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打敗資訊超載的秘訣:精準專注

人們常忘了所謂現代科技到底有多「現代」。所謂的智慧型手機「年代」才 11 歲;網際網路的出現至今還不到 30 年;而個人電腦也不過是 1970 年代中出現的。

顯然這 40 年間一切都大大大地不同了。

現在的電腦在速度和效能上比前幾代都是以級數成長的,數位儲存容量也大幅增加,但人腦並沒有以同樣的速度演化。我們的大腦基本上仍以數千甚至數百萬年前設定的生存模式相同:尋找食物,繁衍後代,避免被獅子吃掉。難怪我們常覺得難以面對消化每天無止境湧入的資訊量。

「資訊超載」挑戰

今時今日我們正見證著資訊的民主化。從前機構組織的知識都深藏在檔案櫃和資料室的深處,但現在說所有人類知識的總和都不過點幾下滑鼠之遙也不誇張。這樣的高度存取度也不是沒有缺點的,檔案、記事、圖片、網頁、名片、電子郵件、語音留言、等資料一直超載。事實上,IDC 國際數據資訊公司估計,今日的知識工作者平均每天花費 2.5 小時找資料,還不包含真正做事的時間喔!近年來的資訊爆炸性成長造成的真正挑戰已不是尋找資訊,而是從所有雜音中找到真正相關的資訊。

連「資訊超載」相關的資訊都已超載了。試著 Google 關鍵字「資訊超載」看看有多少結果。顯然這根本不是個新問題。我們到底該怎麼做呢?

辨晰焦點

我們捨棄的與保留的一樣重要

要克服「資訊超載」並在這個數位時代成功,我們就必須有選擇性地決定注意力放在何處。如果我們無法專心在每件事上,就必須好好專注在真正重要的事情上。換句話說,我們捨棄什麼跟保留什麼是一樣重要的。

真正的創新家就知道能夠辨晰焦點才能「連接各點」(join the dots),在各個獨立的資訊之間找到具意義的連結。他們有能力收集數據、捨棄不相關的資料、找出能真正推動他們的想法的資訊。擁有這樣有選擇的專注力,他們就可以退後一步,評估全局,找出新的成功之路。

建立團隊相關的資訊更是會隨著團隊成員的增加困難度急劇上升。在團隊的結構下,大家的筆記、想法、數據都需要整合到團隊的工作流裡。Fred Brooks 在他的經典著作《人月神話:軟體專案管理之道》中提到,隨著團隊新增成員,要讓大家的資訊一致就愈發困難。生產力會趨緩,成員之間的透明度瓦解,真正的創新的結盟的機會也隨之流失。

要讓團隊有效協作,絕對必須有一個管理資料、處理資訊超載的策略,才能產生足以處理整個團隊的創意能量的空間。

成就最佳工作的 Space

有了 Evernote 企業版的 Space,要整理整個團隊的資訊比以前都更輕鬆了,還可以為您在需要的時刻標記出需要的內容。Space 改變人們使用記事和記事本的方法,重新定義高效團隊如何共用並存取資訊,並幫助他們定義辨晰膠墊。

Space 是一個團隊共享的中央處理中心,讓您可以共用資訊,將點子轉為行動、推展專案。舉個例子,假設您要領導公司最新產品的行銷計畫,就可以建立一個 Space 集中管理所有資料,包括:任務清單、品牌策略、市場研究、腦力激盪會議、客戶人物誌、產品圖像、經銷商細節資訊、電子郵件副本、推銷影片等等。再邀請您 Evernote 企業帳戶的使用者加入 Space 做出貢獻,包括您的行銷部門、領導團隊、業務代表等。讓 Space 成為您團隊工作的家,所有人都可以即時掌握最新狀況和資訊。

「最新動態」中會顯示所有最新的變更,包括新增記事和記事更新。

而「釘選記事」則可以提示需要置頂的最重要資訊,例如待辦清單或行銷月曆。它們就好像是您團隊的虛擬佈告欄一樣。

在 Space 目錄裡,您可以探索新 Space(別忘了也將您的 Space 設為可供探索),了解公司內其他同仁所知的資訊。舉例來說,您可以加入工程師團隊的 Space,了解功能更新的最新進度。這樣您可以獲取真正所需的知識,而不會被無意義的數據資料拖慢速度。

整體來說,Space 讓團隊可以更有效合作,在一個共用空間達成事半功倍的效果。

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