У нас всех всего 24 часа в сутках. Тем не менее, некоторым удается успевать больше, чем другим. В чем их секрет? Тайм-менеджемент — то, как они изо дня в день планируют, расставляют приоритеты и работают на результат. Нельзя получить в свое распоряжение больше времени, но если вы сможете умело им распорядиться, то станете счастливее, бодрее и продуктивнее.
То, как вы распоряжаетесь своим временем, во многом зависит от ваших обстоятельств, но пара общих советов помогут вам несколько упорядочить рабочие и повседневные дела и положительно скажутся на ваших навыках тайм-менеджмента, в независимости от того, сколько вам нужно успеть.
1. Получите общую картину
Слышали поговорку «за деревьями леса не видно»? Практически невозможно работать продуктивно, когда не знаешь, за что браться и начинаешь тонуть в деталях. Нужно получить общую картину: трезво оценить расписание и масштаб загрузки. Только тогда вы сможете понять, на чем нужно сфокусироваться и сможете продвинуться в делах.
ПодсказкаЕсли подключить к Evernote Google Календарь, будет проще увидеть весь объем работы и разбить его на мелкие задачи. Это позволит объединить расписание и заметки: вы сможете быстро навести порядок, прикрепив заметки к событиям.
2. Определяйте приоритеты как можно раньше
Чтобы гарантировать себе продуктивный день, расставляйте приоритеты. Важно понимать, что нужно сделать в первую очередь и почему, и представлять, какие сроки у каждой из задач. Лучше всего этим заняться накануне и трезво оценить, какого результата хотите добиться и сколько времени на это понадобится.
Вот к чему стоит стремиться:
- Собирайте все задачи в один список, а затем распределяйте их по месяцам, неделям или дням.
- Отделяйте важные и срочные задачи от тех, что могут подождать.
- Встраивайте задачи в свой день: уделяйте время в первую очередь самым важные, а остальные оставляйте на потом.
Подсказка Задачи в Evernote помогут уследить за всем в течение дня. Эта функция группирует задачи и отображает их списком, чтобы вы могли вычеркивать сделанное. Вы можете добавить любую необходимую информацию по задаче: проект, срок, время на выполнение и так далее. Смело меняйте детали, чтобы распределить загрузку и составить расписание, которое охватит все ваши обязательства.
3. Собирайте информацию в одном месте
Доступность играет большую роль в эффективном тайм-менеджментом. Время, которое вы тратите на поиски нужной информации, потрачено зря. Упростите себе задачу и соберите все заметки, списки дел и расписания в одном месте. Так вы в любой момент сможете остановиться и оценить свою ситуацию целиком, а затем лучше расставить приоритеты. Вы больше не потеряете время на попытки вспомнить, куда и что вы записали.
Чем проще найти нужную информацию, тем быстрее можно приступать к делу. Если вам постоянно приходится переключаться между приложениями, чтобы что-то найти, никакой тайм-менеджмент не поможет, и раздражение от работы будет только копиться.
Подсказка Задачи и заметки объединяют все, что вам нужно сделать с необходимой информацией. Так точно ничего не потеряет. Попробуйте совместить календарь, задачи и заметки:
- Мгновенно создавайте заметки для событий и быстро переходите к ним потом, через виджет календаря на Главной.
- Готовьтесь к встречам легко — заранее или прямо на месте. Одно нажатие, и у вас готова структурированная заметка, где собраны все детали мероприятия, список всего, что нужно сделать по итогам, и ваши пометки.
- Наберите в поиске детали события — дату, время, место или участников — и вы быстро получите доступ к нужной информации.
4. Устанавливайте сроки и придерживайтесь их
Самая важная деталь любой задачи — это ее срок, и не важно установили вы его сами для себя или он задан кем-то еще. Дедлайны формируют расписание и дают понимание, сколько времени нужно уделить каждой задаче.
Многие составляют список дел и по очереди все выполняют, и так структурируют свой день. К сожалению, такой подход не помогает лучше распределять время, а может и вовсе сработать против вас. Простое перечисление задач не учитывает, сколько времени уйдет на каждую задачу, и они редко расставлены в порядке приоритетов. Сместите фокус своего внимания с собственно списка на сроки и расставьте задачи по срочности. Обязательно заложите дополнительное время для сложных проектов.
