生產力提昇

持續用,讓它成為你身體的一部分:宏佳騰創新科技執行長 林東閔專訪

Guy on Scooter

緣分很奇妙,甚至在 21 世紀的今天更妙。沒有想過居然會因為共同熱愛一個科技產品,而經由朋友介紹聊 Evernote 這個工具,還有工作觀。

這就是為什麼我們會認識東閔,聽到他苦過來的人生故事,曾任數家公司執行長的經歷。抱著一個想挖他如何使用 Evernote 的好奇心(或許是想挖掘「成為執行長秘笈」),最後發現獲得更多的是觀念上的啟發。如果你曾經下載過 Evernote,請與我們一同閱讀這篇文章,不需要其他花俏的技法,你會發覺返樸歸真讓它 work for you 才最重要。若你已經使用了一段時間,請持續使用吧。

如東閔所說:繼續累積,它將成為你器官的一部分,變成你的大腦搜尋器。

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影像來源:能力雜誌

姓名:林東閔
使用 Evernote 介面:iPhone, Mac, S7 Edge, Apple Watch, 網頁版
職業:宏佳騰創新科技股份有限公司 執行長
曾任:掌中未來科技顧問有限公司 執行長、鼎鼎股份有限公司 執行長、STARMIMI 執行長

 


31 歲就擔任台灣第 5 大機車品牌宏佳騰子公司執行長,曾任職多家公司管理階層,參與過 700 場演講,能夠做到這些事的秘訣只有一個,那就是筆記!


 

下定決心,要贏過放眼望去的同輩之人

我從 13 歲就投身職場,一部分是因為家庭因素,另外是因為我從小就很喜歡接觸資訊設備。當年好不容易買到一台電腦,卻把它弄壞了,於是把電腦拿去送修。每天放學就是去維修工作室查看進度,也因此成為店家的常客。店員可能覺得我煩吧,像我這樣一個看似「特別」的小孩有一天被店長叫過去問:「誒,你會不會修電腦?」從此,我就從兼職修電腦開始,到展場銷售,到幾年前開創了「掌中未來科技顧問公司」。

在家裡有困難的那時吃了不少苦頭,但因為如此,我對自己發了誓絕對要脫穎而出,要比任何一個我知道的同輩還要強。直到今天這個信念依然存在,也好在我對科技工具特別有研究,活用、徹底地用、交互應用數位服務,真的幫了我很多,常常做一件事就可以達到大量功效,你說不神嗎?

21 世紀的趨近長生不老術

從秦始皇時代就有記載,人們在尋找長生不老之藥,仔細去想,我們到底為何想長生不老?不就冀望有更多的時間做自己想要做的事嗎?所以「想要有更多的時間」才是最深的渴望。以今天的角度來看,我們其實可以借助科技工具來更有效率做事,省時間,等於獲得更多時間!

舉例來說,若你心中有一個想法,較傳統的方法是把它寫下來,經歷了記錄、檢查、思考、再花時間找其他的資料,或許得花費 10 分鐘。但若我換而利用 Evernote,只要開一個記事,設提醒,使用 Siri 建立行事曆提醒只花了 10 秒。

10 分鐘比上 10 秒鐘,高科技工具足足為我省了 60 倍的時間。假設一生中的每一小時都善用這些生產力科技工具,以更高的效率完成本來要更費時的事,哪還需要追尋長生不老藥?應該要檢討的是目前有沒有在用古老的方法在做事情。是不是就算有了智慧型裝置跟高規格電腦,卻無法發揮它們的所長來智慧工作。

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影像來源:能力雜誌

人最有創意的時候:睡覺、開車、上廁所。那你怎麼筆記?

怎麼發揮智慧工具的長處,使用習慣是一大關鍵。首先,行動間也可以記錄很重要!舉個例子,當我還是 STARMIMI 女性購物網站的一份子時,有天在開車突然發想,是否我們可以參考便利商店集點換贈品的概念,推出一個女性族群都恨不得入手蒐集的東西?

