Мы живем в мире, насыщенном информацией. Если соединять разные потоки информации или обрабатывать поступающие данные и уже полученные знания, можно стать собраннее и эффективнее. Когда между разрозренной информацией образуются связи, знания ничто не сдерживает, к ним легко обратиться, а вы можете потратить сэкономленное время на то, что действительно важно.
Вы можете быть отличным работником, и еще более отличным «парнем», но если вам не хватает собранности, все закончится тем, что вы превратитесь в плохого жонглера, когда на вас навалятся разом рабочие и повседневные задачи. Чтобы оставаться продуктивными и сохранять баланс между работой и домом, придется навести порядок на рабочем месте, в процессах и в вашем цифровом пространстве.
Попробуйте начать с техник продуктивности. Те, кому важен порядок, понимают ценность даже самых простых из них, вроде «съешь лягушку» или календаря Сайнфелда, не говоря уже о более сложных вроде GTD, ZTD и PARA.
Какая станет «победительницей»? Давайте представим все, чтобы вы могли решить, какой достанется приз ваших симпатий.
Продуктивная техника №1: «Съешь лягушку»
«Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади»,
— Марк Твен.
Мы живем в высоком ритме, и наш список дел никогда не пустеет. Разумный подход в этой ситуации — определить свою «лягушку», т.е. самую важную задачу, и начать с нее. Такую буквальную интерпретацию слов Марка Твена предложил мотивационный спикер и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси (Brian Tracy). Техника может показаться незамысловатой, но ее можно найти в арсенале любого, кто стремится повысить свою продуктивность.
Так как же «съесть лягушку» и не заработать несварение? Сформулируйте задачу и убедитесь, что сможете выполнить ее за четыре часа. Если на «лягушку» нужно больше времени, чем половина рабочего дня, разбейте ее на «лягушек» поменьше.
С «лягушкой» нужно разобраться в первую очередь, пока голова еще свежа, и вы можете сосредоточиться на чем-то одном. В этом вам может помочь подготовка накануне. Если вам нужно, например, отредактировать документ, убедитесь, что у вас есть доступ и откройте его накануне прежде, чем выключать компьютер. Старайтесь не отвлекаться на почту и не назначайте созвон на утро. Сосредоточьте все внимание и силы на своей «лягушке».
Подайте лягушку и Evernote на гарнир…
Подсказка: сгруппируйте заметки с «лягушками» с помощью меток. Так вы сможете быстро их отобрать, даже если они живут в разных блокнотах. Еще заметки легко найти по заголовкам, датам, формату контента, ключевым словам, даже если это текст на фото или скан рукописи. При этом результаты отобразятся уже во время набора запроса.
Подсказка: Задачи в Evernote позволяют определить «лягушку» на день и поставить ее на первое место. Задачи в связке с Календарем (интегрируется с вашими аккаунтами Google Календаря) отображают ваши заметки, расписание и список дел в одном месте. Список дел живет внутри ваших заметок: важные задачи можно отменить флажком, для любой поставить срок и настроить напоминания, словом сделать все, чтобы ничего не упустить из виду.
Этот подход лучше всего работает, когда вы уделяете максимум внимания самой важной и срочной «лягушке», но также позволяет сделать шаг назад и взглянуть на все свои задачи разом. Так ваш список дел не потеряет связи с контекстом и сможете лучше выбрать «лягушку» на следующий завтрак.
Продуктивная техника №2: «Не разрывай цепь» или календарь Сайнфелда
Техника носит имя комика Джерри Сайнфелда (Jerry Seinfeld), который утверждает, что именно принцип «Не разрывай цепь» помог ему добиться успеха. Это стало известно, когда другой комик Брэд Айзек (Brad Isaac) спросил у Джерри, что тот может посоветовать начинающему комику:
«Он [Джерри] сказал мне купить календарь, где все дни года на одной странице, и повесить на видное место. Дальше я должен был взять красный маркер. Он сказал мне, перечеркивать каждый день, когда мне удается писать. Через пару дней начнет складываться цепь. Нужно просто продолжать, и цепь будет расти. Тебе понравится смотреть на нее, особенно когда пройдет пара недель. Останется только сосредоточиться на том, чтобы не прерывать ее».
В истории Джерри Сейнфелда примечательно не только его известность и награды, но и те упорство и продуктивность, которые стояли за его достижениями. Называйте это мотивацией или как хотите еще, но единственное, что его водновало — это систематически вычеркивать задачи из списка дел и не разрывать цепь. С помощью этой техники вы сможете сформировать привычку к самоорганизации и изменить в лучшую сторону личную и профессиональную жизнь. Тут не имеет значение, как вы себя чувствуете и насколько вдохновлены, главное — не прекращать работу.
Сохраняйте мотивацию с Evernote
Подсказка Перемены могут даваться нелегко, особенно, если вы делали что-то определенным образом долго время. Тем не менее, когда вы хотите изменить что-то в привычном распорядке, очень важно отслеживать свои успехи, чтобы не отуспить от намеченного. Воспользуйтесь трекером привычек от Evernote, чтобы фиксировать, как идут дела с формированием новых привычек и избавлением от старых.
Подсказка Еще у Evernote есть шаблоны ежедневника и календарей на неделю, месяц и год, которые можно сохранить в блокнот. Поставьте сроки и настройте напоминания, чтобы отслеживать прогресс по задачам и таким образом мотивировать себя праздновать маленькие победы и не «прерывать цепь». Получайте удовольствие, когда нажимаете «Завершить», и задача падает вниз списка или и вовсе пропадает из виду.
