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全新 Microsoft Teams 適用 Evernote

 

多年來 Evernote 一直持續開發與各大應用程式整合的服務,包括 Microsoft OutlookSalesforceGoogle 雲端硬碟Slack 等等。今天很高興宣布這個清單又要新增一個項目。

全新 Microsoft Teams 適用 Evernote

Microsoft Teams 是高效公司的溝通平台,方便任何團隊即時聊天、分享訊息、推動工作進展。Microsoft Teams 內建於 Office 365,方便團隊可以共用電子郵件、文件、試算表、簡報,並管理整個資訊流。

Evernote 與 Microsoft Teams 的整合,讓您可以輕鬆在對話中指向特定記事,也無需離開 Teams 就能存取記事資料。

使用 Evernote for Microsoft Teams,您可以直接從 Microsoft Teams 應用程式共用、釘選、編輯、搜尋您在 Evernote 裡存放的內容。如此一來您既可無間斷的工作,又能確保所有人都掌握到一至的資訊。

我們與 Microsoft Teams 的首席產品經理 Mansoor Malik 和 Evernote 的資深產品經理 Leo Gong 坐下來,談談他們對這次新的整合服務的想法,為何這次 Evernote 與微軟的攜手合作如此令人興奮,而這樣的合作對用戶以及協作團隊又意味著什麼。

Q. 與 Evernote 的整合可以為 Microsoft Teams 帶來什麼,而又可以為使用者帶來哪些優勢呢?

Mansoor Malik (Microsoft): Microsoft Teams 將資訊民主化。它讓資訊可取、帶來透明度,並確保每個人都可以存取使用。

透過這次的整合服務,使用者可以存取他們在 Evernote 裡的內容並與整個團隊分享,而一切操作都在同一個地方、同一個渠道進行。不需要記得 URL 網址,或在 Teams 及 Evernote 之間切換,所有資訊都在那兒。

Leo Gong (Evernote): 很多使用者將 Evernote 作為他們的第二大腦,他們將所有資訊收集到這裡,將各種點子儲存在 Evernote。Evernote 和 Microsoft Teams 的結合讓使用者可以輕鬆深入自己的知識庫,並與所有人分享。

假設您計畫要在 Microsoft Teams 裡規劃一個產品上市的各項事宜,能夠直接從 Microsoft Teams 存取 Evernote 意味著您可以記錄大家同意了什麼以及現在的計畫為何,而且所有資訊都與您的對話同步。

Q. 這為使用者解決了什麼問題?

Mansoor Malik: 您可能有待辦事項想要加到 Evernote,或想要討論它們。這時您可以選擇以縮圖形式分享到 Teams 並開始對話,或將它以標籤釘選,讓對話圍繞這個標籤進行。

如此一來,對話跟釘選的記事內容可以保持一致並且集中一處。團隊成員隨時可以加入即時對話,若是有人稍後才看到對話,也可以回覆到同一個對話串裡,保持上下文的連貫。

Leo Gong: 很多使用者將 Evernote 用做企業資訊的知識庫。與 Microsoft Teams 的整合可以讓我們的用戶非常輕鬆地隨時隨地共用 Evernote 內的資料。

有個問題很常見。釘選的標籤讓您可以在頻道中釘選記事,搭配那些常見問題的答案,方便其他人都可以輕鬆存取。
最後,您在做決定時可能需要考量 10 到 20 則不同的訊息,這樣很快就變得很難管理,因此貼個標籤就可以保留一份「我們剛做的決定為何?下一步為何?」的記錄。

Q. 您認為人們在團隊的情境下分享資訊會遇到最大的困難為何?

Mansoor Malik: 之前如果您想要分享什麼資料,會先需要打開郵件匣,附加一份 Word 檔或任何其他檔案,再寄送給某人,就算是坐在隔壁的同事也必須這樣做。接下來您必須等待對方的回信,然後再進行修改或訂正等等。這次的整合意味所有這些對話及決策都可以被記錄、編輯、並當場即時捕捉,您就不需要再等魚雁往返。

