週期性工作事項,工作效能再上一層

我們在管理日常工作的各個負責事項時,常常會發現要定期做的事情反而是最容易被遺忘的。假設您固定每週二都要作週報準備,中間只要殺出一個程咬金,它就立刻被推出腦中。

但如果每次要做的事情快截止時,您都不需要手動提醒自己,這些週期事務就比較容易固定成為例行公事的一部分。Evernote 矢志成為您的「第二大腦」,現在有了週期性工作事項,定期重複的待辦事項就能輕鬆成為固定習慣。

如何養成習慣,並真正完成事情

一份似乎看不到盡頭的待辦清單是會讓人害怕的。到底要先做哪一樣?要從哪裡開始?週期性工作事讓您可以快速掌握行程,化被動為主動。您可以更有系統、更冷靜地的處在當下、處理事務。不論有多少事是要規律處理,週期性工作事項都能讓您輕鬆作好規劃、做好準備、搶得先機。

舉例來說,您知道您可能必須上幾個線上課程,或做更多閱讀,才能推動職涯更上一層樓,但要在更多更急迫的事務中找到時間真的不容易。利用工作事項週期設定,您會知道時間已經安排好,就算只有短短幾分鐘,每天累積一點,持續養成好習慣,日後一定有所收穫。

此外,Evernote 的工作事項是可以放在記事裡的,讓完成工作事項所需的各項資料唾手可得。舉個例子,假設您希望每天至少打一通業務電話,打造自己的專業人脈網路。您可以將 Evernote 的習慣追蹤範本套用到一則新記事,然後在記事中新增「打電話」工作事項,再做週期設定。接下來您每天都會收到提醒,而每天您打完電話就在當天打個勾,很快這個習慣就會建立起來。

又或者您總是忘了每月都要開的業務會議。利用週期性工作事項,時間到自然有人會提醒您要整理資料,就再也不會忘記做會議準備了!而且這一切都無須手動設鬧鐘,只要有設定,每次您將當次的工作事項標為完成,到期日就會自動重設到下一次,您就可以放心處理其他事情了。

您為自己設了越多工作事項且都一一完成,感受就會越好,也會有更多動力驅使您,漸漸就從「拖延者」轉變為「行動者」。

如何成為更好的經理人

不論您是自己的老闆,又或者需要管理一個龐大的團隊,週期性工作事項都能為所有人減輕壓力。工作事項是可以分派給他人的,讓您可以更輕鬆地協助團隊追求更好的生產力。

若您是經理人,可以利用週期性工作事項來記錄員工的生日、工作周年紀念、其他里程碑等,讓您再也不會錯過任何可以提振士氣、慶祝成就的機會。也可以利用工作事項週期設定,提示您與團隊成員每季的工作績效檢討的到來。您甚至可以為團隊每位夥伴建立記事本,並將週期性的工作事項直接放到他們的記事裡。

不論您的工作或私人生活對您有什麼要求,週期性工作事項都能幫助您提高生產力,協助您將珍貴的大腦空間用在最重要的事情上。讓待辦的工作事項住在記事裡,不是免費佔據您的腦中。

如何更處在當下,提高專注力

任何人都很難在感覺不知所措的同時還能擁有高生產力。不僅是工作時的效率會受到影響,工作以外的時間也會很難真正放鬆。

建立週期性工作事項不僅對工作上的效率和生產力的提升很有幫助,對您處裡個人的待辦事項也一樣。讓您在上班時能夠全力專注工作,下班後就能安心處裡其他事,不會有上班時想著要買菜,下班後想著明天要做什麼的情況,在每一個瞬間都能處在當下、全力以赴。

舉例來說,假設您每一季都要報稅。設好工作事項週期,您可以安心知道時間到會有人提醒,而且報稅所需的資料也全都在 Evernote 裡。其他時間就不用管這件事,可以專心工作、專心生活了。

未來我們還會有一篇部落格文章,專文討論工作事項週期設定可以如何強化您的工作生活平衡。目前就請您下載最新版的 Evernote,即刻開始體驗吧。

讓 Evernote 助您整理工作、揮別生活的雜亂。

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