生產力提昇

企業版 Space,更簡單明暸分享共用資訊

Evernote 企業版的「Space」作業空間能讓人綜覽團隊中所發生的事、哪些是重要事項。 用途十分廣泛,以下就為大家介紹幾個實際操作案例。

運用於作業指南

各位是如何與新進員工或新團隊成員佈達公司規則和各種作業流程呢?雖然收到指示「去看看那個文件夾」,但是打開一看,必須開啟許多文件才找得到所需的資訊。或許不少人有過上述經驗。

只要使用 Evernote 企業版的 Space,就可使用文字、圖片、各種類型的檔案,製作出簡單易懂的作業指南。


更新資訊提示:一旦分享資訊,就會出現在對方的 Evernote 中:一旦共用 Space,共用對象的 Evernote 中會出現該 Space。再也不會因為每天的業務繁忙,而「漏看邀請電子郵件,錯過重要資訊」。

釘選重要記事:Evernote 企業版的 Space 可固定顯示指定的記事。 可將必讀資訊或需要先讀的記事等等,釘選到會常常看見的固定顯示區。

運用於各種流程管理

Evernote 雖然不是專案管理的專門工具,不過靈活運用 Space 的話,依舊可以達成專案管理的目的。設立好專案的 Space,然後依進度狀態個別建立記事本。將記事分別移至不同狀態的記事本中,就可更輕鬆地掌握專案的全貌。

舉例來說,如果我們將 Space 運用於徵才活動。 可設立名為「銷售人員徵才」的 Space,然後建立「書面審查」、「電話面試」、「當面面試」、「錄用」以及「不錄用」記事本。

如果有人應徵,人事專員便可依履歷表等文件建立記事,一一將應徵者加入「書面審查」記事本中。 錄用部門的負責人可確認「書面審查」記事本,然後將晉級到下一輪的應徵者移至「電話面試」。人事專員可依據該資料安排電話面試。如此一來,不用透過電子郵件來往,藉著移動記事,就可進行工作。

這個方法可運用於各式各樣的作業流程。要製作部落格文章,可建立「構想」、「寫作中」、「檢閱中」和「完成」等等。 要管理任務,可建立「未整理」、「擱置中」、「執行中」和「結束」等等。


最新資訊一目瞭然:Evernote 企業版的 Space 會將最新資訊顯示於常見的位置。 因此,如果有了新的應徵者,或是記事內容有了更動,看一眼就馬上知道。

隨時更新相關人員可存取的資訊:從前要掌握進度的話,必須追蹤各應徵者的文件和往來的電子郵件。 不過,藉由讓相關人員彼此適切地共用資料,便可讓所有成員統一擁有最新資訊。

運用於顧客管理

擁有眾多顧客的公司應該都想要進行顧客資料管理。 舉例來說,Salesforce 就是表現十分卓越的客戶關係管理 (CRM) 服務。而若是遇到下列情境時該如何運用呢?

例如,根據顧客要求,手工製作商品的作家和工匠的業務。 或是承接施工契約,蓋房子的土木包工業者的業務。兩者皆有許多所謂的非結構化資料,像是各式各樣的照片、開會的備忘錄等等,很難使用範本管理的資訊,最適合用來管理這類資訊的就是 Evernote。

只要靈活運用 Space,就可輕鬆地進行跨部門資訊管理。以剛剛提過的承接施工契約蓋房子的例子來說,可與營業人員、財務人員、設計師、工地監工等等跨部門的人員隨時共用最新資訊。如此一來,營業人員可迅速地與顧客應對,工地現場也可更圓滑地進行作業。
可為每位顧客個別建立記事本、按地區,或是類別建立 Space 等等,依照自己團隊的工作方式做選擇。此外,如果有大型的專案也可為每位顧客個別建立 Space。

Evernote 企業版:整個團隊的中央工作空間。

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