每次擬定會議議程、項目計劃表時都要從零開始？工作效率勢必會因此大打折扣。
透過 Evernote 企業版事先建立好模板，將能有效減少時間和資源浪費，讓效率更上一層樓。
一、快速建立模板資源庫
無論是你本人還是你的團隊成員，都希望能有一個地方集中存放所有的模板，需要時即可信手拈來。這就需要首先在 Evernote 企業版中建立一個模板庫。
首先，建立一個企業筆記本，命名為「模板庫」，作為新增與存放模板的地方。
再來，新增常用的模板到「模板庫」中，例如：會議議程模板、計劃表模板、費用核銷模板、成員聯絡表等等。
範例：建立一份「會議議程」模板的具體操作步驟：
- 打開「模板庫」筆記本
- 點擊「 + 新筆記」建立一條新筆記，命名為「模板 – 會議議程」
- 根據需求，在新筆記中輸入時間、地點、參加人員、議題等資訊
★ 我們也為大家設計了一些常用模板，歡迎下載。
二、輕鬆共享模板
模板資源庫已經建立成功後，就可以跟團隊成員共享，從而提升整個團隊的工作效率。Evernote 企業版提供了兩種共享方式，讓你靈活選擇分享對象。
1. Work Chat
Work Chat 可以讓你靈活選擇將內容共享給一人或多人，並設置權限。
共享權限分為「可以檢視」、「可以編輯」和 「可以編輯並邀請他人」 三種
- 如果選擇「可以檢視」，則其他同事只能查看內容，無法修改
- 如果選擇「可以編輯」，他們可以直接對筆記內容進行修改
- 如果選擇「可以編輯並邀請他人」，則其他同事不但能編輯筆記，還可以將筆記分享給其他人
透過 Work Chat 分享筆記本的操作步驟：
- 打開筆記本列表，選擇要共用的筆記本
- 點擊「共用」或 Work Chat 按鈕（帶有箭頭的對話框）
- 桌面客戶端：點擊筆記本旁的 Work Chat 按鈕
- iOS 裝置：打開筆記本，輕按介面上方的 Work Chat 按鈕
- Android 裝置：打開筆記本，輕按介面上方的分享按鈕（人像標誌）
- 網頁版：打開筆記本，點擊介面上方的「共用按鈕」
- 在收件人地址欄中輸入一個或多個聯絡人的 email
- 將權限設置為「可以編輯和邀請」，「可以編輯」或「可以檢視」
點擊「傳送」
2. 企業首頁
「企業首頁」是一個內嵌的企業平台。在「企業首頁」可以看到所有加入企業帳戶的團隊成員列表，包括每位成員的職位、電子郵箱等個人資料。
將「模板庫」筆記本發佈到「企業首頁」後，所有加入企業帳戶的同事都可以看到。想加入該筆記本時，點擊筆記本旁的 「加入」按鈕，「模板庫」筆記本就會出現在自己的筆記本裡面。
發佈筆記本到「企業首頁」的具體操作步驟：
- 在桌機端，打開筆記本列表，選擇要發佈的筆記本（只有企業筆記本才可以發佈到 企業首頁）
- 右鍵點擊筆記本，選擇「發佈筆記本」（Windows 版選擇「共享設置」） ，即可將發佈給全公司同事
★ 設置共享權限時，建議選擇「可以檢視」， 這樣既能保證團隊成員查看和複製模板，又能以避免模板遭到修改或刪除。
三、高效利用模板
模板創建好後，就可以隨時拿來使用了。使用模板時，建議不要直接在模板上進行修改，先將模板複製一份，再修改副本，以保證模板可以供所有人重複使用。
複製模板筆記的具體操作步驟：
- 打開「模板庫」筆記本，在筆記列表選中要使用的模板
- 右鍵點擊（Windows) 或 Ctrl+點擊（Mac）要複製的模板筆記
- 在彈出的選單中選擇「複製到記事本…」
- 選擇目標筆記本，點擊「複製」
模板複製成功後，再根據具體的會議或項目細節，修改副本標題和內容即可。
如果你的團隊還沒有企業帳戶，立即嘗試 Evernote 企業版，讓團隊開啟高效協作吧！
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