Leo Gong: 我認為應該是在資訊共享的摩擦。在這次初步上市以後,我們也會持續讓這件事更簡單。我們可以如何讓資訊分享自動化?這是我們要思考的。

Q. 在您的經驗裡,工作流如何演化了?您有發現人們常常要求各大工具間的整合嗎?

Mansoor Malik: 今日的員工跟五年前的相比,所屬的團隊數高達兩倍。員工花在開會、電話、回 email 等協作工作上的時間增加了約 50%,而且佔去員工 80% 的時間。雖然如此,生產力活動卻隨著時間流逝越來越支離破碎,導致生產力下降、變更疲勞、員工凝聚力下降。此次整合試圖重整這些情況來解決這些問題。

Leo Gong: 工作空間已演化到包含更多專業工具,因此我們比以往都看到更多不同團隊,以及很多個人想要並預期工作的多元選擇。

就算是筆記編輯這樣一個相對簡單的操作,市面上都有無數的工具,而且都有各自的強項。整合服務讓使用者可以自由使用自己覺得最有效率的工具,投入到團隊協作中。

Evernote 可以與各種文件整合,並可輕鬆分享記事,因此使用者可以自己選擇最有效率的工具。使用 Microsoft Teams 您不需要使用特定的資料庫或特別的任務管理工具。就算您和團隊成員使用不同的系統,Teams 都可以成為你們之間的黏著劑,讓團隊合作更順暢。

Q:與其他產品進行整合時,您是否有一份標準清單需要核對確認?你們是如何認定這次的合作是合適的?

Mansoor Malik: 我們會看看對彼此的客戶是否能帶來價值。更明確的說,我們會在常見的團隊生產力情境下尋求達到更高效率的方式,或是讓使用體驗更好,或進行強化讓使用者使用更簡單。

Evernote 與 Teams 的整合可以說是理所當然,因為人們已經使用 Teams 合作,將 Evernote 整合進去以後工作效率可以更進一步提升。

我們另一個尋求的重點是夥伴對於現代工作環境的數位和文化轉換要與我們有共通的願景。這點一定要守住。

Leo Gong: 我們也是。我們第一個要釐清的事:這可以自然地融入使用者的整個工作流嗎?是否可以顯著地強化使用者的工作/生活事務處理?第二,我們能為微軟帶來什麼?可以助我們 Evernote 的使用者離成功更近嗎?最後當然就是可行性的考量:做得到嗎?多快可以推出?

Q:從策略產品的角度來看,你們如何追上不斷要求更多的客戶的需求?

Mansoor Malik: 我們不斷傾聽客戶在 Twitter、UserVoice、app 內的回饋。我們也持續觀察人們如何工作,以及他們想要的功能,不論是針對手機 app,或桌機版本上。

我們也一直思考長期來看「工作」這件事的未來會是怎樣的模樣。工作人力的變遷、待千禧世代全面接手時,他們一定會有不同的需求。這些我們都要考量、列出優先順序。最多人提出要求的一定最先做,然後依序解決。

Leo Gong: 首先我們花很多時間傾聽我們的客戶、持續不斷的溝通,而我們往往也從這些對話中洞察到進步的機會。

其次是進行廣泛而大規模的測試,確認即將推出的功能真的對使用者有幫助。我們不見得會完全依照用戶的要求來執行,用戶描述的往往是一個更大的、尚未被發掘到的需求的「症狀」,因此我們會思考客戶真正需要的是什麼,他們真正感到困難的點在哪。

Q:聽起來有點像在做偵探,肯定不容易。

Leo Gong: 當然。

Mansoor Malik: 沒錯,完全同意。

Q:最近的趨勢是從尋找競爭者的概念轉而為「互助協作」。你們又是如何從科技的角度來實踐這個想法?

