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使用案例

有多個專案同時進行嗎?現在有更好的管理方式了!

當手上同時有多個專案要處理時,很快事情就會變得過度複雜,甚至連想要知道接下來該發生什麼都變得困難,重要的細節也很容易被遺落。但現在有更簡單的方式,幫助您能夠掌握所有專案事務。

首頁看板的最新成員:篩選記事小工具,正式公開!您可以從一系列的篩選器做選取,準確找到想要的記事。若有訂閱 Evernote Professional,還可以同時看到多個篩選記事小工具。有了篩選記事小工具,就可以立刻看到任何專案或工作流整體的狀況,首頁就是您主要工作流的控制中心。

不論您工作上有多個專案,或工作和個人計畫兩者皆有,又或著您有使用諸如 GTD 的生產力技巧,篩選記事小工具都能激發「首頁」的更多潛能,成為您專案行動和管理到期日的必要檢視點。就用它來幫助您精準開始一天的工作,並維持整天的井然有序吧。

一眼盡覽各個專案

自訂篩選記事小工具,以顯示任一專案中最重要的記事,讓您從首頁就可以快速掌握現況,並採取即時行動。

舉例來說,若您正在尋找新客戶而需要聯絡潛在客戶,您可以為每一位潛在客戶建立一則記事,並全部套用「潛在客戶」標籤。在設定篩選記事小工具時,可以依「潛在客戶」標籤篩選,小工具就會為您提示正確的記事。當潛在客戶順利轉成正式客戶時,移除「潛在客戶」標籤,該記事就不會出現在您設定的小工具裡。

不習慣用標籤嗎?沒問題。還有很多篩選條件可用。若您習慣在記事標題加關鍵字,可以設定關鍵字篩選器。若您已經使用關鍵字一陣子,但只想看到現在正在處理的記事,就可以再設一個條件,篩選出最近有更新的記事。

專家密技:雖然我們提供了非常多的篩選器選項,建議您儘可能套用越少越好。這是因為篩選條件相當於「且」運算子(非「或」),也就是說套用越多篩選器,搜尋結果就越少。

工作,生活,平衡

厭倦了個人計劃被工作推到旁邊嗎?就讓您的下一項個人專案列在首頁上,跟工作的專案同等顯眼重要吧!

舉例來說,若在準備一個重大提案的差不多時間,您也想要翻修家中浴室,就可以分別為這兩件事情設定篩選記事小工具。

假設您有一個《個人專案》記事本,裡面都是居家修繕的相關記事,其中包括浴室的翻修。篩選記事小工具就可以為您省去在記事本裡翻找的麻煩。在設定小工具時,就設定篩選位於《個人專案》裡的記事,並包含關鍵字「浴室」。只要有這個關鍵字的記事都會自動出現在小工具裡。

再建立一個類似的小工具,設定僅顯示撰寫工作提案所需的記事。您可以直接設定篩選所有包含「提案」兩字的記事,或在所有含有相關資料的記事上套用「提案」標籤,然後在小工具裡篩選該標籤。

在設定好您的個人和工作的篩選記事小工具後,在首頁上跟其他小工具,例如行事曆或草寫本等,再做一次排版排列,讓您可以輕鬆處理兩者。

專家密技:Evernote Professional 用戶還可以使用 Boolean 運算子以及位址搜尋功能。也就是說您可以設定篩選記事小工具,使用地理距離語法、依記事建立位置搜尋;或使用 AND, OR, NOT 等 Boolean 運算子。還可以使用括弧將複雜條件分組。更多進階搜尋語法的說明請見此

融入您的工作流

有些任務會在整個工作流中會有數個檢查點,或在每個階段都需要參考不同資訊。這時有多個篩選記事小工具就很有幫助,每一個小工具都可以代表流程中的不同階段。

想像您今天需要招募一位新的業務代表。篩選記事小工具就能讓您直接在首頁追蹤,並管理整個招募流程。

首先針對流程中的每個階段建立篩選記事小工具,例如「審核履歷」、「電話篩選」、「面談」。再為每一個分類建立標籤,並在相對應的小工具裡套用標籤為篩選器。例如在「審核履歷」小工具中,設定「履歷」標籤為篩選條件。

當有應徵者申請時,為每一位個別建立記事,並附加他們的履歷。然後在所有您需要審核其履歷的記事上貼上「履歷」標籤。現在這些記事就會出現在您的「審核履歷」小工具裡,讓您在首頁裡就可以看到需要的資料。

有欣賞的履歷想要電話聯絡嗎?將該記事裡的「履歷」標籤替換成「電話篩選」標籤,您的小工具就會自動反映該名應徵者目前在招募流程的哪個階段,讓您可以直接了解下一步為何,並且只需要一個點擊就能直接取得需要的資料。

但如果未來您又需要找新的業務代表,也想使用同樣的標籤流程,但不希望前一批應徵者的資料混進現在的履歷中呢?這時您就可以再設定一個篩選器,只要包含最近的招募開始後建立的記事就可。

專家密技:您可以使用儲存的搜尋來快速設定篩選記事小工具。假設您曾經搜尋「業務代表」一詞,又精心設定了更多條件,就可以將同樣的儲存的搜尋套用設定篩選記事小工具,讓小工具能立刻依據已經設定好的條件搜尋,不用再個別設定條件。

與 GTD 也相容

若您已經有將 Evernote 與 Getting Things Done 等熱門生產力提升系統整合,篩選記事小工具能利用您已經架設好的系統,讓事務處理更輕鬆。

添加您現有的 GTD 記事本和儲存的搜尋,為流程中的每一個階段建立篩選記事小工具,包括有「收件」、「目前」、「下一步」、「某一天」、「參考」、「腦力激盪」,以及所有其他您自己的例行公事的各個階段。

這麼一來就無需執行不同的儲存的搜尋,或到導覽列開啟各個記事本。只要到「首頁」看板,您自訂的 GTD 流程就在那邊等您,還包含記事卡片,無須點擊或捲動就能看到所有重點資訊。它們就在那,跟您的工作事項、草寫本、行事曆以及所有其他小工具在一起,讓您更輕鬆搞定工作!

專家密技:需要從電子郵件帳號新增很多資料到您的 GTD 收件匣嗎?若您在 Evernote 裡有設一本「收件」記事本,可以直接將信件轉寄到該記事本。然後再設定一個 GTD 收件小工具,篩選該記事本中的記事,您需要的郵件就會精準出現在小工具裡!

協助導航每一天

上面這些例子只是使用篩選記事小工具的一兩個範例,目標是讓使用者可以更輕鬆的面對每天的挑戰,並能順利達成目標。而我們對您根據自身需求,以及自己的工作習慣,將篩選記事小工具帶往何處更是充滿期待。

我們一直不停精進「首頁」,讓它能配合您,而非請您配合它。而篩選記事小工具就是邁向這個目標的一大步,希望讓使用者有新工具可以提升工作生產力,又不會破壞您自己獨特的思考、執行、達成的方式。

Evernote Personal 方案訂戶可以在首頁新增一個篩選記事小工具。升級到 Evernote Professional (或成為 Evernote Teams 客戶) 可以使用多個篩選記事小工具,有機會從頭到尾檢視整個工作流,或同步管理多個重要專案。

別忘了使用最新版的 Evernote,方能使用到篩選記事小工具。歡迎多加體驗使用,然後到 Evernote 論壇與我們分享您的感受和意見。

讓 Evernote 助您整理工作、揮別生活的雜亂。

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