生產力提昇

新生活開始!3 項資訊整理技巧

不管是職場人事異動,或是新鮮人初出社會,總是感覺匆忙急促。原先就在職場的人,以及新到職場報到的人,不管處於哪種立場,相信都會新增一些工作上的挑戰。

為了讓您面對新的工作挑戰能早日上手,在此介紹使用 Evernote 來運作的「用於新生活的資訊整理技巧」。

將重要的電子郵件儲存至記事本

許多您或許還不知道,只要註冊 Evernote,即可擁有一組「新增記事信箱」。 Evernote 專業版可以讓用戶每天最多將 200 封郵件,轉寄到 Evernote 作為「記事」內容保存下來(若是入門版的話則可以保存 5 封)。

把來自客戶的工作指示,以及即將結案的資料等等重要的郵件,不是保存在收件匣而是保存到 Evernote 的記事本內是一種好方法。 光是要從每天都有大量郵件累積在其中的收件匣中,找到必須的資訊就已經令人費盡苦心。

這時就不需一一確認信件,只要將專案所需的資料統整並附加於郵件中,再傳送至 Evernote,省去搜尋的時間,且可輕鬆地連結至整理過的資料。

另一個更方便的技巧是在郵件的「主旨」最後加入「@」或「#」等記號,以指定要保存到哪個記事本或貼上已經有的標籤。「@」代表記事本,「#」代表標籤,「!」則代表備忘錄。 此外,亦可在郵件的主旨中同時加入數個記號。

例如,把主旨設定成「○月○日工作日報 @備查 #日報 !2018/07/14」,就會把這封郵件的內容在「備查」的記事本中以「日報」的標籤保存,於 2018 年 7 月 14 日提示備忘事項。

如果是在桌上型電腦使用 Gmail 的人,推薦與「Web Clipper」的功能合併使用。 Web Clipper 是能把正在瀏覽的網頁作為記事保存於 Evernote 中的瀏覽器擴充功能。 因為只要一個點擊就能保存正在瀏覽的郵件,如果巧遇職場前輩的商場名言,或是來自客戶口中、能鼓勵自己的一席好話,不妨立刻將它封存到 Evernote 裡以免將之遺忘。 如果適時提起「2 年前,您說過這樣一番話呢」,或許您孜學不倦的勤勉態度能讓對方感銘於心也說不定。

此外,使用 Outlook 管理郵件的人只要使用附加功能插件「Evernote for Outlook」,就能把在 Outlook 上收到的郵件及附加檔案,從可攜式裝置及個人電腦兩方來將其作為Evernote的記事保存下來

工作排程管理就交給 Evernote

在新的職場,會有許多必須儘快熟記的事項。 像是檔案的保存位置、電腦的使用方法、舉行會議的預約系統……等等。 為了能在被大量湧入的資訊壓迫的狀況下確實的推動各項工作,就趕快以Evernote來管理工作排程,做好從「最重要事項」開始處理的準備吧。

要建立核取方塊,只需在輸入文章的畫面中按下圖樣為四角形並帶有打勾符號的按鈕即可。 就算是搭捷運這種沒有時間餘裕的狀況下,只要用智慧型手機簡單建立待辦清單,等到了公司就能立刻開始處理業務。

如果是不單單把待辦事項記錄下來,而想更加對行事排程有所意識的話,就順便把各項工作排程的結案時間也設定上去。 只要使用 Evernote 建立「排程管理」的記事本,在標題上取名「日期」,以「建立日期順序」來排序,如此一來要回顧每天的待辦事項也就變得容易。

此外,如果更進一步建立彙整了每天、每週、每個月各期間各自的工作排程的記事本,對於短期或是中長期進行中的業務也能一目瞭然。 在每日傍晚或是晚上設定備忘提醒功能的話,每天的工作進展也容易掌握。

把名片掃描成檔案,便於隨時取用查閱

一旦開始新生活,不僅是公司內部,藉由營業及交流活動來增加企業外的人脈的機會也會增多。 俗話說「百年修得同船渡」,也許未來會在意外的場合與對方共事,或是在個人生活周遭有所連繫也說不定。

在與對方寒暄後,就在記事本中把名片用手機的相機功能掃描起來,與筆記內容一同留存吧。 光是把「和誰(Who)、何時(When)、在何處(Where)見面」記錄下來,或許就能避免下次碰面時發生「我雖然對那個人的臉有印象可是……」而必須重新摸索與如何對方對話的窘境也說不定。

當然,碰到「為了記錄資料必須寫上對方全名」或者「想電話連絡確認工作詳細內容」之類的場合,因為也能搜尋寫在名片上的資訊,所以隨時隨地都能把對方的連絡資訊找出來。

利用智慧型手機掃描名片,是 Evernote 專業版專屬功能。 只要能維持讓郵件、工作排程、名片等等,開始新生活之後『各種所需資訊,隨時都在 Evernote 裡。 』在這樣的狀況下預做準備,就能讓自己處變不驚,對每一件任務都能全神貫注,發揮潛能。

以 Evernote 專業版為您的記事升級。

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