大部分工作都有「開會」這件事，專業人士更是平均每週參與 25.6 場會議。有這麼多會要開，你可能發現自己已經跟不上資訊交流的速度，也很難做好會議筆記。別沮喪，就算是最精明的大腦，一次能吸收的量也是有限的。
當然，做會議筆記既是科學也是藝術。但如果擁有扎實的筆記技巧，再加上良好的會議記錄範本，強化大腦、捕捉更多資訊絕對可能。
會議記錄有多重要？
會議記錄是公司會議的文件資料之一，上面會記載開會的日期和時間、會議主旨、與會人、會議結論、決策以及達成共識的行動項目。通常也會包含應交付任務的完成期限，以及排定下一次的會議日期。
在一個平台上做好筆記，並整理資料能幫助您：
建立架構。會議記錄是可以作為指南的。它讓您可以掌握公司行事曆、提供團隊一套短期計畫、鼓勵負責任、亦可用來度量團隊的進度如何。會議記錄對做開會準備來說也很重要，因為它可以提醒每個人哪些任務該完成了，以及接下來要採取哪些動作。
節省時間和金錢。有記錄，團隊就能避免重複做同樣的事。寶貴的時間不被浪費，您能更快執行企業決策。利用會議記錄範本，還能減少花在整理討論重點的時間。
取得法律保護。美國國稅局 (IRS)、審計員、法院等均認可會議記錄為合法文件。保留有詳實記錄公司領導階層的行為的文件，萬一公司發生法律問題，或許可作為一層保護。
一份詳盡的會議議程大有助益
做會議準備跟做上課準備相當類似：事前要先看一遍討論主題，做好參加準備。這代表著主管必須在會議前幾天就先提供一份詳細的議程。議程中應當包括要討論的主題、會議中會參考的重要文件、需要投票的冗長提案等。這樣每位與會者都有機會熟悉要討論的事項，同時也讓他們有足夠時間可以整理想法，並且積極參與。這也難怪 Booqed 的調查數據顯示 67% 的專業人士認為讓會議成功的關鍵就在一份清晰的議程。
格式跟內容一樣重要
就算筆記再完整，格式不良就可能整份變無用。擁有一份標準的會議記錄範本，會議記錄才容易看懂，也能確保所有團隊成員都能快速取得資訊。理想上，會議記錄中應包含下列資訊，且每一部分都有正確標明：
會議名稱、地點、時間、日期
參加人姓名、稱謂
議程
上一次會議的摘要
新的討論主題，包括已達成的決策和達成共識的行動項目
任何動作的主要正反意見
不在議程上的討論主題
下一次會議的主題
會議範本在會議前就要準備好，現場您只需要專心記錄資訊就好。這讓您和您的同事可以更輕鬆地檢視會議中發生了什麼事，查看他們承諾的任務，並決定接下來要處理哪個事情。
專家密技：利用 Evernote 的會議記錄範本，將您的會議記錄標準化。Evernote 的範本中已設定有記錄會議、追蹤事項、團隊任務、做出的決策、會議總結等地欄位。您可以做更多自訂設定已符合您的需求。這份範本同時也是可共用的，可以輕鬆分享給所有同事。
別忘了您的行動項目
會議有沒有生產力是以它產生的結果來衡量的。很不幸地，因為缺少行動項目或適當的文件，無效的會議讓公司每個月付出 31 小時的生產力時間。
要修正這種情況，避免陷入試圖記錄會議上每一個字的情況，就要專注在寫下大想法、做出的決策、以及如何處理會議中發生的狀況。在這個基礎上，團隊可以將行動項目變成實際的工作事項，並設定期限和負責人。這也讓主管和高階經理人能正確掌握進度，知道下次會議前可以期待會有哪些改變，並能將每一場會議的效果量化。
專家密技：直接從 Evernote 跟大家分享會議記錄，確保所有與會人都記得自己要做什麼。點擊記事上的「共用」按鈕，輸入收件人的電子郵件信箱，再設定使用權限層級即可。如果您想要將記事分享給非 Evernote 用戶的同事，則可以選擇建立記事的共用連結。除了將記事設定共用，使用 Evernote 工作事項以將行動項目轉為待辦清單，可以更清楚看到會議後每位團隊成員應專注在哪些事情上。
留出創意和點子發揮的空間
每個人都會以不同的方式處理資訊。因此，雖然記錄會議重點非常重要，您應當使用您可以保留最多資訊的方式來記錄。這裡就是筆記法的創意之處。舉例來說，視覺學習者可能會想要融合心智圖、文氏圖、象限等到筆記裡。利用創意，讓自己可以更徹底探索想法，並將難以解釋的主題做更好的說明。最適合您的就是最好的辦法！
專家密技：若用手寫做筆記，或畫心智圖、示意圖、其他圖像等讓您覺得更方便，Evernote 的文件掃描功能就是您的好夥伴。手寫資料全都可以輕鬆數位化，您所有靈感和點子就會安全儲存在雲端上。
會議記錄把會議真正變成自己的
想要盡可能發揮每一場會議的最大價值並不複雜。養成建立詳細會議記錄得簡單習慣，就足以確保您的團隊的討論能推動公司往前進。利用 Evernote 一類的工具，就可以盡可能將您的會議記錄保持井然有序。這樣一來，所以會議中提出的行動項目都有認真被記錄留檔，也能強化團隊之間的密切合作，就算踏出會議室，這些影響也會繼續發揮效用。
