生產力提昇

帶領您的團隊迎接高效率的會議

「會議應該像鹽,是為了昇華菜餚滋味而撒的香料,而非大肆狂倒的主味。太多鹽巴會毀了整道菜,開太多會則會大大打擊士氣和動力。」

—Jason Fried

所有參加會議的人,包括主辦人和與會者,都希望會議能更有效率;能花更少時間交換更多資訊,能產生更多可行動的結論,往公司目標更邁進一步。會議應該是一場能產生決策的討論,但現實往往完全相反:既沒有結論,又損失寶貴的時間。

但只要經過適當的學習,主管或經理都可以教導團隊如何讓會議更流程,成效更好。提升開會效率這個技巧事實上跟管理學中其他技巧一樣重要,若您能經由正確規劃、準備、排序,化被動為主動來管理會議,所謂「必要之惡」的會議的生產力絕對能大幅提升。

事前準備的價值

最容易把會議變成完全浪費時間的苦差事就來自沒有做好準備。越能夠促使團隊成員做好會議前的準備,會議結果就越好。提供您幾個好策略做運用:

  • 列出會議要達成的幾個目標,並判斷誰是關鍵球員。
  • 找出要推動專案前進的可操作的目標。
  • 列出要涵蓋到的範圍,並以能被輕鬆消化吸收的方式來傳達資訊。
  • 跟團隊成員分享議程要點,並搜集他們的意見。他們很可能提出您從未想過的議題!一份囊括眾人意見的議程能確保參加者有投入心力,且他們擔憂的事都有被處理。
  • 每一個關鍵項目都指派一位成員,讓他主導且要負起責任。

專家密技:用 Evernote 為每一次會議建立議程,再與相關團隊成員共用,讓他們也可以加入自己的意見。如有將 Google 日曆連結到 Evernote,還可以將議程與行事曆活動連結,並設定提醒自己在會議開始前打開記事。

排序、排序、排序

「會議必須是刻意且有目的的,您的組織節奏應當推崇意義而非習慣。」

—Chris Fussell

計畫會議會遇到的最大挑戰之一,就是決定哪些議題重要,哪些不太重要。如果缺乏明確的優先順序,會議很快會失焦,真正的重點也會埋沒在一堆不重要的小細節下。高效率會議的關鍵就是掌握重點,而最佳的做法就是做好評估並排序要討論的議題。

依照重要性排序議程項目,也就是說關鍵大案子就第一個討論,然後慢慢往較不重要的項目去。如果會議時間拖太久,沒討論到的比較不重要的項目,可以在會後的討論中再來處理。

正如 McChrystal Group Leadership Institute 的 Chris Fussell 所說:「會議必須是刻意且有目的的,您的組織節奏應當推崇意義而非習慣。」

能幫助經理人辨識並排序事務的優先順序有幾個不同的正式技巧,包括 ABCDESCRUMMoSCoW 法。這些技巧大部分的核心觀念都在於,決定哪些事必須優先處理,哪些事必須先等別的事完成才能做。視您的公司組織,或許能授權經理人開發並使用自己的事務排序技巧,最能配合他們自己團隊的需求。

專家密技:用工作事項來提早並正確地設定會議事務優先順序,並可分派個別任務給團隊成員。如此一來,他們在會議前就可以存取資料,並可提前標記要討論的事項。也可以為那些還沒有被排序,但遲早需要處理的事情(記得剛剛提過「待其他事情完成方能處理」的事情嗎?)設定提醒。

練習高效筆記法

在會議中出現的所有資訊都能被捕捉到(最好即時),讓需要的成員在會後也能存取到,這點非常重要,同時也確保您在會前所做的精心準備不會付諸流水。

即時捕捉資訊能確保所有討論都為真且統一,並讓大家都掌握相同的資訊。好的會議記錄應將重點放在行動項目上,也就是那些應當執行的工作事項,好推動會議目標前進。會議記錄應強調會議中的決策,要達成目的的必要行動項目,以及指定的負責人。

專家密技:使用 Evernote 的會議記錄範本來確保所有資訊都有捕捉到。也可使用錄音功能來即時捕捉對話,日後也可隨時回放,確保所有細節都有被捕捉到。會議記錄可即時共用,讓大家都可以在一個中央空間存取到所有資料。團隊成員也可以自行新增記事並通知其他人,順暢的溝通讓大家都可以立刻往各自的目標邁進。

每位贏家後面都有一位好教練

在這個混合式班表和遠距工作的工作,會議變得益發重要,以確保團隊、部分、甚至整個組織的所有人都能夠掌握到一樣的大方向、大目標。接受領導人的角色雖然艱困,卻也是非常具有成就感,而只要有正確的工具和平台,您也可以帶領您的團隊邁向會議成功。

讓 Evernote 助您整理工作、揮別生活的雜亂。

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