過去 50 年間，會議不停變長，頻率也變高。現在高階主管平均每週開會近 23 小時。1960 年代時，還不到 10 小時。這裡面還不包括現在典型工作天裡常出現的各種臨時會議。此外，混合型工作模式下，想要安排面對面開會更是挑戰重重，而遠距開會時所需的各種工具和技術，其重要性跟幾年前完全不能比。但那句老話依然適用：危機就是轉機。隨著企業隨時代邁進，對會議的概念也隨之演進變化。真正的挑戰在於趕快跟上，不然就會淹沒在無盡會議中。
為何傳統式會議是在浪費時間
哈佛商學院和波士頓大學的研究員訪問了 182 名跨產業的高階經理人，結果非常驚人：65% 的高階經理人說會議讓他們無法完成自己的工作，71% 的受訪人表示會議沒有效率且無生產力，62% 表示會議錯過讓團隊更緊密的機會。
伊隆·馬斯克曾說過，會議是發生在不工作的時候。但他也歡迎簡短的意見交換，只要是對參與的每個人都有益就好。據說他曾對特斯拉的員工說：「一旦你發現自己顯然無法再提供價值，就離開會議室或結束通話。」他還說：「離開不是無禮的，讓某人一直待著並浪費他的時間才是真的無禮。」
這些問題在現今越來越常見的混合式工作環境變得更嚴重了，因為「線上會議」還會出現各種五花八門的技術問題。而那句老話依然成立：可以在 email 裡總結的事，就不應該開會來處理。
現今的會議有哪些改變
會議在過去十年裡經歷了重大轉型，主要是因為科技的進步，讓溝通隨時都可以進行。最近的趨勢顯示隨著年輕世代進入職場，高階科技也隨著他們整合進來。在 2016 年，千禧世代已佔全美勞動力 35%，成為最主要的工作力，同時也意味著他們成為最大的一群潛在與會者了！他們希望開會是既流暢又對焦，也希望對議程有更多控制權。新一代的與會者對會議的要求是要有意義、創新、和深度見解。
各種軟體、應用程式或類似工具能會議更符合這些趨勢。較具前瞻性的公司已捨棄傳統式的會議，使用各種方法讓整個會議流程更流暢也更有效率。
專家密技：Evernote 專家 Neil Maxfield 說：「每天都一定要檢視往下走需要什麼資料。一天都不要漏，每天傍晚就要查看當天的資料 (電子郵件、筆記等等)，把重要部分傳到 Evernote，並使用首頁的行事曆小工具把相關資料附加到未來會議事件上。」
資訊透明 + 協作 = 無會議
隨著團隊成員四散，遠距工具選項越來越常見，安排時間統一開會變得越來越困難。想要維持舊式作法最多也只是造成困擾。另一方面，「不同步」的開會方式，也就是將資料傳送到一個中央位置，並有互動功能可以快速做新增或調整的模式，能讓大家都參與合作，就算每個人都處於不同時區且上班時間大相逕庭。
但這些也不是說變就能變，也是需要仔細規劃和執行，以及正確的工具。不同步會議必須提供所有與會者最大的透明度，以及各種協作功能來確保每一個人的貢獻都能被聽到、被看到。把握住高度對焦和高生產力會議的原則，您也能擁有同樣有效的結果：
- 清楚定義想要的結果，並開發一套達成目標所需的完整計畫。
- 準備好要討論的項目，分享給團隊週知，並鼓勵大家提供意見。
- 將資訊整合到一個中央資料庫。
- 每一個行動項目都有指定負責的團隊成員，定義期限以及對任務執行的期待清單。
- 給每位團隊成員提供反饋的機會。
- 設定回報時間和提醒，讓團隊都能遵守進度、在期限內完成。
專家密技：利用 Evernote Teams 的 Space，讓所有需要的人都能取得資料，並可新增記事、做調整。這不僅鼓勵更有效的協作，更重要的是，減少再開更多會的需要。所有專案相關資料都整合在一個集中的虛擬空間裡，您的團隊不論身處何處，都可以隨時、使用任何裝置、做查看並更新。
擺脫會議的痛苦
會議是團隊管理中極為重要的一部分，並沒有比大家面對面討論更簡單的方式，能讓所有人都在議題上掌握同樣的資訊。儘管如此，只有一個真正對焦、經過組織的會議才能產生結果。如果團隊能經精力放在改變會議，而不只是一直忍受開會，一定能讓所有人都有極大受益。
