生產力提昇

5 個訣竅增進日常辦公工作流

自從開始使用 Evernote 在工作中之後,已經很習慣把大小事都存放在這裡。無論是在網路上看來的生產力文章,值得一讀再讀的文章字句,還是正擬著草稿的工作提案,通通在同樣的地方。而光是當成倉庫一般的對待,或是儲存之後就不再做二次使用,這僅僅發揮 Evernoete 不到 30% 的功能而已。

有什麼能夠實際將這些您日積月累擷取而來的知識精華,實際運用的好例子呢?甚至不知不覺就可以對同事帶來正面影響。以下就為各位介紹 5 個能夠立即使用在日常工作流程中的方法。

一鍵快速而成的「簡報模式」

市面上的專業簡報軟體有其適當的運用時機,而談到「製作簡報」這件事情,想必大部分的人都會同意這並不是輕鬆的差事吧?而且,當場合發生在公司內部的討論,這樣的需求其實有更有效率,直搗重點的進行方式,就是 Evernote 專業版的簡報模式。

  • 事先完成的會議討論記事,點擊 Windows 或是 Mac 版本 Evernote 的簡報模式按鈕,簡報即刻生成
  • 在雙螢幕的情況下,在投影機(延伸螢幕)顯示的是簡報模式,而電腦螢幕顯示的是可編輯的記事,在討論過程持續增添討論進度,簡報模式端也會更新,讓與會者聚焦

更容易分享的「公開連結」

在 Evernote 記事中完成一段和廠商的合作備忘錄,或是方才腦力激盪的主題討論之後,把這則記事用公開連結的方式分享給所有需要的協作者。

  • 由於 Evernote 公開連結使用一般的瀏覽器就可開啟,所以不會再因為沒有安裝特定軟體而無法開啟文字記事的情形發生了,對方也不需要安裝 Evernote
  • 分享後的記事內容若有更新需求,只要記事的擁有者一同步,所有的資訊也能 up-to-date

資訊中樞

工作的場合中少不了報表、試算表和表單,提到辦公室類型最受歡迎的雲端服務之一,就屬 Google 雲端硬碟了,就連 Evernote 公司內部也不例外的使用 Google 雲端服務在每日的軟體開發當中。善用各個網路服務的優勢,並且透過 Evernote 把這些服務串連起來吧。

  • 針對雲端硬碟內文件修改的動作,都會同步反應到 Evernote 記事當中
  • Google 雲端硬碟提供了 15GB 的免費儲存空間,對於容量較大的檔案類型也有其容身之處

名片掃描

雖然載有公司或個人的聯繫訊息的卡片起源已超過數百年以上,沿用至今的現代人仍視交換名片為一個重要社交儀式。以數位化方式處理,除了可以妥善保存,也能夠方便的搜尋。

  • 使用 Android 或 iOS 版 Evernote 掃描名片後,能夠傳送附加了自己的聯絡方式的自動訊息,以便後續跟進
  • 存入名片的同時,也會比對擷取 LinkedIn 公開檔案,讓人員的檔案更益完整

累積強化的效果「延伸內容」

您在先前存入 Evernote 的內容,像是剪藏而來的網頁,記錄下來的偶然心得,這些都是等待著被洗煉的,屬於您的思考歷程。而當您在創建一篇新的記事時,過往的記錄適時湧現待候差遣,延伸大腦的功效正式發揮。

  • 除了自己存的記事資料外,還有 LinkedIn 建立關係後提到的人名,以及來自權威新聞媒體的報導文章,都一併顯示
  • 如果是企業版使用者,資訊也包含了整個企業群組內的成員,馬上得知公司內部有哪位同仁是這個主題的專家

如何?以上都是能夠立即就使用在每日作業上的強大功能,何不從明天的工作開始,就選一樣來實際操作,讓您的工作順暢度有感提昇,Evernote 就成為您的專屬智慧研究助理。

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