就在車程途中的半小時間,我想到一個 idea:馬可龍色系的絨毛衣架,還有金銀兩色作為隱藏版,集滿全套拍照上傳還送購物金。當下我馬上打開 Evernote 直接用內建麥克風錄進去

這動作雖然小到不行,卻成為公司的成功案例。研發、行銷到策略,全部都從這個想法,還有捕捉即時記錄開始。事實上,人類最有創意的時刻就是高度專注的情況,而我發現高度專注的場景都發生在以下這幾個時刻:睡覺、開車、上廁所、或甚至洗澡。不過人的短期記憶力太慘了,所以一定用行動記錄工具來即時抓住它們。

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影像來源:STARMIMI

找出每件事的好處

你或許常聽別人說「寫筆記很重要」、「書到用到方恨少」這種老生常談,於是如法炮製為了寫而寫。但要讓筆記發揮效用,並且持續維持記錄習慣的話,一定要先知道做這件事情對自己有什麼明確好處 benefit 才會引來動機 motivation。提高工作表現?更快完成專案?不用進辦公室?保住操縱即逝的想法?

我自己每天一定打開 Evernote 寫下日記。記下要事的時間,跟客戶在 LINE 上面溝通什麼(截圖下來)、會議紀錄、公司聚餐照片、發想、設計圖等等,每天的事我都寫日記紀錄,不僅是給自己看,也可以給老闆看我的工作內容。用 Evernote 寫日記的重點在用有憑有據,我會把日記搭配 Evernote 的簡報模式,直接報告給老闆聽。還曾經把日記直接轉成 PDF 給老闆看。

Evernote 的內部搜尋功能做得很好,只要輸入日期那一天的日記馬上就可以找到。它的 OCR 光學辨識也能索引圖片中的文字,這就是為什麼我將 LINE 的重要對話放入日記的原因,因為屆時 Evernote 也能幫我回想起哪一天曾經發生過這件事。

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如果沒有當天整理、寫下內容,隔天一定會忘記。透過日記,每天都把事情做完,並安排好隔天的行程,每天都很清楚自己的進度。而在月底我一定會將該月通篇逐一閱讀,追蹤跟檢討進度。

如果日後不回頭去看筆記,那為什麼當初要寫下來?讓記下的事情發生,並非純粹為了寫而寫。

創新團隊,沒有人不在 Evernote 上面工作

你可以把團隊想像成許多個我,加上自己共有 10 個人。因為宏佳騰同事本身就對好的數位工具很有興趣了,有些原本已經是 Evernote 使用者,如果沒在用,也會被要求養成習慣(笑)。我們並沒有規定彼此要在 Evernote 建立什麼範本、筆記 SOP 等等,但很常透過 Work Chat 和共用筆記互相分享。像我們的設計師才用 Work Chat 傳了一張摩托車設計圖給我,在看過之後對顏色有什麼想法,就可以馬上回覆,對方便能即時修改。

由於宏佳騰的總公司在台南,而我的部門在台北,我每週一、二、三在台南,週四、五在台北,透過科技工具可以確保當兩地在合作一件任務時,溝通無誤、進度同步。如果沒有 Evernote 這根本不可能!

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影像來源:能力雜誌

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雖然我們也用 LINE 交談,但分的很清楚。若用 Work Chat 來溝通,就是最高等級 100% 的重要公事,絕對不能聊天、絕對要看、絕對要回、絕對不能落掉。

結語

看到這邊,如果你推斷我是個工作狂,沒有自己的私人生活,那你就錯了!就是因為有 Evernote 這類工具當我的長生不老藥,我可以換更多的時間去經營工作以外的事。直到現在,我每個月看五場電影、一定要有一個週末開車出去玩、一定會陪媽媽吃飯(包含每月一定帶她去餐館享受)。要發揮 Evernote 的優勢,就要持續去用它,就像我們一年不能只有動腦兩天,只記錄兩天吧?

持續地去用 Evernote 才會真正發現它能成為你器官的一部分。 為何而戰?如何善戰?願雲端筆記成為你的秘密武器。

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影像來源:宏佳騰

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