Когда речь заходит о балансе между работой и жизнью, он обычно понимается довольно буквально. Пока мы работаем, наша жизнь стоит на паузе. Нам хотелось бы заняться чем-то для себя, что наполняет дни смыслом, например, хобби или провести время с семьей и друзьями. Но зачастую работа забирает все наше внимание и силы, и, кажется, что времени на себя совсем нет.
На самом деле ситуация гораздо сложнее. Работа — это часть жизни, и для тех, кто зарабатывает интеллектуальным трудом, граница между работой и неработой, может быть нечеткой, или вовсе отсутствовать. Это особенно справедливо для удаленки. Мы постоянно на связи, все время в сети, письма и сообщения из Slack считай все время на виду, поэтому отвлечься на них очень просто, даже если формально мы уже закончили работать и занимаемся своими делами.
Чтобы найти баланс, сначала эти границы нужно осмыслить для себя, а потом перенести их в ежедневные рутины. Evernote может взять на себя роль «второго мозга», поэтому для вас задача с выстраиванием границ упростится и вы сможете максимально разгрузить свой «основной» мозг.
Сейчас расскажем, как с помощью Evernote расставить приоритеты и видеть, какие рабочие и повседневные задачи, заслуживают вашего внимания в конкретный день. На самом деле, все сводится к интеграции Задач в ваш рабочий процесс.
1. Каждому проекту — своя заметка, а в каждой заметке — список задач
Скорее всего, корень проблемы кроется не в том, что вы не можете остановиться, если только, конечно, вы не трудоголик. И совсем необязательно, что «слишком много всего навалилось». Главная проблема в том, что все дела свалены в кучу. Каждый день мы смотрим на длинный список задач и он вызывает тревогу: проекты команды, срочные задачи, обязательства перед семьей и прочие мелочи, которые мы хотим втиснуть между делом.
Чтобы вернуть себе контроль, первым делом нужно разбить каждый проект — разобрать ворох задач на отдельные кусочки, с которыми понятно, как действовать. Создайте отдельную заметку — или даже целый блокнот, если в этом есть необходимость — для каждого проекта или зоны ответственности. Затем накидайте туда все, что на ваш взгляд, имеет отношение к делу: идеи, собранные материалы, ссылки, изображения, что угодно. Возьмите за привычку записывать, сохранять, наговаривать все, что вам нужно сделать. Не забывайте и о личных проектах. Вскоре, перед глазами у вас будет все-все, что вам нужно сделать, но при этом у всего будет свое место, и вы в любой момент сможете получить доступ к нужной информации. Так вы сможете в моменте фокусироваться на одном проекте и не отвлекатсья на все остальное.
Теперь определите следующие шаги для каждого проекта и тоже разбейте их на задачи поменьше. В Evernote задачи живут внутри заметок, поэтому ваши дела всегда находятся в контексте, и вам гораздо проще взяться за дело. Когда вы ставите задачи прямо в заметках проектов, все, что вам нужно сделать, хранится в одном месте со всей необходимой информацией, то есть все под рукой.
Ничего страшного, если вам нужно время, чтобы разобраться. Начните с малого — определите, что поможет продвинуться, хотя бы ненамного, по каждому проекту. Затем решите, что делать дальше. Чем сильнее вы дробите задачи, тем проще справляться и тем спокойнее вы себя почувствуете.
Вы выгрузили все из головы, по каждой заметкам понятно, что нужно делать, все задачи — в контексте, поэтому теперь гораздо проще двигаться вперед.
Подсказка: подписки Evernote Personal, Professional и Teams позволяют работать с задачами в одной вкладке, поэтому вам не придется проверять каждую заметку, чтобы найти нужную задачу. Кроме того, все приоритетыне задачи окажутся на Главной. Там же будут отображаться заметки, сохраненные поисковые запросы и календарь.
2. Важные дела — на первое место
Случалось ли вам, потратить весь день и кучу сил на то, чтобы не забыть что-то сделать? Не нужно пытаться удержать все в голове. Разделите нагрузку с Evernote, чтобы сосредоточиться на том, что важно в моменте и не беспокоиться, что вы забудете что-то важное.
Перенесите все в Задачи, а потом расставьте приоритеты. Огромный список, где все в кучу, только усиливает тревогу. Если непонятно, что делать дальше, легко начать хвататься за все подряд. Выберите пару дел, которым уделите внимание сегодня. Так будет легче фокусироваться на том, что нужно сейчас. Кроме того, вы сможете взять под контроль свое время, меньше отвлекаться и почувствовать в конце дня, что добились какого-то результата. Каждая завершенная задача, даже если она совсем маленькая, укрепляет вашу уверенность в себе и своих силах.
