使用案例

你還沒遇見最好的自己。學會這樣做,馬上開發第二大腦!

Brain

說真的,有多少次你恨不得記憶力超強,效率像辦公室的那位好棒棒一樣,組織超級縝密什麼事都考慮到了。但,想變更好卻愁沒有一套好的辦法,苦悶沒專家引你入門?

其實很多事都跟我們的習慣有關。與其固守過去的工作模式,不妨運用更聰明的方式來搞定?新的年度你一定有更遠的 milestone 要達成,趁老闆還沒追著你跑之前,先練兵秣馬看怎麼樣可以成為「全拿強人」吧!

一切都可以從一個簡單的 App 開始改變。

一、「搜尋」就是你的秘書

相不相信每天工作有 10% 的時間花在找東西上面?不然就是麻煩那個誰幫你找東西,浪費掉別人的時間… 如果你有一個很好的「找東西神器」就可擺脫這個吃掉時間的黑洞。先假設你的文件(泛指 Word、Excel、PDF 檔案)都放在 Evernote 裡面,這時候神奇的是當你在 Evernote 搜尋會自動找出筆記內的相符文字,而重點來了,甚至「附加檔案內」、「附加檔案內」、「附加檔案內」(很重要所以說三次)的內容都可以過濾出來。

假設我的同事突然 email 要前年尾牙的廠商報價單,只要 key in 某某廠商或尾牙兩字,檔案飛快就叫出來了!要找什麼東西就交給大象,不過一切前提還是要先將東西丟進去啦(笑~)

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二、 答案就在自己的口袋中:Connect the dots

你會不會曾經有這種經驗:把兩三件不相關的事情串在一起,突然整件事水落石出了,突然兜成一個故事覺得自己好像福爾摩斯一樣!正所謂創意或任何領先別人的想法,都是在於大腦內的重新組織連結。

我曾經在講座中聽過電腦玩物站長 Esor 用電影「藥命效應」來比喻「如果我們能在每一個需要的時候,想起自己一生所學習、經歷、閱讀、思考過的所有內容,進而變成判斷力天才呢?」(詳全文請點此),這不禁讓我想到之前電影 Lucy 的宣傳標語:「一般人類只會用到腦力的10%,而她卻能發揮到 100%」。當然我們不可能發揮到 100%,但卻能真正找到一個辦法來建構自己的第二大腦,站在過去的高度上不斷往上爬,而非每次從零開始。

首先當你在想一件事情的時候,請做這兩件事:

  1. 直接在 Evernote 裡面寫下想法
  2. 用關鍵字搜尋 Evernote 裡面

(1) 跟 (2) 其實都在幫你搜尋你個人的 Evernote Wikipedia,但更能產生事物連結的是當你一邊寫筆記的同時,在下方你會看到 Evernote 同時幫你找出過往與此主題相關的筆記,這就很像大腦開始進行相關性組合,串聯已知,組合成一個新的篇章。幫你另外顯示出來的相關筆記有可能是你之前用 Web Clipper 在網路擷取下來的文章、朋友與你分享的內容,總言之 your brain will be empowered, effrotlessly.

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三、永不與黃金大腦失散:Never offline

另外還有一個情形很惱人:明明就把全部的資料都放在網路上了(Dropbox,Gmail 信件中、Google Doc),但沒有網路真的什麼都沒戲唱,此時就算有智慧型手機,也等同於智障手機了。

實在在上述情況中吃過太多虧了,有鑑於此,朋友啊,你必須知道在 Evernote 放入的資料就算沒網路也能叫出來瀏覽!怎麼做到呢?

當然就是先把重要的筆記本設定為「離線記事本」,如此一來就算在隧道、地下室、捷運列車、移動中的高鐵都可以安安穩穩地找重要資料。

與資訊永不斷線,你永遠是一群人中的黃金大腦!

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四、從此輕盈的數位名片收納術

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簡單來說一張名片如果不好好歸檔,等於無效。(否則你用它來當書籤嗎?)而想到歸檔,大概半數的人都想說:啊那我明天再做好了,於是這個明天變成跨一個年度的大工程。曾幾何時我也是如此,想到要一張張手工 key in 就覺得太耗時間,等到真正要聯繫廠商時才從一堆名片山裡面找尋。

這個需求並非小眾,你一定知道幾套手機 app 可以透過拍照,就能自動輸入對方的姓名、電話、email、公司行號等。這種拯救懶人的功能在 Evernote 裡面也有內建!試試看,打開 Evernote 接著用內建的相機來拍下名片,接下來即將發生神奇的事,重點是除了按下快門之外你什麼都不必做!下次要找聯絡人的時候就如文章開頭提到的,在 Evernote 搜尋關鍵字即可。

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五、極小化無意義的文書工作

要好好運用大腦,就得騰出時間做更有意義的事!一些如複製/貼上、表格文書整理等等的 low effort 雜事,若真要自己做的話,絕對要有更 21 世紀的作法。

舉個例子來說,假設我今天收到同事寄來的一份 PDF 簡報檔,要把它用最簡單的方法移到 Evernote 合併整理,該怎麼做呢?

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你可知道每一位大象的用戶都有專屬自己的 email address? 只要將它找出來,就可以自動化歸檔到 Evernote 裡面去,再結合以上所說的「離線記事本」、「文件內搜尋」、「相關筆記顯示」,你已經透過數位工具建構了第二大腦囉。

此時,雖然還無法像電影「藥命效應」的男主角一樣神,但也不遠矣~

馬上來看操作說明:

以上五個妙方說來簡單,實際施行後卻可以大大提昇產能,扶搖直上!趁著年頭起步,趕緊養成習慣就能在職場和生活中力省功倍!

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本文作者:Olive Lee

Olive 目前為亞太區市場開發,負責業務拓展以及行銷策略。對於喜歡的數位工具忠心耿耿,一愛上就黏上了。

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