使用案例

什麼都能找!三招進階搜尋秘技一次公開

Magnifying Glass Searching

*本篇是專為 Evernote 深度使用者所撰文,若您剛接觸 Evernote,建議透過支援與學習中心的文章來了解有關搜尋相關的知識。搜尋功能初步介紹請點此處連結>>

如何分類,如何管理屬於自己的知識資料庫,一直以來都是個熱門討論課題。當您在開始使用 Evernote 後,初期會小心翼翼的把所有可能在生活中,工作上遭遇到的情況設計為記事本,期勉從此一來所有事情就能夠有效組織管制大小事。而日子裡的庶務偶然會有無法分類的情況,過度仔細的區分類例,讓「整理控」深感困擾。不僅如此,個人的記錄在歲月更迭層積之下,Evernote 帳戶中的記事數量勢必可觀,這麼一來就算是分類記事本,編排標籤,對於「迅速找到往時記錄」這件事情上,還是稍微困難。

針對資料組織的訣竅,曾經有位 Evernote 大使說過「能夠找到,就不要整理」,當您在體驗過 Evernote 軟體的搜尋功能之後,您就會知道為什麼我們會提倡「不用太仔細的分類」。以下,就是在桌上型電腦使用 Evernote 進階搜尋的三個步驟。

1. I am PRO!進階搜尋語法

倘若是在搜尋欄位輸入文字,Evernote 會在整個帳戶內進行全局搜尋,當記事量一多,廣泛的全局查找並不是一個好辦法。Evernote 提供了「進階搜尋」,只要將特定的搜尋語法關鍵字輸入在搜尋欄位中,就能夠讓您依照記事內各種資訊條件,得到目標。這些搜尋語法的關鍵字我們稱為「搜尋子」,以下是幾個實用的範例。

針對標題搜尋 intitle:[文字]

  • intitle:密碼。結果為記事標題包含「密碼」的記事
  • -intitle:報表。結果為記事標題不包含「報表」的記事

Screen Shot 2016-07-28 at 2.40.04 PM

針對創建時間搜尋 created:[日期] 或 created:[日期T時間]

針對更新時間搜尋 updated:[日期] 或 updated:[日期T時間]

  • created:20160715。結果為在 2016 年 7 月 15 日當天或之後創建的記事
  • created:20160715T093000。結果為在 2016 年 7 月 15 日當天上午 9 點 30 分或之後創建的記事
  • -created:20160715。結果為在 2016 年 7 月 15 日之前創建的記事

針對記事分享時間搜尋 sharedate:[日期] 或 sharedate:[日期T時間]

  • sharedate:20151026。結果為在 2015 年 10 月 26 日當天或之後分享的記事
  • sharedate:*。結果為所有分享的記事

根據記事的來源搜尋(註 1)source:[字串]

  • source:mobile.androidsource:mobile.ios。結果為在 Android/iOS 裝置上創建的記事
  • source:web.clip。結果在瀏覽器使用 Evernote Web Clipper 創建的記事

根據記事內包含特定的媒體類型 resource:[內容類型] (註 2)

  • resource:image/gif。結果為包含 GIF 圖片的記事
  • resource:application/pdf。結果為包含 PDF 檔案的記事
  • -resource:audio/*。結果為不包含任何聲音檔案的記事

若您已經被這些搜尋運算子的強大威力所吸引,那麼也可以深入研究搜尋語法解析,讓自身功力更出神入化。

2. Crossover 交叉搜尋

每種搜尋子都有自己專屬的功能,若是巧妙的組合一個以上的搜尋子,就可以進行交叉搜尋,透過下圖可以理解:

search inside EN.003

在「記事本:橘色」中,含有「標籤:綠色」的記事,並且「創建日期:桃紅色」的記事,利用這樣的方式就可以快速的限縮搜尋範圍,精確的找到需要的記事。我們可以參考以下的實際例子。

狀況一:

身為一個行銷部門員工,勢必會有一本記事本專門蒐集工作上的內容,例如「產品行銷」;而在整個 Evernote 帳戶中,您也習慣利用標籤來管理有時效性的任務。每天順利抵達辦公室後,點擊 Evernote for Windows 左側列表中「產品行銷」記事本,並在搜尋欄位輸入 tag:限期處理,就可以找到先前已經加上「限期處理」這個標籤的記事,並且展開今天的工作。或是輸入完整的語法為 notebook:”產品行銷” tag:限期處理(註 3)

我們常常聽說這樣的成功故事:能夠妥善在期限前完成越多「尚未緊急但重要」的事情的人,即是高效生產力族群的普遍特徵。

search inside EN.002

狀況二:

「怎麼辦?我去年三月用 iPhone 拍的帳單不知道存在 Evernote 哪裡去了?」

這句話已經給了很多線索,我們試試使用交叉搜尋來完成。

「去年三月」提到了時間,區間是 2015 年 3 月 1 日之後,且 31 日之前,語法為 created:20150301 -created:20150331

「使用 iPhone」提到了產生記事的裝置,所以是 source:mobile.ios

「帳單拍下來是圖片」這關於記事內含有的媒體類型,但不清楚 iPhone 拍出來的照片會是什麼副檔名,所以不填。resource:image/*(註 4)

螢幕快照 2016-07-29 下午6.17.30

3. Boost it up! 極速搜尋 – 放在捷徑中的捷徑

讀到這邊,或許您已經有些頭昏眼花腦力達到負荷極限,請千萬堅持住!若是常用的搜尋請記得變成「儲存的搜尋」,並且放在左側面板「捷徑」中,從今以後,您的操作就只是「滑鼠點一下」而已。

2016-07-29 16_38_50

若您為 Mac 的使用者,完成了某一次的搜尋之後,在顯示搜尋結果的同時,於 Evernote 軟體上方工具列中,編輯 > 尋找 > 儲存搜尋,輸入「儲存搜尋的名稱」後「確定」,就可以在右上角搜記事欄位中的「儲存的搜尋」找到。請將儲存的搜尋拖曳至左側面板的「捷徑」中。

在右側搜尋欄位「儲存的搜尋」項目中,將游標移至上方時會顯示「編輯」的功能,您可以藉此重新命名或刪除這些項目。

螢幕快照 2016-07-29 下午5.40.13

而 Windows 的用戶,Evernote 軟體上方工具列中的檔案 > 新儲存的搜尋,輸入「儲存的搜尋內容」中的「名稱」,並將搜尋子填入「查詢」後按「確定」,之後就可以在左側面板中「儲存的搜尋」再度使用。在儲存的搜尋中,以滑鼠右鍵點選,即可再度編輯,也能由此「新增至捷徑」。

螢幕快照 2016-07-29 下午5.11.09

當 Evernote 陪伴您渡過人生幾個春夏秋冬之後,查查去年的今天做了什麼筆記,那時候的想法、某一天的遭遇,來比對今天情況,靈感就是這麼來的!語法如以下:

  • created:day-365 -created:day-364

搜尋之後將這個搜尋儲存,放至捷徑並且命名為「歷史上的今天」,成就感油然而生。

當我們決定把那個生活中的一瞬思維捕捉下,託付給第二大腦 Evernote 時,就註定了它在往後生命中產生微動漣漪。把所有日子中的遭遇都捕捉下來,並且善用搜尋,在適當的時候翩然展現,這就是意義。


註 1:並非所有的記事都含有「記事來源」這個數值。
註 2:請參考「MIME headers」中的「內容類型」,有關 subtype 值
註 3:複數以上的搜尋子之間需留有半形空格作為分隔。

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