Чтобы лучше справляться с задачами, соблюдайте четыре правила:
- Создайте ощущение срочности. Когда время на задачу не ограничено, гораздо проще прокрастинировать. Если что-то несрочно, велик соблазн взяться за менее трудозатратные задачи, часто не связанные с работой. Поставьте себе ранний срок, чтобы сосредочиться на задаче и сохранить мотивацию.
- Выберите подходящее время. Каждый распоряжается временем по-своему, и выстраивает жизнь в определеннном ритме. Планируйте загрузку так, чтобы работать над задачами, не нарушая привычного ритма, и не пытайтесь впихнуть их в устоявшийся график.
- Продумайте план действий. Не ограничивайтесь простым перечислением всего, что нужно сделать. Представьте, как именно вы будете это делать, и что для этого понадобится. Так вы настроетесь на выполнение запланированного.
- У задачи должен быть смысл. Срок должен что-то значить, а вы должны чувстовать ответственность перед собой и перед командой.
Подсказка Evernote позволяет задать срок и придерживаться его с помощью Задач, которые объединяют в себе заметки и список дел. Список дел живет внутри ваших заметок: важные задачи можно отменить флажком, для любой поставить срок и настроить напоминания.
5. Отдыхайте с умом
Люди часто отказывают себе в перерывах, боясь потерять в продуктивности. Однако, перерывы не только полезны для здоровья, но и просто необходимы для того, чтобы сохранить продуктивность в течение дня. Вы добьетесь наилучшего результата, если будете выполнять следующие рекомендации:
- Во время перерыва займитесь чем-то, что значительно отличается от того, над чем вы сейчас работаете.
- При этом, важно не растерять за перерыв рабочий настрой, чтобы вы смогли быстро вернуться к задаче.
- Перерыв в работе полезен только тогда, когда он действительно необходим.
Запланированные перерывы каждые 45-90 минут полезны для здоровья, и эта польза хорошо изучена. Перерывы дают чувство удовлетворения, так как снижают стресс и позволяют впоследствии лучше сфокусироваться на работе.
Подсказка Попробуйте настроить уведомления в Evernote, чтобы автоматизировать расписание перерывов. Когда придет уведомление, выдохните и позвольте себе отдохнуть. Вы не потратите время зря, наоборот, ваша общая продуктивность вырастет.
Пришло время взять себя в руки
Многие во время пандемии сформировали новые привычки в попытке адаптироваться к удаленной работе или смешанному формату, и это не лучшим образом сказалось на способности эффективно распределять свое время. А если не можешь провести черту между работой и домом, ничем хорошим это не закончится. Проблемы в одной сфере становятся причиной новых проблем в другой, и все это приводит к прокрастинации, невозможности выполнить поставленные и даже выгоранию.
Это общая проблема: стараешься быть выложиться по полной на работе и дома, но, кажется, что поток требования, дедлайнов и отвлекающих факторов не иссякнет никогда. Нужно успевать больше за меньшее время и при этом не терять в продуктивности, но как?
Когда приоритеты постоянно меняются, сложно держать в голове конечную цель, но с Evernote вы сможете лучше распоряжаться своим временем, отслеживать задачи, планировать заранее и стать продуктивнее. Главная, Календарь и Задачи интегрируются друг с другоми с существующими функциями сервиса, чтобы помогать вам делать больше.
Задачи+Заметки вместе помогают вам быстрее идти к цели. Они закрывают зазор, который существует между целями и информацией, необходимой для их достижения.
Календарь+Заметки+Задачи делают ваши встречи невероятно эффективными — ускоряется подготовка, ведь вся необходимая информация теперь перед глазами.
Главная+Заметки+Календарь+Задачи — ваш день структурирован и отображается на дашборде, где всему есть свое место, и вы всегда знаете, где та информация, которая нужна для работы. Сразу, в одном месте, вы видите свои самые важные заметки, самые срочные задачи и актуальное расписание. Информация больше не захлестывает вас, а работает на ваши цели.
Овладеть тайм-менеджментом означает максимально эффективно использовать свое время и делать нужное в нужный момент. Разумный подход к планированию своего времени позволяет быть продуктивнее и продвигаться в разных областях вашей жизни, сохраняя при этом контроль над уровнем стресса и сил. Если вы поймете, насколько ценно ваше время, то сможете избежать непосильной нагрузки и начнете получать удовольствие от каждого мгновения проведенного на работе или вне ее.