Mansoor Malik: 我們的產品就是為了合作協作而生,協作性是內建的。透過一起工作、娛樂,我們讓顧客和用戶獲得最高價值。針對這次的整合服務,使用者回饋都是正面的,說真的能提高生產力。因此如果我們可以提高生產力,保持使用者的互動,就算是根競爭者或夥伴合作,都是可以接受的。這也是為何我們一直保持開放,並願意讓人們使用他們想用的工具,因為我們相信工具和科技都是用來促進生產力的,讓我們的用戶可以更快地完成更多。

Leo Gong: 攜手合作一直是 Evernote 的核心價值。我們的目標是讓使用者可以捕捉任何想法或資訊,不論其來源為何。

至於說我們如何從技術層面來因應,我們是使用模組化的方式來打造產品,所以我們不會僅僅支持一個文件類型。我們應用程式的架構設計是讓它可以模組的方式接受任何檔案類型,因此未來也隨時可以運用更多檔案類型。

這是一種雙贏的作法,因為以支援整合的方式打造產品同時也會加快自身的開發速度。日後要再拓展產品的功能線,開發工程師更會感謝你。

Q:科技的進步已經讓人們可以從任何地方、使用任何工具工作。我們應如何追上如此高度連結的勞動力的需求?

Mansoor Malik: 每個團隊都不一樣,每個人也都不同,他們都各自有自己特有的偏好和需求。身為一個平台,Microsoft Teams 讓人們可以導入自己最常用的各種應用程式和服務,自訂 Microsoft Teams 以符合自身需求,真正的提高生產力。

允許多重整合,並與多方夥伴和競爭者協作,讓我們可以達到高度連結工作團隊的需求。同時我們也堅守 Evernote 的特色,依然可以跨平台、跨裝置、多螢幕使用。我們希望持續確保不論您在哪,用何種方式連結,都可以完成需要做的事。

Leo Gong: 其實這因果關係有點模糊,因為整合服務可以讓你隨時隨地使用任何裝置工作,但它又同時讓你可以在這樣的世界裡過得更好。

Microsoft Teams 真正最有用的地方在於它提供你一個樞紐去管理很複雜的各種事情。當每個人都在使用 20 種不同的 app 時,管理是很困難的。但如果有個方式可以開始集中所有溝通,也將分享共用集中一處,就可以開始處理資訊過載的情況。

Q:你們認為未來五年人們的工作方式又會有何改變?計劃以新的產品功能及/或更新來解決哪些問題呢?

Mansoor Malik: 所有人都在尋找可以更快完成的方法。我們思考的方式是在有了這些整合服務以後,我們可以如何運用機器學習或人工智慧來達到這樣的目的。

舉例來說,假設你正寫下一則記事,內容是關於要送出行銷資料作審核並取得核准。如果在您打字或口說的同時,一個人工智慧機器人就感應到這其實是一個需要被建立並指派給其他人的任務,而且還會後續追蹤,這就真的很酷。這其實就是一種藉由代人們執行工作而強化生產力的方式。

錄下電話、文字聽寫、自動也是我們目前正在研究的項目之一。所有這些動作都可以自動完成。

Leo Gong: 我觀察到兩個相關的趨勢:一個是人們消化的資訊量正在急速增加,另一個則是科技終於進步到可以真正幫助使用者處理資料過載的情況,所以我們其實正處在一個很有趣的時機點。

第一個真正能幫助人們的是更好的聚合和整合。藉由與您用來創造資訊的工具整合,Evernote 可以幫助您管理所有資訊,並可以將所有這些資料集中收集到一個中央處理中心。

第二點就是 Mansoor 剛剛提到的人工智慧和機器學習。我們在未來五年內能做到的是套用機器學習,幫助使用者釐清他們接收到的龐大資料。能夠好好的篩選,找出真正重要的資料才能產生意義。

我很愛用的比喻是:如果有一天我走進你的廚房,可能看起來非常整齊,但我完全不知道東西在哪裡。機器學習讓我們可以在你的廚房裡看到有所你的物品,而且是以我整理的方式和我的思路來呈現的。

開始吧

歡迎您今天就到 Microsoft App Store,下載 Evernote for Microsoft Teams,親自體驗您的團隊驚人的潛力。如需更多資訊,歡迎參考我們的《快速入門指南》

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