Как лучше расставить приоритеты? Во многом, это дело вкуса, но мы сделали подборку популярных подходов для повышения продуктивности, которые могут помочь вам с этой задачей. Попробуйте парочку и посмотрите, какая лучше всего вам подходит. А пока расскажем об основных принципах, с которых можно начать.
- Оцените каждую задачу: насколько она срочная? Как она влияет на вашу работу и другие задачи? Стоит ли ее включить в список дел на сегодня или есть какая-то другая, более актуальная, задача?
- Назначьте задачам сроки и настройте напоминания — в нужный момент придет уведомление, о том, что пора взяться за работу. Расставьте флажки, так то, что нужно сделать в первую очередь, будет всегда перед глазами.
- Функция регулярных задач пригодится для всего, что нужно делать с какой-то переодичностью, например составлять отчет по продажам за неделю или менять фильтр раз в месяц. Часть приоритетов будет расставлена наперед и меньше вещей нужно будет помнить. Задачи могут повторяться с любым интервалом, а после того, как вы поставите отметку о завершении регулярной задачи, она автоматически появится с новым сроком.
- Не бойтесь делегировать. Даже если задача важная, это не значит, что ее нужно делать именно вам. Назначайте задачи другим пользователям, чтобы у вас было больше времени на задачи, которые требуют именно вашего участия. Вы сможете отслеживать прогресс по чужим задачи в разделе «Назначенные» на вкладке задач, так что не надо будет постоянно думать, как там идут дела.
Подсказка: создайте отдельную регулярную задачу, что просматривать предстоящие задачи в начале или в конце дня. Пусть это войдет в привычку. Так вам будет понятно, что вас ждет завтра, а еще вы сможете обозначить четкую границу между работой и свободным временем.
3. Выделите время на себя и не пренебрегайте им
Рассортировать проекты и задачи — это только полдела. Очень важно, чтобы задачи, которые вы отобрали, соответствовали плану удерживать баланс между работой и личной жизнью. Если вы не займете своё время собой, его займут для себя другие.
- В вашем списке дел обязательно должны быть повседневные дела, хобби, то, чем вам нравится заниматься или то, что вы бы хотели попробовать однажды, а не только работа или обязательства перед другими.
- Настройте регулярные задачи, чтобы зафиксировать время на себя, например, чтобы медитировать хотя бы раз в день или раз в неделю выбираться на долгую прогулку.
- Попробуйте настроить сроки задачам, чтобы отделить рабочие от личных. Например, срок для рабочих задач можно выставить «к полудню» или «к пяти вечера», а личные отложить до более позднего времени. Еще можно поставить задаче флажок или добавить эмодзи в название, и тогда в списке будет проще сориентироваться.
Помните, что ваши личные дела не менее важны, чем рабочие задачи. Если вы будете выделять время на себя и перестанете отодвигать жизнь на второй план, то с высокой вероятностью сможете справиться со стрессом, высвободить свой творческий потенциал и начать мыслить стратегически. Рабочие часы станут более продуктивными, потому что вы накопили достаточно энергии, чтобы взяться за дело с нужным энтузиазмом.
Подсказка: выделите блок личного времени в календаре и привяжите это событие к заметке в Evernote. В заметке зафиксируйте регулярные задачи на каждый день, неделю или месяц — все, хотите успеть сделать за этот промежуток времени. Когда придет время этого блока, Evernote отправит уведомление на компьютер или мобильное устройство. Одним нажатием вы сможете открыть заметку — все задачи окажутся перед глазами и вы сможете на них сосредоточиться.
От теории к практике
Когда мы зацикливаемся на мелочах, это не идет на пользу ни работе, ни другим сферам нашей жизни. Баланс между работой и личной жизнью — это не какая-то магия, он вполне достижим. Но вам нужно взять себя в руки и постоять за себя. Если предотвратить завал на работе, отдых перестанет вызывать стресс и начнет приносить удовлетворение.
Начните прямо сейчас. Создайте заметку и зафиксируйте свое намерение, изменить баланс сил в своей жизни. Напишите, почему это важно для вас и что вы рассчитываете получить взамен — разгрузить голову, снизить стресс, уделять больше времени тому, что вас радует. Затем создайте регулярную задачу — заглядывать в эту заметку раз в месяц. Пусть она станет для вас путеводной звездой, напоминанием о том, что важно для вас, инструкцией, к которой вы всегда можете вернуться.
Evernote помогает направить внимание в нужное русло, выстроить эффективные процессы и найти подходящее соотношение между рабочими задачами и повседневными делами. Не откладывайте, Задачи доступны в последней версии Evernote.
