現代人面臨一個很矛盾的數位困境:大量資訊都在我們指尖,但想要找到其中任何一筆資料卻要費盡力氣。事實上,IDC 的研究顯示,現在的知識型工作者「每天約花 2.5 小時或大概 30% 的工作時間在搜尋資訊」。如果可以重新拿回這些時間,而且不需要成為生產力專家就能做到呢?
是的,Evernote 已幫您設想好了。您放到 Evernote 裡的所有資料都是可搜尋的,不論是收據、記錄資料、會議筆記、去年想到的靈感,只要在 Evernote 裡,您就擁有立刻找到它的超能力。
資料型態千百種,搜尋方法當然不會只有一個。下面列出 14 大招,只要掌握這些技巧,您也可以瞬間精準找到需要的資料。
1. 搜尋欄
搜尋欄是搜尋的本壘,也是在 Evernote 裡搜尋最簡單也最直覺的方式:輸入關鍵字即可。因此,我們確保不論您在應用程式的哪個地方,都一定能夠找到它。在電腦版和網頁版上,搜尋欄位於螢幕左上角的資訊看板中;行動版裡搜尋欄在右下角。點擊放大鏡圖示,再輸入搜尋關鍵字詞,Evernote 就立刻為您展開搜索。
專家祕技:在 Mac 上按 Opt + Cmd + F/Windows 上按 Win + Shift + F 就能快速打開搜尋欄。
2. 快速切換器
鍵盤快速鍵可說是在桌機版 Evernote 裡移動最快速的方法。在 Mac 上輸入 Cmd + J,或 Windows 上按下 Ctrl + Q 即可快速搜尋或切換到任一記事、記事本、標籤,不論您在 Evernote 的哪一處。
3. 搜尋篩選器
或許您記不得記事裡的文字,但有印象記事裡有電話號碼、或有附加檔案、或有一份清單。沒關係!進行搜尋篩選可以縮小搜尋結果,只顯示符合條件的記事。就算您只記得記事的其中一部分,也能夠輕鬆找到。
專家祕技:點擊記事清單檢視上的漏斗圖示,就能看到一份所有可套用的篩選氣的清單,方便您直接點選套用。
4. 文字預測
時間寶貴,因此您打開搜尋欄時就可以看到一份可能的搜尋的清單。這份清單是根據您最近看過的項目,以及 Evernote 預測您可能需要的資料運算出來的。在您一邊輸入文字到搜尋欄時,這份清單也會即時更新,即時提出建議。您可能還沒打完字就已經在清單裡看到需要的字詞了,直接點下去即可,省時又方便。
5. 打錯字不要緊
或許您的文法不甚完美,又或者您想不起來是跟「Connor」「O’Connor」還是「oconnor」開會,但這一切都不是問題。Evernote 的聰明智慧能為您突破這些,幫您找到想要的資料,就算您輸入的文字跟記事裡的拼字或標點符號有點出入也沒關係。我們稱這個功能為「軟性搜尋」,您可以叫它「讀心術」。
6. 新增!Boolean 運算子
Boolean 搜尋利用 AND、OR 以及 ( ) 運算子來合併或排除搜尋關鍵字,搜尋結果會更精準也更有效率。舉例來說,在搜尋欄中輸入「狗 AND 貓」會顯示兩個字都包含的記事,而輸入「狗 OR 貓」則會顯示包含有兩者之一的記事。
使用括弧可以建立搜尋邏輯順序,擁有更多控制。舉例來說,輸入「(貓 OR 狗) AND 鳥」告訴 Evernote 找出所有包含有「貓」或「狗」的記事,然後在從中縮小範圍到也有包含「鳥」的結果。
專家祕技:Boolean 搜尋功能僅提供給 Evernote Professional 以及 Evernote Teams 的用戶。若您還沒有訂閱 Professional,今天就可以免費試用,體驗這個強大的搜尋機制。
7. 進階搜尋語法
Boolean 運算子並非唯一可以精準搜尋的方法,Evernote 還提供幾個專門的運算子可以加到搜尋關鍵字錢。例如輸入 todo:false 可以找到所有有未打勾的核取方塊的記事,輸入 created:day-2 就能找到所有過去兩天建立的記事。
專家祕技:此文中有詳細列出所有 Evernote 的進階搜尋語法,歡迎參考利用。
8. 用行事曆記事循線搜尋
首頁裡的行事曆小工具是您管理形成的絕佳工具,但它也可以用來找到記事。您將記事與行事曆活動連結後,就可以利用活動詳情例如日期、地點、參加人等來做搜尋。想要找出會議決策或行銷電話的筆記時,這招就很管用。
9. 地點搜尋
您可能不記得記事裡記了什麼,反而記得它是在哪裡建立的。這種情況是那些常常在外工作的人很常發生。Evernote 提供地點搜尋,讓您可以找到使用手機建立的記事(如果有開啟手機上的位置追蹤功能)。不論是參加會議、在路上見客戶、或是去案場,只要有經緯度,就算一個名字都不記得也能叫出清單。
10. 儲存搜尋
若有什麼關鍵字組合是您很常使用的,直接儲存起來就可以少打好多字。尤其若您的關鍵字組合包含好幾個篩選器或有用到進階搜尋語法時,儲存起來後,只要點擊搜尋欄它就會跳出來,再點一次就直接搜尋,方便省時。
11. 「在記事內尋找」
另一個好用鍵盤快速鍵:若您知道自己在正確的記事裡,但找不到需要的文字,在 Mac 上按 Cmd + F 或 Windows 上按 Ctrl + F 就能做記事內搜尋。
專家祕技:在快速鍵裡加上 Shift 就能找到並取代字詞。在 Mac 上按 Cmd + Shift + F ,或 Windows 上按 Ctrl + Shift + F 即可。
12. 邁向全域
是否發生過當您在其他應用程式,例如 Slack 或瀏覽器裡,忽然發現需要使用 Evernote 裡的資料的情況?現在有一個通用快速鍵可用。在 Mac 上按 Cmd + Ctrl + E 或 Windows 裡的 Shift + Win + F 就會打開心搜尋,就算 Evernote 是在背景運作也能立刻為您找到搜尋結果。
13. 看看附檔內
準確的說這不是一個搜尋方法,但您應該會想知道。Evernote 的搜尋並不只限於您打字輸入的文字,您還可以搜尋儲存在 Evernote 裡的圖片、手寫資料、以及附檔上的文字。下次小組腦力激盪完了以後,別忘了拍下白板存入 Evernote,以後您隨便輸入白板上的任何文字都可以再找到它。亦可拍下新認識的聯絡人的名片,就不用另外儲存對方的電話號碼或郵件信箱。PDF 和 Office 檔都儲存到 Evernote,就可以搜尋裡面所有文字。這一切都不需要使用特殊的運算子或語法,輕鬆就可以搜尋。
好了,洋洋灑灑一共列出 13 個搜尋大法,我們依然無法為您找到車鑰匙或電視遙控器,但其他的一切都在掌握之中。祝您高效搜尋,省下的時間可以做更有意義的活用囉。