使用案例

最佳的辦公室並不是一棟大樓,而是一個 Space 空間

1983 年 9 月,一位極具野心的 30 歲電腦工程師 Steve Roberts 踏上了一段獨特的旅程:行經一萬七千英里橫跨美國。從前美國的拓荒者是騎著馬匹或搭乘馬車、帶著帳篷來走這段路,Steve 則是騎著他的特製臥式腳踏車 Winnebiko,上面搭載太陽能供電的攜帶式電腦(傳奇的 Radio Shack Model 100)、一個 CompuServe 帳戶,以及一個簡易辦公室出發。一路上他就用他的行動工作站寫下一本書:Computing Across America,也為多本雜誌撰寫專欄文章或特別報導,記錄一路上的所見所聞。

Steve 獨特的旅程其實是一個先知預言:未來只要有適當的科技,人們不僅能在家工作,而是可以從任何地方工作。他可以說是一種新型態工作者的首例:數位遊牧民族。

現在想要異地工作比 1983 年時簡單太多了,幾乎所有人口袋裡的裝置都比 Steve 當年用的強大幾千倍,而全世界的資訊也都可以輕鬆取得。網路速度也夠快,對知識工作者來說在哪裡工作可以說是沒有實際限制了,只要有一個插座和可靠的 Wi-Fi 連線就可。

您或許並不認為自己是個真正的數位遊牧民族,但可能已經或多或少有過類似經驗。或許您是一位常常在外跑客戶的業務員,又或者是有常態性的「在家工作」日。不論形式為何,很明顯地遠距工作已是一個趨勢,數量一直在增加。事實上,一份 2017 年由 Global Workplace Analytics and FlexJobs 所做的研究中就發現全美國有 390 萬,也就是將近三分之一的勞動力至少有一半的工作時間是遠距進行的,而 2005 年時還只有 180 萬人。

雖然確實越來越多人遠距工作,但對員工和老闆來說,遠距工作依然帶來不少挑戰。沒辦法將整個團隊集合在一個實體空間裡,企業就會面對到他們的遊牧員工感覺缺乏支援、缺少目標、被屏除的風險,進而導致遠距員工因為看不到對整個團隊的影響和貢獻而工作意願低下,工作表現也受到影響。

為了避免上述狀況,我們為您提出幾個方法,對遠距工作員工可以提供適當的支援,並提供他們工具,讓他們可以放心盡力的工作:

建立一個虛體辦公室

誠如 GitHub 的聯合創辦人 Tom Preston-Werner 所說:「如果你要建立一個散佈各處的團隊,最好先想好你真正的辦公室在哪。」記得,您的團隊辦公室不一定要是一個實際的空間。使用像是 Slack 一類的線上交談工具,就可以建立一個虛擬辦公室,讓大家可以高效工作。

除了一個可以聚集討論點子的地方,您的數位遊牧工作夥伴也需要一個虛擬白板,可以用來協作計劃和專案、比對筆記、分享點子。使用 Evernote 企業版的 Space 就可以輕鬆邀請團隊成員一起檢視、編輯、建立記事,並且讓所有人存取。除此一來就可以突破地理位置的限制,讓大家都可以為團隊貢獻所長。

另一個方法是將全員大會串流放到網路上(我們 Evernote 就是這麼做),或是將會議錄影分享,讓遠距的員工也能第一手得知公司此刻面臨的重要問題和決策等。雖然很多人喜歡遠距工作,但是也會想念跟團隊在一起的社交感受。您可以安排一系列的「虛擬快速約會」視訊通話,讓團隊成員可以個別相互認識;也可以安排定期的「線上 happy hour」,全組一起加入這個純粹以社交為目的的視訊會議,酒就自備囉!

注意時差

華特迪士尼先生說得沒錯:這真的是個小小世界。現在很多美國企業都將焦點放眼全世界,並積極拓展業務到亞洲和歐洲。特別是軟體公司,因為不受生產製造和物流配送的限制,都成為真正的全球企業了。

但面對分佈在世界各地的團隊時,一定要注意到時區的問題。可能需要輪流將會議安排在一大早或晚上,讓大家都能公平分攤時差帶來的不便。或甚至思考一下是否真的需要開會。這些事情可以用 email 傳達嗎?或是可以用其他方式合作嗎?又或者您也可以在 Evernote 企業帳戶中建立一個 Space,為要討論的主題建立共用記事,再邀請同事加入,讓大家都可以在自己的正常工作時間裡做貢獻。

開放溝通,頻繁溝通

遠距工作者面對的最大挑戰之一就是無法掌握到團隊和整個公司的最新動態。不論是在家工作者、出差參加會議或活動,或是與客戶會面,數位遊牧民族都很容易錯過重要事件,讓他們感覺自己「不在圈圈內」,失去對工作全貌的見解。

保持溝通管道的暢通可以緩解這種痛苦。讓您的遠距夥伴知道如果有任何問題,您隨時願意談談。與遠距團隊成員安排定期談話(視訊尤佳),讓他們有機會提出遇到的困難阻礙或擔憂。也別忘了利用談話時間分享團隊的最新狀況、目標、及對他們的期望,讓遠距成員也能清楚知道應當注意什麼,理由為何。

Evernote 企業帳戶 Space 頂端的「最新動態」和「釘選記事」讓遠距工作的團隊成員也能享受資訊透明。將 Space 的最新更新置頂,讓大家都可以第一時間掌握到重要的變更;而把重要記事釘選起來,則可以避免相關資訊被埋沒。有了這些資訊,不論夥伴身處何處,都可以事半功倍,發揮最大效益。

不論對企業或員工來說,遠距工作都可以帶來極大利益。但想要極大化遠距工作的成效,需要雇主注意到其中的挑戰,並積極提供所需的支援。只要有仔細規劃,遠距工作絕對可以讓您的數位遊牧民族也能擁有高效空間,並成為極富價值的員工。

更多針對遠距工作者和管理人的實務經驗建議,歡迎參考此文

Evernote 企業版:整個團隊的中央工作空間。

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