夏天就該給自己放個假，徹底放鬆、好好充電。等重回工作時，又能繼續衝刺。
假期結束時，通常都會充滿幹勁。但有件事沒人想面對：爆炸的 email 收件匣。曾有一名讀者跟我說：「我平常都還滿跟得上郵件的速度，但如果去參加會議，回來就要花一天半、甚至兩天的時間才能處理完所有電子郵件。有什麼好建議嗎？」
如何避免放假回來就被郵件淹沒？這裡提供您三個好點子。
1. 做好排水
如果浴缸的水一直放，但塞子沒有拔起來，水遲早會滿溢出來。您的收件匣也是同理。其實在旅途中就可以先做一些處理，減輕一些回來時的壓力。
這意思不是要您整個旅程都在收發信，但對有些人來說，抽離工作是很焦慮的，那這個技巧應該反而可以讓您盡量享受度假，不要花太多時間擔心您不在公司的期間可能發生或沒發生的事。
旅途中常有很多「等待時間」，等排隊吃飯、等登機門開、等所有人登機、等行李出來等等。利用這些零碎的等待時間，就可以處理一些簡易項目。收到會議邀請嗎？幾秒鐘就可以回覆完畢。簡單處理一下，其他人不會卡住，而你也能在回去前就安排好一些行事曆。
廣告、電子報等郵件都刪除。錯過重要資訊的機率其實沒有那麼高，您就安心享受假期吧！
找出那些可以快速回覆的郵件。按下麥克風鍵，用聽寫的方式回信，很快又很簡單。有些信則可以直接轉給公司裡其他同事來處理。您可以避免讓自己成為阻礙進度的瓶頸。
利用這個技巧，郵件會持續進來，但也有很多被處理掉，讓您重返工作時不會淹破在郵件堆裡。
2. 關掉水源
設好自動回覆能讓您的同事和客戶清楚知道您哪時會回來，但並不表示他們不會在您不在的期間持續寄信來。
在您的自動回覆中列出下面這幾項重點，不僅能讓您收到的郵件數減少，也能在您不在的期間協助您的同事和客戶。
- 列出您的度假日期範圍。知道了明確的時間範圍，人們通常都會予以尊重的。
- 介紹您的代理聯絡人以及其連絡方式。能為他人解答或提供協助的通常不會只有您一人，請同事在您不在的時候做代理，下次換同事要去度假時就是您還人情的時候了。
- 當您回來時希望的溝通方式。重返工作時，您比較想要收到一連串的個別訊息，還是一份有條理的清單？您可以用不會造成更多壓力的方式告訴他人怎樣的溝通方式有助於讓您立刻釐清現況、直接上手。
下面這份度假自動回覆郵件範本給您參考，應該可以幫助您減少一些 email 和遺漏的行動項目：
我目前正在休假中。
我會在 8/15 (一) 回來上班，屆時希望您能在單一封的郵件中簡單說明這段時間您的行動項目和各項更新，以此確保不會有資訊遺漏。
如需任何緊急協助，敬請寄到 abc@defg.com。
感謝您！
如果您從未設定過休假自動回覆功能，Gmail 和 Outlook 都有教學。
一份經過審慎思考的自動回覆郵件能讓自動化科技為您解決大部分的問題，您只需要享受難得的休息就好。
3. 利用 Evernote 整理重要資料
有些信收到會心情很好，例如當成交的客戶來信，或專案有重大突破時。您當然不會希望這種信被淹沒。
若您擁有 Evernote Personal 或 Professional 帳戶，就有一個專屬的電子郵件信箱。有了它，就可以將重要郵件直接轉寄到 Evernote。
您的專屬電子郵件信箱在哪呢？打開 Evernote，點擊左上角您的名字，然後選取「帳戶資訊」，再向下捲動找到「Evernote 專屬電郵」即可。將該信箱複製起來，建立新聯絡人，命名為「Evernote Email」再將電郵貼上即可。
下次如果又收到需要思考和行動的信，直接就可以轉到 Evernote。轉寄到 Evernote 的郵件會成為一則新記事，信中所有資訊都會保留，原本收件匣裡的信就可以直接刪除或封存。
現在您可以利用這份新建立的記事來做腦力激盪，但建議您還是收假後再說！需要打電話釐清信裡的資訊嗎？也可以將通話筆記加到這份郵件記事中。此外，記事也可以直接拖曳到選取的記事本中。
有了 Evernote，您可以將來自四面八方的資料通通整合到同一個地方。更棒的是，Evernote 記事本、標籤、堆疊等都可以依您偏好的工作方式做歸納和整理。
現在就盡情享受這得來不易的假期吧！做好排水、關掉水源、讓 Evernote 協助您在重返工作時更輕鬆愉快。
Evernote 認證專家 Frank Buck 是一位演說家、作家、也是協助專業人士規劃時間和環境的教練，讓人們可以提高生產力、減少壓力、享受生活。Global Gurus 分別於 2019、2020、2021、2022 將 Frank 列在世界「時間管理」領域的 #1。
