說得客氣一點，開會很挑戰專注力。這也就是為何會議記錄如此重要。好的會議記錄能幫助大家記得會議中說了什麼、追蹤決策、釐清行動項目。如果沒有作記錄，而大家的注意力又開始消散時，就很容易混淆。
如果您是負責做會議記錄的人，就一定會面臨到這個困境：記太少很可能遺漏關鍵細節，寫太多讓讀者要自行區分哪些才是重要資訊。到底要如何做好會議記錄？參考下面這五大策略，讓您精準捕捉，完成一份高效會議記錄。
1. 訂好議程
相信您也有過這種經驗：會議時間越拉越長、討論的議題卻越跑越偏。心裡忍不住想：到底哪時結束？？這時就需要一份好議程。據聖荷西州立大學 (San José State University) 的 Tabitha Hart 博士所言，議程提供會議架構，讓大家都可以專注在重點上，您在作記錄時也就不會一直出現不相關的資訊。
要建立議程，請寫下您的會議的每一步，並確保每一個項目都：
在會議的範疇內明確且切實
結論導向，並能引導討論方向
分配合理的討論時間
2. 使用可靠的筆記應用程式
通常會議還在進行時，大家的點子在頁面上要如何呈現還不是很清楚。如果手寫會議記錄，以後要重新整理就很困難。使用諸如 Evernote 這類可靠的筆記應用程式，做會議記錄效率會更好，也確保所有資料都很易讀，更新資訊也很容易。有好的工具，做會議記錄可以更快，也能輕鬆將資訊分享給同事，之前的筆記也能立刻搜尋到。
3. 在您所有會議記錄裡都要包含幾個關鍵元素
會議記錄應當一目了然，不論是會後一週或一個月後再看，都能快速找到所需的資料。因此，您的會議記錄中應當包含：
所有與會者的姓名
議程項目
所有到期日和行動項目的行事曆
討論的主要重點
會議中達成的所有決定
4. 思考未來
這是個簡單但強大的策略，能輕鬆幫助您避開記錄每個小細節的陷阱。做紀錄時，問問自己現在寫下的在未來還有意義嗎？如果沒有，就不用記了。真的很重要的對話，就以總結的方式記錄。也別把情緒一起帶進會議記錄中。
5. 勇敢發聲
您正在做會議記錄，但有人使用了您沒有聽過的縮寫或密碼，或話講得不清不楚。該要求他們說明澄清嗎？當然！身為會議記錄人，您可能會覺得不好意思打斷對話。但如果您不太確定某人的發言，或大家剛剛在討論什麼，就應該提出來。事實上，沒跟上的人應該不會只有您一位。
您可以這麼說：
「您剛剛說的是 [statement]，對嗎？」
「很抱歉我有點跟不上，可以請您再解釋一下 [concept] 嗎？」
「我可能有點理解錯誤。可以請您再說一次 [concept] 嗎？」
「不好意思，請問 [concept/word] 的意思為何？」
上面這些祕訣應該能幫助您了解，做會議記錄並不意味著狂敲鍵盤，試圖捕捉每一字句。將這些策略套用到您的會議記錄上，用更精簡的文字傳達更重要的資訊，大家都會感謝您的。