Продуктивная техника №3: Get Things Done (GTD) и Zen to Done (ZTD)
GTD: Get Things Done
Придуманная Дэвидом Алленом (David Allen) техника GTD заключается в следующем: вы записываете все, что вам нужно сделать, и разбиваете задачи на более мелкие, после чего определяете, сколько времени потребуется на выполнение каждой. У технике есть пять основополагающих принципов:
- Сбор — запишите или соберите в одном месте, например, в Evernote, все, что требует вашего внимания.
- Обработка — можете ли вы что-то сделать? Если да, определите шаги, которые необходимо пройти, чтобы выполнить задачи.
- Организация — выделите приоритетные задачи или распределите их по категориям.
- Обзор — регулярно возвращайтесь к собранной информации, чтобы сохранить фокус.
- Действия — принимайте решения, когда у вас появится понимание, как действовать.
Техника GTD применима в самых разных сценариях, при этом она достаточно проста, чтобы вы могли использовать ее в личных целях, и в то же время достаточно многофункциональна, чтобы помочь вам справиться с большими рабочими проектами.
ZTD: Zen to Done
Если вам кажется, что тут слишком много этапов, то попробуйте технику Zen To Done (ZTD) — она более минималистична. Ее основоположник Лео Бабаута (Leo Babauta) описывает свое видение продуктивности так: «Все дело в привычках и действии, а не в системах и инструментах». Он предлагает упрощать задачи и концентрировать свое внимание в моменте на какой-то одной привычке.
ZTD потребует от вас сократить число целей и задач, оставить только самое важное и сконцентрироваться на этом. Это значит, что придется соотнести проекты с целями и упростить сами задачи. Подход можно применить к списку дел на день, неделю или месяц. Лео говорит, что цель ZTD — «избавиться от максимального числа задач и сосредоточиться на самом важном, чтобы сделать это хорошо».
Как внедрить GTD и ZTD с помощью Evernote
Подсказка Виджет «Отфильтрованные заметки» выглдяит как виджет заметок, но позволяет отобрать заметки, которые нужно отобразить на Главной. Контент можно отбирать по поисковым запросам и оставлять в быстром доступе. Виджет показывает заметки с определнным контентом, например, с аудио или списками, или определенными ключевыми словами, и таким образом уменьшает количество контента, с которым вы взаимодействуете.
Главная Evernote лучше всегод подходит для того, чтобы внедрить GTD, так как все проекты и статусы по ним отображаются в одном месте. Виджет с отфильтрованными заметками позволяет увидеть целиком увидеть весь ваш рабочий процесс.
Продуктивная техника №4: PARA
Эта техника разработана ведущим экспертом в области продуктивности Тиаго Форте (Tiago Forte) и уделяет больше внимания порядку, нежели продуктивности. Конечно, о какой продуктивности может идти речь, если в делах царит хаос.
Техника PARA строится вокруг четырех элементов, ключевых для проработки стратегий, которые объединяют работу и повседневную жизнь:
- Проекты (P) — конкретные цели или задачи с дедлайном. Пример: набросать гайд для новых сотрудников.
- Области (A) — зона ответственности с заданными стандартами, которых нужно придерживаться. Пример: команда эйчаров.
- Ресурсы (R) — материалы по темам, которые вас интересуют. Пример: файл с документами, которые описывают отпускную политику компании, привелегии для сотрудников и корпоративный этикет.
- Архивы (А) — то, что потеряло актуальность или не нужно для выполнения задачи. Пример: завершенные проекты; области, за которые вы больше не отвечаете или материалы, котоыре больше вам не интересны.
Как внедрить PARA с помощью Evernote
Гибкость Evernote позволяет использовать сервис множеством способом, чтобы без труда навести порядок в жизни. Вы сможете без проблем сгруппировать задачи и всю нужную информацию по технике PARA, приспособив ее под свои нужды:
Проекты Следите за своими проектами в Evernote Teams: сохраняйте рабочие идеи, документы, заметки со встреч, графики и списки задач в одном месте и открывайте доступ ко всему нужным людям. Когда вся информация структурирована в блокнотах и проектах, легко уследить, когда и что нужно сделать. Так вы будете уверены, что никто не отстает от графика, независимо от того работает ли в офисе или удаленно.
Области Тут помогут Задачи — они объединяют список дел и заметки, создавая таким образом контекст, который позволит продвинуться вперед. Связка из задач и заметок помогант вам быстрее идти к цели. Она закрывает зазор, который существует между целями и информацией, необходимой для их достижения.
Ресурсы Web Clipper от Evernote сохраняет все раз и навсегда. Когда вам попадется что-то интересное в интернете, сохраните это. Каждая статья или стоящая идея навсегда останутся в Evernote, и вы сможете быстро найти нужную информацию.
Архивы Все, что раньше входило в три других группы, но потеряло актуальность. Просто создайте новую метку «архив» и присвойте ее всем старым заметкам. Если поставить Х перед названием отдельных блокнотов или наборов, они окажутся в конце списка. Так у вас есть возможность сразу убрать из поля зрения что-то ненужное, но сохранить к этому доступ, на случай если он понадобится в будущем.
Помните обо всем и добивайтесь чего угодно
В 2021 году, описывая видение компании, глава Evernote Ян Смол сказал: «Мы видим будущее, в котором вы сможете почувствовать себя более собранными и уверенными, повысить свою продуктивность, следовать за мечтой и держать под контролем повседневные дела. И нам видится, что Evernote может стать главной опорой такого образа жизни».
Когда Главная, Календарь и Задачи переплетаются с заметками, начинается настоящая магия. Ваш день обретает структуру и отображается на дашборде, где всему есть свое месте, и вы всегда знаете, где та информация, которая нужна для работы. Просто и в то же время очень эффектино. Сразу, в одном месте, вы видите свои самые актуальные заметки, самые срочные задачи и актуальное расписание — стоит вам открыть Evernote, и вы видите взаимосвязанную информацию, и ваше продуктивность растет.
