, они могут покинуть вас еще до того, как вы покинете комнату»,
—Ричард Брэнсон.
Сегодня, в условиях цифровизации, некоторые считают, что делать записи — это устаревшая практика. Тем не менее, это отдельный навык и своего рода искусство, к тому же польза от заметок может стать залогом успеха во всех сферах вашей жизни.
Если серьезно подойти к записям, не только вырастет ваша продуктивность, но также станет проще учиться новому, так как легче разобраться в структурированной информации. Вы получите лучший результат, если будете использовать этот навык в любой ситуации, которая подразумевает взаимодействие с другими людьми — прием у врача, обсуждение домашних обязанностей с семьей, разговор с учителями ваших детей, организация вечеринки с соседями.
Подходов к записыванию очень много, но есть и универсальные рекомендации:
- Ставьте цели. Определите, что вы хотите извлечь из «встречи» и как добиться намеченного наиболее эффективным способом.
- Расставляйте приоритеты. Решите, какие элементы задачи или взаимодействие наиболее важны, а какие не играют роли.
- Подготовьте вопросы. Составьте заранее список вещей, которые нужно выяснить.
- Фиксируйте главное. Записывайте ключевые слова и мысли. Сосредоточьтесь на том, что имеет наибольшее значение, не бойтесь упустить детали.
Подсказка Шаблоны для встреч помогут в самых разных ситуациях зафиксировать и быстро сгруппировать информацию. С Evernote легко составить протокол встречи, а когда она подойдет концу, просмотреть свои записи, ведь все материалы окажутся в одном месте.
Превращайте идеи в план действий
Продуктивная встреча, где бы она ни проходила — в переговорке, на родительском собрании или за обеденным столом — означает, что проблемы превращаются в список задач и определяются приоритеты, что и когда должно произойти, чтобы проблема разрешилась или поставленная цель была достигнута.
Давайте в качестве примера рассмотрим разговор за обеденным столом:
- Сформулируйте проблему: в доме беспорядок, потому что домашние обязаны не распределены.
- Определите конечную цель: убраться в доме и поддерживать чистоту в будущем.
- Опишите и распределите задачи, проговорите каждую с учетом общей нагрузки: поделите обязанности (мытье посуды, чистка ковра пылесосом, складывание постиранного белья) и решите кто за что будет отвечать. Учитывайте способности и количество свободного времени.
- Назначьте сроки и определите, с какой частотой должны выполняться регулярные задачи: посуду нужно мыть каждый день после ужина, перед просмотром сериалом и фильмом, ковер нужно пылесосить раз в неделю, не позже вечера воскресенья.
Если вы делегировали какую-то задачу, важно отслеживать ее выполнение. Возвращайтесь к списку дел время от времени. Можно ли что-то поменять в процессе, чтобы ваша «команда» стала эффективнее? Что хорошо работает и может быть использовано в будущем?
Подсказка Превратите список дел в задачи, настройте для них напоминания, назначьте срок и отметьте важные флажками. Настройте задачи под себя. Когда вы назначаете задачи членам команды или семьи, вы можете разрешить им оставлять комментарии и предложения — так вы будете уверены, что все в курсе происходящего.
Пусть все будет в одном месте
От встреч есть толк, когда у всех участников есть все необходимое в нужный момент, а если какой-то информации не хватает, ее можно быстро получить. Речь идет о расписаниях, перечне задач, свежих материалах и изменениях в приоритете. Если вся эта информация собрана в одном месте, нет нужды рыскать в нескольких приложениях или сверять данные, чтобы приступить к делу. Главное удобство — кто угодно из вашей команды сможет быстро получить к ней доступ, будь то коллеги по крупному проекту или близкие, у кого постоянно меняется загрузка.
На первом месте — ясность, на втором — ответсвенность. Если ставить сроки для задач и измеримые цели, все будут знать, что от них ожидается. Убедитесь, что у всех есть информация, необходимая для достижения цели, и что все готовы взять на себя ответственность за свои задачи. Если за каждую задачу кто-то отвечает, у нее есть срок и понятный план действий, вы добьетесь поставленных целей быстрее, вовремя и в рамках бюджета.
Подсказка Главная поможет спланировать ваш день и держать всю необходимую информацию перед глазами. При этом неважно, какие перед вами стоят задачи — по работе, учебе, домашние дела или семейные вопросы.
Проводите каждую встречу с успехомКо
встречам можно относиться по-разному — любить или ненавидеть — но без них не обойтись ни на работе, ни в повседневной жизни. Чем быстрее вы начнете с ними справляться, тем быстрее вы начнете замечать, в чем их смысл и какие возможности для личностного роста они таят. Что бы ни происходило в вашей жизни, Evernote поможет за всем уследить и удержать контроль, не только над встречами, но и над другими сферами вашей жизни.
