生產力提昇

如何讓在家工作也能發揮最大效益

距今還不算太久前,遠距工作對一般員工和約聘人員來講都不是常見的工作模式。但現在可不同了。現在有很大比例的美國員工會在辦公室以外的地方處理工作事務(某些研究估計高達 37%)。那麼在各種令人分心的事物和誘惑下,在家工作要如何達到高生產力呢?想要高效遠距工作,除了老生常談的自律,自己的心態和環境佈置也同樣重要。

研究顯示,對大部分異地工作者而言,生產力一般來說並不是個問題。一份 U.S. News & World Report 報導就發現異地工作者就算身體微恙都頗具生產力,且通常比在辦公室裡工作的同事每週多工作五到七小時。

當然,就算是我們當中最「有良心」的都可能不小心漏看同事的訊息,或把一下午的「異地工作」當成「下班不做」。所以到底要如何成功遠距工作呢?我們整理了一些秘訣。

「去」上班:象徵性地,但有效

一個人在家工作最大的好處之一就是界限模糊。您可以整天穿著睡衣、開著電視的聲音陪你、為自己和貓辦早餐約會等等,要做這些都沒問題。但所謂的「開始工作」應該不只是把早餐的碗盤推到一邊去而已,心態對工作表現是會有影響的,也會影響您對自己的角色的感受。

我們大部分人家裡都沒有一間空房可以作為辦公室,但是指定一個專門的工作空間絕對能幫助您保持專注。如果屋子裡老是充滿孩子的吵鬧聲,或您的辦公座位就在一個堆滿髒碗盤的水槽旁,對保持專注肯定毫無幫助。有些遠距工作者採用的方法是如同普通上班一樣先淋浴然後著裝,再大步走向辦公桌或客房;也有一些人把餐桌的一端當成辦公座位,只用來工作用。

BellaVia Research UX 研究和策略公司創辦人 Julie Francis 說:「我個人非常推崇準備一間跟你的生活空間獨立分開的辦公室,雖然不是每個人都有這個能力。」Francis 的居家辦公室已經有十年以上的歷史,她說道:「對我來說,一走進這間辦公室我就是工作模式,不會隨意切換。」

如果你沒有辦法切割出一塊專屬於您和您的筆電的實體空間,至少可以在概念上這麼做:您可以投資一副高品質的降噪耳機,用來隔離外面世界的喧鬧;在把專案做一個階段前先忽視那些髒碗盤;告訴孩子一定要敲門並且得到您的同意才能進來。您個人的「請勿打擾」政策可能就是把家庭辦公空間當成「真正的」辦公室的唯一方法。當然如果您準備在家的上班的儀式就是沖個澡然後換上「工作專屬睡衣」,也是可以的。

設定步調:短跑 vs. 馬拉松

您的工作風格為何?想要成功,就必須忠實分析是什麼能讓自己保持高生產力,然後順勢而為。您是短跑健將還是馬拉松王呢?

短跑健將:

– 能在短時間內高度專注,可以一次做完一大塊工作。

– 時不時需要休息一下,喘口氣。

– 可能每一個小時需要稍微休息五分鐘?

馬拉松王:

– 偏好一次專心比較長的時間。

– 需要一段較長、不受干擾的時間來進入最佳狀態。

有些人則是綜合風,例如早上需要兩段不受干擾的長時間,下午則要好幾個衝刺時間。這些都沒有對錯,找到自己的節奏就行。如果您是短跑風格,就可以將一整個專案分小塊,您會覺得工作天愉快很多,而且效率更高。

順應:保持彈性避免繃斷

許多高強度工作者都是用彈性運用時間的方式來準時完成各項事務。O’Reilly Media 的資深行銷經理 Beth Faris 說:「我一個禮拜在家工作三天,能夠將工作和家庭分開完全就是因為我有個六歲孩子,她放學回家以後就需要我所有注意力。我在她晚上睡著後還能再做點工作。」保持時間的彈性,就算是偶一為之,也都能帶來工作/生活的些許平衡。

很多異地工作者整天都黏在自己的工作空間中,連休息都在那個空間裡。其實如果您已經是遠距工作,時間比較彈性,能一併處理工作以外的其他事情更好。您可以利用原本的午休時間去健身房、或寫寫一直想寫的小說。參加不太重要的電話會議可以同時遛狗(當然要把電話聲音傳送關掉)或踩踩跑步機。工作時間變彈性,想想可以怎麼利用吧。

可能的任務:即使不在辦公桌前也能保持專注

不論您是在上班天暫停一下,或是正處在火力全開的階段,都需要找方法維持自己的專注度。身為作家和編輯的 Sandra Miller 就說:「你一定得出門,要有點其他刺激避免機艙熱。你可以到巷口買個三明治當午餐,不過不要順便去逛書店。可以跟朋友喝杯咖啡,但要注意時間。只要是在上班時間內,出門就應該是有目的的,而且應該有時間限制。」也不是每個人都喜歡把一天切成好幾段。業務員 Lauri Lerner 說:「上班時間裡我不處理雜事,我不希望一天的工作時間變 12 – 14 小時。我在工作的 8 ~ 10 小時全力專注在工作,工作結束我才會出門做其他事。」

別再多工工作:別為了多而多

「多工處理」一直都是職場熱門單詞,彷彿那是終極高效生產力的象徵。但美國心理學會 (American Psychological Association) 說,一次處理一件以上的事情對生產力反而會造成負擔。不是每個人都天生具備多工做事的能力。有些遠距工作者就偏好將收信的頻率限制到一個小時一次,不要每次有新信進來就開信箱查看。

溝通是關鍵:儘早且頻繁地接觸

雖然說起來會讓人沮喪,但如果別人看不到活生生的您,就有可能把您視為無法觸及的人物。您必須站出來讓同事知道你都有準時完成工作,而且都有盡心盡力。

羅技 (Logitech) 的一位執行助理,同時也是一位定期遠距工作者 Martha Garcia 說:「對我來說溝通是最重要的。當我不在辦公室裡時,我依然是能見的且隨時可以被找到。我確保當有人要找我時,我都可以立刻回覆,就算我並不是真的坐在家裡的辦公位上也一樣。」

Francis 也建議:「只要可以,盡量都開視訊會議而不要只用電話。雖然沒人喜歡 webcam,但看得到人就是能讓開會更有效率。」若您使用 Slack、Google Hangouts 或任何其他通訊工具,一定要確認系統上的狀態切實反映您此刻是否可以被找到。如果您暫時離線,就在狀態欄說明何時會上線。如果您只是需要一點專心時間,就這樣寫在狀態裡,別只是說人不在,反而造成誤會。

目標和可交付的成果:做自己的老闆

來說,異地工作最重要的還是自律。Francis 堅信她稱為「拖延的黃金規則。」她說:「待辦清單裡最不想做的事情就是一定要現在做的。那些事往往最困難,解決了就可以大大鬆口氣。」

Julie Francis: 一定要做待辦清單上最不想做的事。

您在異地工作上有多成功端視您自己和公司如何處理你人不在辦公室裡的事實。Garcia 說:「我的公司非常有彈性,而且喜歡遠距工作者。我們會用各種工具包括電話、電子郵件、簡訊、Google Hangouts 等。只要有網路和電話,幾乎在任何地方都可以工作。並不是所有公司都這樣。如果你的公司有提供員工這些彈性和工具,要有效遠距工作會簡單得多。」

此文原於 2017 年 7 月 7 日刊載於 Evernote 部落格。

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